integrasolusi.com – Surat korespondensi merupakan salah satu hal yang umum dilakukan ketika berbisnis. Dengan adanya korespondensi, sebuah perusahaan bisa berkomunikasi dengan perusahaan lain melalui media surat. Kegiatan korespondensi sendiri bisa dideskripsikan secara singkat sebagai kegiatan yang berkaitan dengan proses surat-menyurat.
Meskipun terlihat mudah, membuat surat korespondensi tidak bisa dilakukan sembarangan. Ketika menulis surat, misalnya, Anda perlu tahu unsur-unsur apa saja yang perlu ada dalam surat korespondensi. Tidak lupa, Anda perlu tahu gaya bahasa seperti apa yang bisa digunakan dalam korespondensi bisnis.
Nah, artikel ini akan membahas mengenai apa itu surat korespondensi, fungsinya, serta unsur-unsur yang perlu ada ketika membuat surat. Yuk, cari tahu selengkapnya!
Isi Artikel
Apa Itu Surat Korespondensi?
Dalam bisnis, korespondensi bisnis didefinisikan sebagai kegiatan surat-menyurat dalam hal bisnis. Ini termasuk proses pembuatan pesan melalui surat, pengiriman surat, serta penerimaan surat.
Ada beberapa ciri khas bahasa yang digunakan dalam korespondensi bisnis, di antaranya adalah sebagai berikut:
Bahasa yang digunakan lugas
Dalam melakukan korespondensi bisnis, bahasa yang digunakan bersifat lugas. Artinya, kalimat-kalimat yang dituliskan hemat kata, tanpa mengurangi makna dari pembuatan kalimat tersebut.
Korespondensi bisnis tidak menggunakan bahasa yang bertele-tele. Ini ditujukan agar penerima surat bisa langsung mengerti apa masuk surat tersebut tanpa perlu pusing membacanya.
Jelas
Selain lugas, bahasa yang digunakan dalam komunikasi bisnis haruslah jelas. Artinya, kalimat-kalimat yang ditulis tidak boleh menimbulkan salah tafsir. Maka dari itulah, penulis surat bisnis harus bisa memilih pilihan kata secara cermat ketika menyusun surat.
Santun
Meski dibuat lugas, surat bisnis haruslah tetap menjaga kesantunan dalam berbahasa. Ini dimaksudkan agar tidak ada pihak yang tersinggung setelah membaca surat yang ditulis.
Menarik
Terkadang, ada korespondensi bisnis yang dilakukan sebagai kegiatan promosi. Untuk itu, penulis surat harus bisa merangkai kata-kata agar surat tetap bisa menarik untuk dibaca.
Unsur-Unsur Korespondensi Bisnis
Pada dasarnya, unsur-unsur surat korespondensi bisnis sama saja dengan unsur pembuatan surat pada umumnya, yaitu:
1. Pengirim surat
Surat tidak akan bisa ditulis tanpa ada pengirim surat. Maka dari itulah, unsur ini adalah unsur terpenting dalam pembuatan surat dan wajib ada di alamat surat agar memudahkan penerima untuk mengidentifikasi dari mana asalnya sebuah surat.
2. Penerima surat
Tidak kalah pentingnya dari unsur pengirim surat, penerima surat wajib ada dalam sebuah surat. Tanpa ada penerima, tidak ada yang akan menerima pesan dari surat korespondensi yang dikirimkan.
3. Isi pesan
Surat korespondensi, sama seperti jenis surat-surat lainnya, pasti memiliki satu topik khusus untuk disampaikan. Tanpa ada bahasan khusus, maka surat tersebut jadi tidak bermakna.
Nah, itulah penjelasan mengenai surat korespondensi bisnis, ciri khas bahasa yang digunakan, serta unsur-unsur dalam surat yang wajib ada. Semoga informasi di atas bermanfaat, ya!
