integrasolusi.com – Seperti yang kita ketahui, berbagai macam aktivitas dalam sebuah organisasi/perusahaan harus dikelola dengan efektif dan efisien, terlebih lagi yang berhubungan dengan aktivitas rutin dilakukan setiap harinya, seperti aktivitas surat-menyurat baik ke dalam atau keluar organisasi/perusahaan. Tanpa adanya pengelolaan yang baik dalam aktivitas surat-menyurat, tentunya akan menjadi kendala dan bisa menjadi salah satu factor penghambat bagi aktivitas lainnya yang ada di organisasi/perusahaan tersebut.
Seiring berjalannya waktu dan pesatnya perkembangan teknologi informasi ke era digital, lambat laun pengelolaan dan aktivitas surat-menyurat yang dulunya dilakukan secara manual konvensional. Kini mulai beralih kea rah digital dengan menggunakan sistem aplikasi berbasis online yang dapat diakses penggunanya kapan saja dan dimana saja, salah satunya dengan menggunakan aplikasi e-Office surat-menyurat atau sering dikenal dengan e-Office Persuratan.
Isi Artikel
Apa itu e-Office Persuratan?
Electronic Office (e-Office) adalah suatu aplikasi online berbasis web atau mobile application yang digunakan untuk membantu memudahkan dalam mengelola administrasi dan aktivitas perkantoran pada suatu organisasi/perusahaan. Sistem digital ini hadir sebagai solusi atas permasalahan yang muncul pada proses manajemen dan administrasi serta proses surat-menyurat secara manual konvensional. Dalam perkembangannya, aplikasi e-Office ini bisa diakses penggunanya melalui PC/Laptop dan bahkan sekarang lebih mudah diakses melalui aplikasi berbasi mobile yang bisa diunduh dan di gunakan di smarthpnone masing-masing penggunanya.
Yang pasti, sistem digital ini membutuhkan koneksi jaringan internet, intranet (web base), maupun jenis jaringan lainnya. e-Office memiliki peran penting dalam membantu mengatur dan mengelola aktivitas dokumentasi surat-menyurat dan disposisi sebagaimana dibutuhkan dalam berlangsungnya kegiatan di perusahaan, perkantoran dan pemerintahan.
Faktor-Faktor Apa Saja Yang Menyebabkan Organisasi Membutuhkan e-Office?
Proses pengolahan data yang semakin meningkat dan dalam jumlah besar, bukan perkara mudah untuk ditangani. Belum lagi perlunya keamanan dan jaminan kondisi dari dokumen atau arsip tersebut. Itulah sebabnya e-Office hadir sebagai solusi permasalahan tersebut. Beberapa faktor yang menyebabkan organisasi/perusahaan butuh aplikasi e-Office antara lain :
1. Ingin Mempercepat Proses Penyampaian Informasi
Didalam suatu organisasi/perusahaan, penyampaian informasi harus benar-benar berjalan dengan baik dan efektif, karena data dan informasi yang diberikan secara cepat dan tepat, akan sangat berpengaruh pada aktivitas dan kinerja organisasi/perusahaan. Apalagi kalau antar unit kerja atau bagian dalam organisasi/perusahaan berbeda lokasi dan tersebar tempatnya, pastinya butuh waktu lama untuk menyampaikan informasinya. Namun dengan menggunakan aplikasi e-Office, data informasi akan tersampaikan secara real-time saat itu juga, sehingga hambatan jarak dan waktu tidak menjadi halangan dan informasi dapat disampaikan secara cepat dan tepat.
2. Dapat Mengetahui Faktor Penghambat Dalam Penyampaian Informasi
Dengan menggunakan aplikasi e-Office, terutama e-Office Persuratan, proses surat-menyurat, mulai dari surat masuk , kemudian disposisi sampai ke proses surat keluar, akan terekam dengan jelas dan dapat dipantau pergerakannya. Jadi setiap pengguna bisa mengetahui suratnya sudah sampai mana, dan dapat mengetahui, unit mana saja yang kurang respon yang bisa menghambat proses penyampaian informasi.
Dengan demikian, organisasi/perusahaan dapat segera menindaklanjuti unit-unit yang kurang responsif tadi, sehingga kedepannya faktor penghambat bisa diminimalisir.
3. Dapat Menghemat Anggaran Belanja Kertas
Salah satu poin utama dalam penerapan aplikasi e-Office, khususnya dalam Persuratan dan Disposisi, adalah dapat menghemat anggaran belanja kertas. Sebab dengan sistem e-Office, kita tidak perlu lagi kertas dalam aktivitas surat-menyuratnya karena semuanya serba digital (paperless). Selain itu, dokumen nantinya dapat tersimpan dengan aman dan terjaga kondisinya dalam jangka panjang tanpa perlu khawatir hilang, rusak dan berubah keadaan aslinya karena tersimpan dalam bentuk digital, yang dapat kita akses kapan saja.
4. Memudahkan Dalam Pencarian Informasi
Penggunaan aplikasi e-Office khususnya dalam modul persuratan, dapat memudahkan pengguna dalam mencari informasi surat secara cepat dan efektif, tidak perlu membutuhkan waktu lama. Karena semua sudah tersimpan secara digital dalam aplikasi e-Office, dan untuk mengaksesnya pun lebih mudah kita tinggal mengetikan kata kunci pencarian informasinya dan secara singkat data informasi akan kita peroleh.
Demikianlah sedikit ulasan mengapa organisasi/perusahaan membutuhkan aplikasi e-Office, karena memiliki keunggulan dari sistem manual. Selain diperoleh efisiensi ruang dan waktu, keamanan berkas, dokumen tetap terjaga kondisinya dari kerusakan dan tindak penyalahgunaan.
Selain itu dengan menggunakan aplikasi e-Office, pengelolaan administrasi perkantoran kita menjadi lebih efektif dan efisien.
ingin infotmasi lebih lengkap mengenai e-Office Persuratan serta Disposisi?
Segera kontak kami, tim kami akan siap sedia membantu Anda
Terimakasih, #SalamSobatOffice.
