integrasolusi.com – Saat ini, rasanya mustahil untuk tidak melibatkan teknologi informasi dalam operasional perusahaan. Bahkan, adanya penyediaan teknologi informasi yang memadai bisa mendukung kemajuan perusahaan. Ini artinya secara perlahan visi dan misi perusahaan pun bisa terwujud berkat adanya penyediaan teknologi informasi yang baik.
Pentingnya teknologi informasi dalam sebuah perusahaan menjadikan perencanaan dalam bidang tersebut hal yang vital juga. Untuk itulah, IT masterplan dibuat. Masterplan ini merupakan dokumen penting yang wajib dibuat sebelum memenuhi kebutuhan IT dalam sebuah perusahaan.
Artikel ini akan menjelaskan apa itu masterplan IT, alasan mengapa masterplan penting untuk dibuat, manfaat, serta konsekuensinya jika tidak membuat masterplan IT.
Isi Artikel
Apa Itu IT Masterplan?
Apa yang dimaksud dengan IT master plan? Sesuai dengan namanya, IT masterplan merupakan dokumen yang memuat perencanaan jangka panjang pengembangan sistem teknologi informasi guna mendukung terwujudnya visi dan misi perusahaan.
Dalam bahasa yang lebih mudah, IT masterplan juga bisa dijelaskan sebagai strategi serta langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk membangun sistem teknologi informasi di dalam perusahaan.
Selain disebut sebagai IT masterplan, terkadang orang menyebutnya dengan istilah lain. Misalnya seperti perencanaan TI atau blueprint IT.
Dalam penerapannya, IT masterplan ini akan memuat beberapa hal penting. Hal-hal yang dimaksud yaitu pedoman, kerangka kerja (salah satu contohnya adalah TOGAF), indikator keberhasilan, dan rancangan biaya.
Jika dilihat sekilas, Anda bisa menilai bahwa IT masterplan ini sebenarnya tidak jauh berbeda dari business plan. Hanya saja, IT masterplan lebih difokuskan ke bidang IT sebagai bagian yang sangat penting bagi operasional sebuah perusahaan.
Pentingnya IT Masterplan
Menurut Anda, mengapa perencanaan TI penting untuk dilakukan?
Sama seperti membuat business plan, masterplan IT juga perlu dibuat agar perusahaan tahu strategi dan langkah-langkah apa yang perlu dilakukan perusahaan untuk membangun sistem teknologi informasinya dengan baik.
Karena masterplan ini berfokus pada ‘sistem’, perencanaan TI bukan sekadar rencana pembelian fasilitas berupa alat yang berbasis teknologi. Perencanaan ini juga mencakup keseluruhan infrastruktur teknologi serta berbagai aturan yang berkaitan dengan sistem teknologi informasi yang diterapkan di perusahaan tersebut.
Adanya perencanaan yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan untuk beradaptasi dan berkembang, menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi di masa depan.
Tidak hanya itu, blueprint IT juga diharapkan memuat prediksi risiko apa saja yang mungkin timbul serta hal apa yang bisa dilakukan untuk meminimalkan/mengatasi terjadinya risiko tersebut.
Apa Saja Manfaat Membuat IT Masterplan?
Pada penjelasan sebelumnya, Anda sudah mempelajari betapa pentingnya menggunakan IT masterplan. Manfaat membuat masterplan sebenarnya sangat berkaitan dengan alasan pentingnya membuat masterplan IT yang sudah disebutkan.
Beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan membuat IT masterplan adalah sebagai berikut:
- Membuat pedoman perencanaan pembangunan infrastruktur IT dalam perusahaan
Dengan adanya masterplan, perencanaan TI jadi punya patokannya tersendiri. Adanya pedoman ini bisa membantu perusahaan Anda mengembangkan infrastruktur IT secara lebih terarah. Dalam artian, masterplan bisa membantu perusahaan untuk mengambil keputusan terbaik yang sesuai dengan visi, misi, dan arah gerak yang dikehendaki perusahaan.
- Meningkatkan efektivitas alokasi dana dan sumber daya yang digunakan dalam pembangunan infrastruktur IT
Sama seperti pembangunan infrastruktur lain, pembangunan infrastruktur IT perusahaan tentunya juga membutuhkan biaya. Semua perusahaan tentunya ingin agar investasi yang mereka lakukan efektif dan bisa membuahkan hasil bagi perusahaan. Karena inilah masterplan dibuat—agar alokasi dana yang dibuat pas dengan infrastruktur yang perlu disediakan.
- Mengantisipasi risiko yang mungkin timbul dengan adanya penerapan sebuah infrastruktur teknologi
Ketika menyusun IT masterplan, Anda bisa berkonsultasi dengan konsultan IT berpengalaman. Nantinya, konsultan akan memberitahu bagaimana menyusun infrastruktur IT di lingkungan perusahaan dan meminimalkan risiko yang mungkin timbul dengan perencanaan yang sematang mungkin.
- Menjadi alat kontrol atas penerapan teknologi di perusahaan
Dalam penyusunan blueprint IT, salah satu komponen yang bisa Anda jumpai adalah indikator keberhasilan penerapan teknologi tersebut. Melalui indikator-indikator inilah IT masterplan bisa menjadi salah satu alat kontrol yang berguna untuk mengkaji ulang bagaimana performa teknologi yang diaplikasikan.
- Menjadi dasar untuk mengadopsi pengembangan teknologi selanjutnya
Selain menjadi alat kontrol, IT masterplan dapat Anda jadikan dasar untuk mengembangkan infrastruktur teknologi yang baik di masa yang akan datang.
IT masterplan bisa membantu untuk mencegah perusahaan mengadopsi berbagai perkembangan teknologi yang tidak relevan dan tidak memberikan dampak positif demi tercapainya visi dan misi perusahaan.
Konsekuensi Jika Tidak Ada IT Masterplan
Dari penjelasan yang sudah disebutkan sebelumnya, Anda akan menyadari bahwa perencanaan TI sangat penting untuk dilakukan oleh semua perusahaan. Meski demikian, tidak semua perusahaan bersikap asertif dan mau menyusun IT masterplan.
Memangnya, apa yang akan terjadi jika perusahaan Anda tidak membuat perencanaan TI? Apakah bisnis yang Anda jalankan bisa terancam bangkrut?
Tidak ada IT masterplan memang tidak serta-merta membuat bisnis jadi jatuh bangkrut. Hanya saja, ada banyak konsekuensi yang bisa Anda peroleh dengan tidak membuat IT masterplan, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan infrastruktur teknologi yang digunakan
Tanpa perencanaan yang matang, infrastruktur teknologi jadi kurang cocok dengan kebutuhan bisnis. Ini bisa menyebabkan teknologi yang digunakan jadi kurang efektif untuk menyelesaikan berbagai kebutuhan bisnis yang dijalankan. Bahkan, mungkin saja ada teknologi yang sudah dimiliki oleh perusahaan namun tidak digunakan karena kurang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.
- Adanya teknologi yang dobel atau sering diganti (tambal sulam)
Karena tidak direncanakan dengan matang, bukan tidak mungkin nantinya perusahaan Anda menggunakan dua software dengan fitur yang sangat mirip. Bagaimanapun juga, ini bisa membuang-buang modal yang bisa dialokasikan untuk hal lain.
Tak hanya dobel, Anda juga mungkin akan jadi sering melakukan tambal sulam. Dalam artian, teknologi yang sudah tersedia sering diganti karena ketidakcocokan dengan yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini bisa menyebabkan modal Anda terkuras karena terlalu sering berinvestasi di produk yang kurang tepat.
- Realisasi goals yang ditetapkan perusahaan bisa terhambat
Fasilitas yang memadai akan sangat membantu dalam merealisasikan tujuan-tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Maka dari itu, perusahaan perlu mengetahui fasilitas seperti apa yang perlu tersedia. Setelah mengetahui fasilitas apa yang perlu tersedia, maka perusahaan bisa merencanakan penyediaan fasilitas yang dibutuhkan—termasuk salah satunya adalah fasilitas di bidang teknologi informasi.
- Kualitas output yang kurang optimal
Ini masih berkaitan dengan penyediaan fasilitas yang berkualitas dan memadai. Jika perusahaan tidak bisa memenuhi kebutuhan akan fasilitas yang memadai, maka output yang dihasilkan pun mungkin juga kurang optimal. Nantinya, produktivitas perusahaan bisa terkena dampaknya.
Nah, itulah penjelasan mengenai IT masterplan, manfaat, dan konsekuensi yang bisa didapatkan perusahaan ketika tidak membuat perencanaan TI.
Meski sudah tahu pentingnya perencanaan TI, penting untuk mengetahui bagaimana melakukannya dengan benar. Oleh karena itu, perusahaan bisa melakukan konsultasi dengan konsultan IT agar perencanaan dan pembuatan blueprint IT bisa dilakukan dengan baik.
