Semua kegiatan perusahaan, organisasi, dan institusi membutuhkan surat. Selain menjadi dokumen penting, surat memiliki berbagai fungsi, dan setiap jenisnya memiliki format spesifik. Apa sebenarnya fungsi surat dan apa saja yang dimaksud surat dalam konteks resmi?

 

Pengertian Surat 

Surat adalah media komunikasi tertulis yang melibatkan pengirim dan penerima. Pengertian surat bisa dipahami dalam konteks pribadi maupun formal atau resmi. Sebagai media tertulis, jenis dan bentuk surat berkembang pesat, mulai dari surat tradisional hingga elektronik.

Tujuan surat adalah menyampaikan pesan atau informasi. Isinya bisa apa saja tergantung kebutuhan, mulai dari pemberitahuan, permohonan, penawaran, dan sebagainya. Dalam konteks resmi, surat dikelompokkan berdasarkan berbagai kategori, misalnya isi pesan, urgensi, dan kebutuhan.

 

Mengapa Surat Dibutuhkan?

Fungsi surat sangat beragam, terutama dalam konteks formal atau bisnis. Surat merupakan sarana penyampaian informasi demi melancarkan aktivitas bisnis atau kerja. Surat juga menjadi dokumen untuk menandai kesepakatan, misalnya kerja sama dan jual beli.

Tergantung isinya, surat juga berfungsi sebagai dokumen pendukung dan arsip. Dalam dunia bisnis, arsip surat bisa dimanfaatkan sebagai bukti resmi, alat konfirmasi, hingga sarana pendukung kegiatan seperti audit.

 

Jenis-Jenis Surat Formal

Secara umum, jenis surat terdiri dari surat pribadi dan formal. Akan tetapi, surat formal memiliki lebih banyak jenis karena fungsinya yang lebih spesifik.

Berikut beberapa contohnya:

  • Surat Internal

Surat yang dikirimkan antar sesama pihak di lingkungan perusahaan atau organisasi yang sama.

  • Surat Eksternal

Surat yang dikirimkan dari suatu perusahaan atau organisasi ke penerima di luar.

  • Surat Masuk dan Keluar

Dalam dunia bisnis atau organisasi, surat masuk dan keluar menandakan arus dokumen tersebut (surat yang diterima serta dikirimkan).

  • Surat Terbuka

Surat yang dikirimkan ke media atau saluran lain agar bisa dibaca khalayak luas.

  • Surat Tertutup

Surat yang isinya hanya diketahui oleh pihak pengirim dan penerima.

  • Surat Tanda Bukti

Surat yang secara spesifik ditulis sebagai bukti transaksi.

  • Surat Dinas

Surat yang dibuat untuk mendukung aktivitas perjalanan dinas ke wilayah lain.

  • Surat Sangat Rahasia

Sifat surat sangat rahasia lebih genting dibandingkan surat biasa atau surat rahasia “standar”. Dokumen ini biasanya diberi tanda khusus dan ada ancaman legal untuk orang yang membocorkan atau membacanya tanpa izin.

 

Teknologi saat ini mendukung kegiatan surat-menyurat resmi agar lebih efisien. Aplikasi integraOffice Persuratan membantu perusahaan dan organisasi membuat surat resmi standar dengan cepat serta mengarsipkannya. Gunakan integraOffice untuk kegiatan surat-menyurat yang lebih lancar dan tertata rapi.