integrasolusi.com – Saat mengurus bisnis, kita tidak bisa lepas dari manajemen dokumen. Banyaknya dokumen penting perusahaan pasti membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Sayangnya, mengurus dokumen pasti takkan cepat selesai bila masih dengan cara manual. Untuk itu, gunakanlah aplikasi manajemen alur dokumen.
Isi Artikel
Sekilas Mengenai Aplikasi Manajemen Alur Dokumen
Aplikasi manajemen alur dokumen adalah pemakaian sistem komputer serta perangkat lunak untuk menyimpan, mengatur, serta melacak dokumen dan gambar elektronik. Untuk mendapatkan dokumen serta gambar elektronik ini, kita harus memindai dulu dokumen dan gambar tersebut dari versi kertas.
Dengan aplikasi digital ini, kita dapat menyimpan, mengelola, serta melacak dokumen elektronik secara lebih efektif dan efisien. Beberapa sarana untuk menggabungkan sistem pengarsipan dokumen fisik standar secara elektronik dapat dilakukan, termasuk dalam hal:
- Tempat penyimpanan dokumen.
- Keamanan serta kendali akses.
- Kendali versi.
- Jejak bukti audit.
- Check-in / check-out serta penguncian dokumen.
Manfaat Otomatisasi Proses Dokumen
Aplikasi manajemen alur dokumen terbukti sangat membantu dalam melancarkan alur kerja di dalam perusahaan. Beberapa manfaat dari otomatisasi proses dokumen adalah sebagai berikut:
- Menekan dan bahkan bisa mengecilkan biaya yang harus dikeluarkan.
- Mempercepat alur kerja.
- Tidak boros ruang penyimpanan.
- Meningkatkan keamanan.
- Mengatasi dan memulihkan bencana.
Contoh Perusahaan yang Telah Menerapkan Alat Kolaborasi Dokumen
Sebuah perusahaan Kesehatan PT Alpha Medika Sejahtera di Surabaya, telah berhasil menerapkan alat kolaborasi dokumen untuk meningkatkan efisiensi tim dan komunikasi internal. Dengan menggunakan platform berbasis cloud, aplikasi inOffice Flow Dokumen, tim di berbagai lokasi dapat secara real-time mengedit, berbagi, dan memberikan feedback pada dokumen penting. Hal ini telah mengurangi keterlambatan dalam proses persetujuan dan penyuntingan, serta meminimalkan risiko kesalahan komunikasi dan pemalsuan dokumen. Fitur-fitur seperti pelacakan perubahan dokumen dan notifikasi secara otomatis membantu tim tetap terorganisir dan terhubung. Selain itu, integrasi dengan aplikasi lain, seperti kalender dan email, juga telah memperkuat koordinasi antar tim. Implementasi alat kolaborasi dokumen ini telah menghasilkan peningkatan produktivitas, kualitas kerja, dan kolaborasi tim secara keseluruhan.
Sumber: https://www.pinhome.id/blog/contoh-flowchart-2/ https://manpro.id/ManajemenArsip
