integrasolusi.com – Dalam sistem surat-menyurat di perusahaan, lembaga atau instansi, ada yang disebut dengan buku agenda. Buku agenda sendiri merupakan buku yang dipakai untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam periode tertentu (biasanya satu tahun). Petugas yang mencatat dengan menggunakan agenda tersebut disebut dengan agendaris.
Jenis buku agenda surat masuk dan keluar ini ada 3 macam yakni:
- Buku agenda tunggal atau campuran. Buku ini dipakai untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara berurutan dalam setiap halaman
- Buku agenda berpasangan. Dengan buku ini surat masuk dicatat pada halaman sebelah kiri dan surat keluar berada di kanan atau sebaliknya. Masing-masing diberi nomor urut berbeda
- Buku agenda kembar. Buku ini terdiri dari agenda surat masuk dan agenda surat keluar yang dibuat secara terpisah.
Isi Artikel
Mengapa Agenda Surat Itu Penting?
Adanya buku agenda akan memudahkan perusahaan atau lembaga untuk mengetahui berapa banyak surat yang dikirimkan maupun diterima setiap tahunnya. Adanya nomor urut juga akan memudahkan penomoran surat yang akan dikirim selanjutnya.
Buku agenda persuratan tidak hanya dipakai untuk mencatat surat eksternal saja (surat yang dikirim dari perusahaan/lembaga ke pihak luar) tapi juga mencatat surat internal (surat yang dikirim dalam perusahaan/lembaga, biasanya antar departemen atau divisi). Adanya agenda ini akan memudahkan Anda untuk menyortir, mengarahkan hingga menyimpan surat.
integraOffice, Sediakan Aplikasi Agenda Surat Masuk dan Keluar Modern
Proses pembuatan agenda surat secara tradisional memang masih banyak digunakan sampai saat ini. Namun dengan zaman yang semakin canggih, cara ini semakin tidak relevan karena memiliki sejumlah kekurangan.
Karena harus dicatat secara manual, sangat mungkin agendaris salah memasukkan nomor atau bahkan melewatkan surat tertentu sehingga tidak tercatat. integraOffice sebagai penyedia layanan aplikasi agenda surat-menyurat siap membantu Anda menangani berbagai persoalan ini.
Dengan adanya aplikasi surat berbasis elektronik ini, proses pencatatan hingga pengarsipan surat baik eksternal maupun internal bisa berjalan dengan lebih efisien. Hubungi kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya!
