Alur Pengesahan Dokumen: Ini Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan

2023-05-26T12:01:58+07:00 June 12th, 2023|Categories: Document Management System|Tags: , |

integrasolusi.com – Pengesahan dokumen merupakan suatu proses penting yang menjamin keaslian dan keabsahan suatu dokumen. Alur pengesahan dokumen harus berlangsung efisien demi menjaga integritas dan kredibilitas informasi yang terdapat dalam dokumen. 

 

Baca juga: 8 Komponen Penting DMS Untuk Mengelola Dokumen Secara Optimal

 

Maka, memahami proses pengesahan dokumen jadi hal mendasar dan harus diketahui siapa pun yang bekerja di perusahaan. Lalu, bagaimana langkah-langkah pengesahan dokumen yang lazim dipraktikkan?

Langkah-Langkah Pengesahan Dokumen

Untuk sampai pada pengesahan suatu dokumen, Anda perlu melakukan beberapa hal berikut.

1. Siapkan dokumen

Siapkan dokumen yang hendak diverifikasi. Cek kembali apakah informasi di dalamnya sudah lengkap dan akurat. Perbaiki jika ada bagian yang belum jelas atau masih perlu ditambahkan.

2. Siapa yang mengesahkan

Berikutnya, Anda harus tahu siapa yang akan mengesahkan dokumen tersebut. Cek kembali apa otoritas, peran, dan tanggung jawab pihak yang berhak mengesahkan dokumen agar Anda tidak bekerja dua kali. 

3. Verifikasi isi dokumen

Selain dari segi isi, teliti lagi apakah pembuatan dokumen telah mematuhi prosedur, standar, atau kebijakan yang ada. Ketepatan dan kebenaran dokumen adalah faktor utama yang mampu mempercepat proses pengesahan dokumen.

4. Tanda tangan dokumen

Setelah isi dokumen sudah benar dan akurat, pihak yang bertanggung jawab mengesahkan akan menandatanganinya. Kadang bisa dibubuhi cap sebagai tanda pengesahan yang lebih kuat.

Baca juga:  Aplikasi DMS: Solusi Tepat untuk Mengelola Repositori Dokumen

5. Peninjauan ulang

Sebelum dokumen yang telah disahkan didistribusikan, pihak berwenang dapat meninjau kembali dokumen tersebut. Langkah ini diperlukan untuk memastikan dokumen bersangkutan telah disahkan sesuai syarat maupun kebijakan yang berlaku.

6. Distribusi dokumen

Setelah pengesahan dokumen selesai, Anda bisa mendistribusikannya kepada pihak berkepentingan. Pastikan penerima benar-benar memperoleh dokumen tersebut agar bisa melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan.

7. Perekaman dan pemeliharaan 

Terakhir, Anda perlu melakukan perekaman dan pemeliharaan dokumen yang telah disahkan. Langkah ini perlu sebagai bentuk pengamanan dokumen agar bisa diakses dan ditemukan dengan mudah sewaktu-waktu.

 

Baca juga: Pentingnya Manfaat DMS atau Document Management System untuk Perusahaan

 

Mengesahkan Dokumen Secara Efisien

Alur pengesahan dokumen di atas tentu masih berjalan secara manual. Namun, risiko kesalahan dalam langkah-langkah pengesahan dokumen amat besar. 

Menggunakan aplikasi e-office bisa meminimalkan kesalahan dalam proses pengesahan dokumen apapun. Apalagi, aplikasi e-office sudah dilengkapi fitur tanda tangan digital yang aman dan terjamin keasliannya.

Anda pun bisa mempersingkat alur pengesahan dokumen menjadi lebih efisien. Pihak yang bertanggung jawab mengesahkan dapat menandatangani dokumen secara online meski berada di luar kantor. Birokrasi persuratan bisa berlangsung lebih singkat tanpa mengesampingkan keaslian dan keabsahan dokumen.

PT Integra Teknologi Solusi menawarkan aplikasi e-office yang dapat membantu proses pengesahan dokumen di perusahaan Anda. Silakan kontak kami untuk berkonsultasi apa kebutuhan Anda terkait proses persuratan dan pengelolaan dokumen secara digital.