Manfaat dan Pengelolaan Dokumen Digital

2023-05-10T11:48:12+07:00 May 3rd, 2023|Categories: Document Management System|Tags: , |

integrasolusi.com – Di tengah dunia bisnis saat ini, kehadiran teknologi digital membentuk lingkungan kerja yang digital pula. Salah satu perubahaan yang banyak kita lihat adalah masalah pengelolaan dokumen. 

Kalau dahulu pengelolaan dokumen berkaitan dengan dokumen fisik atau dokumen yang berbentuk kertas, sekarang ini pengelolaan dokumen digital jadi lebih penting. Nah, apa pengertian dan manfaat dokumen digital? Simak penjelasannya di bawah.

Apa Itu Dokumen Digital?

Dokumen digital merupakan gabungan data dan informasi yang dibuat dalam bentuk format elektronik dan disimpan di komputer. Dokumen ini berbentuk softcopy dan disebut juga sebagai dokumen eletronik.

 

Baca juga: Mengenal Apa Itu Dokumen Kantor yang Dinamis dan Manfaatnya

 

Manfaat Dokumen Digital

Dibandingkan pengelolaan dokumen fisik, dokumen elektronik memiliki lebih banyak keunggulan.

Backup Data Aman

Apabila Anda menerapkan pengelolaan dokumen digital, backup data yang tersimpan di server atau penyimpanan data terpusat akan jauh lebih aman. Hal ini tentu berbeda dengan dokumen fisik yang bisa rusak atau hilang saat terjadi bencana, misalnya banjir atau kebakaran.

Peningkatan Keamanan

Sebagian besar data dan informasi perusahaan bersifat penting dan rahasia. Karenanya, tidak semua orang boleh mengakses data dengan mudah. Dengan dokumen digital, Anda bisa mengatur dan mengontrol siapa saja yang memiliki akses untuk dokumen tersebut.

Kolaborasi Lebih Mudah dan Fleksibel

Dokumen digital mempercepat dan mempermudah kolaborasi internal dan eksternal antar rekan kerja. Misalnya, beberapa karyawan yang memiliki akses bisa melihat file dalam waktu yang bersamaan dengan cepat.

Baca juga:  Apa Fungsi OCR dan Kaitannya dengan Intelligent Document Processing (IDP)?

Efisiensi Biaya dan Waktu

Pengelolaan dokumen kertas secara manual tidak hanya membutuhkan fisik kertas dalam jumlah banyak, tapi juga ruang yang besar. Proses pengelolaan dokumen juga jadi makin lama. 

Berbeda dengan pengelolaan dokumen digital yang tidak memerlukan itu semua. Bahkan, kantor cabang yang berada di lokasi yang jauh pun bisa mengakses data secara real time.

Kemudahan dalam Pencarian Dokumen

Mencari dokumen di antara arsip dokumen fisik bukanlah hal yang mudah. Namun, pencarian dokumen digital bisa dilakukan dengan cepat dan bahkan akurat. Dengan aplikasi manajemen pengelolaan dokumen, Anda tinggal mengetikkan nama dokumen yang dicari dan hasilnya bisa langsung muncul.

 

Baca juga: Prosedur Penyimpanan Dokumen Kantor

 

Itu tadi pengertian dokumen digital dan manfaat dokumen digital. Jika Anda juga membutuhkan sistem atau aplikasi yang akan membantu dalam pengelolaan dokumen eletronik ini, maka inOffice solusi terbaik untuk Anda. Konsultasikan kebutuhan TI Anda dan inOffice akan siap membantu.