integrasolusi.com – Mengatur surat masuk dan keluar merupakan contoh administrasi surat-menyurat standar dalam organisasi. Setiap surat harus diseleksi dan diberi kode untuk memudahkan proses manajemen dan pelaporan. Berikut contoh gambaran administrasinya.
Isi Artikel
Urutan Administrasi Surat Masuk
Setiap organisasi memiliki standar operasional khusus untuk mengelola surat masuk. Akan tetapi, proses persuratan untuk surat masuk secara umum adalah sebagai berikut:
- Menyortir surat berdasarkan penerima, jenis, tanggal penerimaan, dan tingkat urgensinya
- Mencatat setiap surat dalam agenda persuratan menggunakan kode yang telah ditetapkan
- Membuat lembar disposisi sebagai lampiran untuk surat masuk
- Menyerahkan surat masuk ke sekretaris pimpinan atau pejabat departemen untuk proses disposisi
- Menyerahkan surat yang telah melewati proses disposisi ke setiap departemen atau staf yang berwenang dalam memberi respons
Formulir atau lembar disposisi digunakan sebagai catatan atau respons dari pejabat berwenang. Gunanya agar setiap surat bisa dibalas secara akurat sesuai kebutuhan.
Urutan Administrasi Surat Keluar
Secara umum, proses persuratan untuk surat keluar adalah sebagai berikut:
- Pembuatan dan pemrosesan surat sesuai keperluan atau catatan di lembar disposisi
- Pemberian kode atau nomor surat berdasarkan ketentuan
- Menggandakan surat (khusus surat yang ditujukan ke beberapa pihak sekaligus)
- Mengirimkan surat sesuai tanggal dan tingkat urgensi
- Memberi kode warna ke surat keluar untuk memudahkan pengarsipan
- Memasukkan informasi surat keluar ke arsip pendataan
Administrasi surat masuk maupun keluar juga berlaku jika surat resmi dikirim dalam bentuk digital.
Solusi untuk Mempermudah Administrasi Surat-menyurat
Administrasi surat-menyurat merupakan aktivitas rutin, tetapi melakukannya secara manual bisa memakan banyak waktu.
Gunakan aplikasi persuratan dan manajemen dokumen seperti produk-produk inOffice. Contohnya adalah inOffice Persuratan yang memudahkan manajemen surat masuk dan keluar.
Dengan inOffice Persuratan, proses administrasi surat masuk dan keluar menjadi lebih mudah. Setiap surat otomatis tercatat sesuai kategori dan kode yang telah dimasukkan. Proses pelaporan, evaluasi, dan audit surat pun menjadi lebih mudah serta bebas kesalahan.
Surat masuk dan keluar adalah contoh administrasi surat-menyurat terpenting di berbagai organisasi. Pastikan prosesnya lebih mudah dan akurat dengan produk dari inOffice, terutama untuk kantor dengan sistem digital.
