integrasolusi.com – Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi bisa kita rasakan manfaatnya di berbagai bidang. Salah satunya adalah di bidang administrasi perkantoran. Di bidang ini, e-Office adalah solusi yang bisa membantu memudahkan urusan pengelolaan administrasi organisasi/perusahaan Anda.
Meski saat ini sudah banyak organisasi/perusahaan yang menggunakan e-Office, masih ada segelintir perusahaan yang bertahan dengan sistem manual-konvensional. Mungkin perusahaan Anda juga adalah salah satunya.
Nah, jika organisasi/perusahaan Anda masih ragu untuk menggunakan sistem e-Office, tidak ada salahnya untuk mempelajari alasan mengapa e-Office begitu penting untuk organisasi/perusahaan di artikel berikut.
Isi Artikel
Apa Itu E-Office?
Masih awam dengan istilah e-Office? E-Office didefinisikan sebagai sistem yang fungsinya berhubungan dengan kegiatan administrasi perkantoran. Sistem e-Office ini adalah sistem digital yang umumnya membutuhkan koneksi internet ketika diterapkan.
Sistem ini ada berkat perkembangan teknologi informasi yang mendorong perubahan dari sistem manual-konvensional ke sistem digital. Dengan adanya sistem ini, diharapkan urusan administrasi perkantoran bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.
Adanya digitalisasi sistem administrasi perkantoran yang didukung oleh e-Office ini memungkinkan penggunanya untuk mengakses data-data perusahaan di mana saja. Karena itulah, e-Office juga sangat mendukung tren pekerjaan remote working yang saat ini sudah semakin populer.
Seiring perkembangannya, e-Office mengalami banyak perkembangan. E-Office tidak hanya berbentuk aplikasi online berbasis web saja, melainkan juga berbentuk mobile app yang lebih praktis. Dengan adanya mobile app, karyawan bisa mengakses data-data perusahaan dengan lebih mudah dan dari mana saja tanpa harus menggunakan komputer kantor.
Mengapa Perusahaan/Organisasi Anda Membutuhkan Aplikasi e-Office?
Mungkin Anda penasaran mengapa sistem e-Office ini begitu disarankan untuk organisasi maupun perusahaan.
Ada beberapa faktor yang menjadi alasan mengapa aplikasi e-Office ini diperlukan organisasi/perusahaan. Beberapa faktor yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Ingin mempercepat proses penyampaian informasi
Dengan adanya aplikasi e-Office, pengumuman yang ingin disampaikan kepada seluruh perangkat organisasi/karyawan perusahaan bisa disampaikan dengan mudah. Dalam sistem e-Office, biasanya ada aplikasi yang didesain khusus untuk berbagi informasi dengan pihak internal organisasi/perusahaan.
Melalui aplikasi ini, waktu yang dibutuhkan untuk penyampaian informasi tersebut bisa dipersingkat. Pengumuman tidak lagi perlu disampaikan ke masing-masing divisi untuk selanjutnya bisa disebarluaskan ke seluruh karyawan di perusahaan tersebut.
Informasi juga bisa disampaikan dengan mudah karena informasi yang diberikan melalui aplikasi e-Office dapat diakses dan disampaikan secara real-time. Jadi, meskipun tiap anggota organisasi maupun karyawan ada yang bekerja secara remote, informasi dan data yang ingin diakses bisa diakses tanpa halangan.
2. Ingin meminimalisir anggaran belanja kertas
Mengingat informasi dibagikan secara online, Anda bisa menghemat penggunaan kertas di organisasi/perusahaan tersebut. Karenanya, anggaran belanja kertas pun bisa ditekan sehingga dana tersebut dapat dialokasikan untuk kebutuhan lain.
Selain membantu menghemat anggaran, minimalisasi belanja kertas juga bisa memberikan citra baik bagi organisasi/perusahaan. Pasalnya, penggunaan kertas yang diminimalkan bisa membantu menurunkan jumlah pohon yang ditebang sebagai bahan untuk pembuatan kertas.
Dengan konsep paperless ini, secara tidak langsung organisasi maupun perusahaan itu bisa mendukung gerakan sayang lingkungan.
3. Ingin meminimalisir faktor penghambat penyampaian informasi
Faktor selanjutnya yang menjadi alasan mengapa e-Office baik digunakan oleh perusahaan adalah untuk meminimalisir faktor penghambat tersampaikannya informasi.
Ini sangat berkaitan dengan surat-menyurat dalam internal organisasi/perusahaan. Aplikasi e-Office bisa membantu Anda untuk merekam kapan surat dibuat, kapan surat keluar, serta melacak bagaimana pergerakan surat tersebut. Detail surat apa yang dibuat–termasuk untuk siapa saja surat itu ditujukan juga bisa dicatat dengan detail.
Nantinya, jika ada surat yang terhambat penyampaiannya, sampai mana terhambatnya surat tersebut bisa dicari tahu dengan mudah. Dengan cara ini, Anda bisa memastikan seluruh bagian dari organisasi/perusahaan mengetahui adanya informasi tersebut.
4. Ingin mempermudah pencarian dokumen
Salah satu penerapan aplikasi e-Office adalah dalam modul persuratan. Dengan adanya aplikasi e-Office ini, pencarian surat bisa dilakukan dalam waktu yang cepat. Pasalnya, aplikasi e-Office sudah menyimpan detail surat secara digital.
Bagaimana cara aplikasi e-Office mempermudah Anda mencari dokumen organisasi/perusahaan? Ketika Anda melakukan pencarian, Anda tinggal mengetikkan kata kunci pencarian. Dengan cara ini, Anda bisa langsung mendapatkan data informasi yang dibutuhkan.
5. Ingin meningkatkan keamanan berkas
Mengingat aplikasi e-Office memungkinkan Anda untuk menyimpan berkas secara digital, berkas-berkas Anda bisa terjamin aman dari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan. Misalnya seperti bencana alam, kebakaran, maupun pencurian.
Apabila bencana-bencana tersebut terjadi dan menyebabkan kerusakan hardware komputer kantor, maka kerusakan ini tidak berpengaruh bagi data-data yang sudah tersimpan secara digital. Setelah hardware diperbaiki dan aplikasi diinstal kembali, maka data-data yang sudah tersimpan di cloud bisa diakses kembali.
6. Ingin menghemat pengeluaran untuk kebutuhan lemari penyimpanan
Selain bermanfaat bagi keamanan berkas, Anda bisa memanfaatkan aplikasi e-Office untuk menghemat pengeluaran untuk membeli lemari penyimpanan dokumen.
Pengeluaran untuk membeli lemari penyimpanan ini bisa ditekan karena Anda menyimpan file secara digital. Jadi, alih-alih membeli lemari untuk menyimpan dokumen, Anda bisa mengalokasikan dana untuk kebutuhan lain. Misalnya untuk meng-upgrade kapasitas cloud organisasi/perusahaan Anda.
Manfaat Penggunaan Aplikasi e-Office
Apa saja manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi e-Office? Berikut ini adalah beberapa manfaatnya:
- Mewujudkan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung tugas-tugas yang harus diselesaikan.
- Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi.
- Menghemat anggaran belanja organisasi/perusahaan–baik untuk kebutuhan lemari, kertas, maupun anggaran untuk kebutuhan lainnya.
- Mempermudah proses pengarsipan informasi.
- Meningkatkan kecepatan penyampaian informasi.
- Mewujudkan birokrasi yang bersifat proaktif dan antisipatif.
- Mewujudkan penyederhanaan prosedur, mekanisme, evaluasi, serta sistem kerja secara keseluruhan yang bersifat efisien.
- Mewujudkan pengembangan budaya dan sikap kerja yang positif.
Apa Saja Fitur-Fitur yang Bisa Dijumpai di E-Office?
Masing-masing organisasi/perusahaan memiliki sistem e-Office yang sangat bervariasi tergantung dengan kebutuhan.
Sebagai gambaran, berikut ini adalah beberapa jenis aplikasi yang bisa dijumpai di sistem e-Office sebuah perusahaan:
- Aplikasi pengarsipan surat dan dokumen
- Aplikasi pengelolaan persuratan elektronik
- Aplikasi presensi digital karyawan
- Aplikasi pengelolaan cuti karyawan
- Aplikasi pengelolaan aset dan inventaris perusahaan
- Aplikasi pengelolaan dokumen
- Aplikasi pengelolaan dan reservasi barang, dsb.
Selain berbagai aplikasi di atas, terkadang ada aplikasi-aplikasi lain yang digunakan oleh perusahaan untuk mempermudah administrasi perkantoran. Misalnya seperti:
- Aplikasi sistem pengelolaan ruangan
- Aplikasi pengelolaan lembur karyawan
- Aplikasi pengelolaan perjalanan dinas
- Aplikasi pendataan pengunjung, dsb.
Berbeda organisasi/perusahaan, tentunya akan berbeda pula kebutuhan aplikasinya. Masing-masing penyedia sistem e-Office pun memiliki daftar aplikasi yang bisa disediakan. Untuk itu, Anda bisa berkonsultasi terlebih dahulu agar bisa menentukan aplikasi apa saja yang diperlukan di organisasi/perusahaan.
Nah, itulah penjelasan mengenai apa itu e-Office dan alasan mengapa sistem ini diperlukan organisasi/perusahaan di era digital seperti saat ini.
Sebagai simpulan, keberadaan e-Office merupakan hal yang penting bagi keberlangsungan organisasi/perusahaan. Pasalnya, e-Office akan mempermudah urusan administrasi perkantoran yang menjadi salah satu fondasi lancarnya operasional perusahaan.
Selain untuk mempermudah urusan administrasi perkantoran, keberadaan e-Office juga bisa membantu perusahaan untuk menghemat biaya. Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk pengelolaan dokumen, pembelian kertas, hingga pembelian lemari untuk penyimpanan dokumen.
