integrasolusi.com – Setiap perusahaan pasti berurusan dengan dokumen dalam berbagai kegiatannya. Definisi resmi dokumen perusahaan bahkan punya dasar hukum sendiri.
Baca juga: Hal Penting Dalam Pengelolaan Dokumen Perusahaan yang Wajib Anda Tahu
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 menegaskan deskripsi dokumen sebagai data, catatan, dan keterangan yang diperlukan perusahaan untuk kegiatannya. Pertanyaannya, apa yang membuat dokumen begitu penting? Apa fungsi sebenarnya?
Isi Artikel
Fungsi Utama Dokumen Perusahaan
Perusahaan wajib menyimpan dan mengelola dokumen karena fungsi penting mereka. Inilah beberapa fungsi dokumen perusahaan yang penting:
-
Sebagai Dokumen Legal
Dokumen perusahaan juga berfungsi sebagai dokumen legal yang memiliki kekuatan hukum. Hal ini bisa terlihat dari berbagai bentuk kontrak, surat perjanjian, pernyataan, bukti transaksi, dan sebagainya.
Dokumen legal ini bersifat mengikat. Jika ada sengketa, audit, dan tindakan lainnya, perusahaan bisa menggunakan dokumen sebagai bukti legal.
-
Sebagai Pembuktian Integritas Perusahaan
Sistem dokumen yang lengkap dan rapi membuktikan integritas serta kualitas perusahaan. Hal ini meningkatkan kepercayaan dari publik atau perusahaan lain serta institusi terkait.
-
Sebagai Bentuk Pertanggungjawaban dan Laporan
Perusahaan memiliki berbagai bentuk pertanggungjawaban dan laporan rutin, mulai dari pajak hingga audit internal. Dokumen perusahaan merupakan alat pendukung untuk proses pertanggungjawaban resmi.
-
Sebagai Alat Pendukung Investigasi
Ketika perusahaan menghadapi sengketa, kasus, atau hal lain yang membutuhkan pemecahan, dokumen menjadi salah satu alat pendukung. Karena dokumen resmi bersifat mengikat, mereka dapat menjadi barang bukti kuat dalam proses penyelidikan.
-
Sebagai Pendukung Strategi Perusahaan
Strategi bisnis membutuhkan berbagai aspek pendukung agar sukses, termasuk dokumen perusahaan. Dokumen membantu dalam banyak hal penting seperti pembuatan strategi, riset, dan evaluasi.
Baca juga: Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Pengelolaan Dokumen Perusahaan?
Peran Manajemen Dokumen Perusahaan
Karena fungsi pentingnya, dokumen perusahaan wajib dikelola dengan baik agar rapi, aman, dan mudah dicari.
Manajemen dokumen perusahaan memastikan bahwa pemilik bisnis bisa mengakses dokumen kapan saja dibutuhkan. Sistem manajemen juga membantu merapikan dan menyimpan dokumen dengan sistem tertentu sehingga rapi.
Kini, manajemen dokumen bisa dilakukan secara digital, contohnya dengan memanfaatkan Aplikasi Dokumen Manajemen Sistem dari inOffice.
Dokumen perusahaan adalah berkas-berkas penting dengan beragam fungsi yang wajib dikelola dengan baik. Gunakan inOffice DMS sebagai solusi pengelolaan dokumen resmi perusahaan agar aman dan rapi.
