Aplikasi Flow Dokumen: Tantangan dan Solusi

2024-09-02T11:34:04+07:00 September 2nd, 2023|Categories: Persuratan|Tags: |

integrasolusi.com – Sudah menggunakan aplikasi flow dokumen untuk perusahaan? Bila sudah, semoga dapat merasakan manfaatnya. Semakin banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu lebih singkat. Efisien dan efektif sekali rasanya, daripada tetap berkutat dengan cara manual.

Namun, apa sajakah tantangan dan solusi dalam menggunakan aplikasi ini? Jangan sampai niat bekerja secara efektif dan efisien tidak tercapai.

Tantangan Dalam Menggunakan Aplikasi Flow Dokumen

Efisiensi alur kerja bisnis dapat tercapai dengan cara-cara ini:

Tujuan serta prioritasnya jelas

Tujuan dan prioritas yang jelas membantu semua pihak dalam perusahaan memahami yang harus dikerjakan lebih dahulu.

Baca juga:  Aplikasi Flow Dokumen: Fitur Utama Aplikasi Flow Dokumen

Proses terdefinisi dengan baik

Standar operasional prosedur ada untuk kejelasan proses kerja. Hal ini juga untuk mengurangi kesalahan yang mungkin akan terjadi. Risiko kesalahan adalah pengulangan hingga ganti rugi waktu dan biaya yang harus dialami.

Komunikasi berjalan efektif

Komunikasi yang baik dan jelas adalah yang lancar serta mudah dipahami. Hal ini dapat mengurangi kesalahpahaman, penundaan, hingga kesalahan dalam bekerja.

Fokus pada otomatisasi dan teknologi

Kini sudah zamannya perusahaan menggunakan aplikasi flow dokumen untuk efektifitas dan efisiensi kerja.

Tentu saja, tantangan dalam menggunakan aplikasi ini harus ditangani. Misalnya: staf yang masih ‘gaptek’ (gagap teknologi). Untuk itu, setiap kali ada perubahan pada sistem otomatisasi kerja, adakan pelatihan bagi para karyawan agar mereka terbiasa menggunakan teknologi.

Baca juga:  Berikut Tahapan Flow Dokumen Atau Alur Persetujuan Dokumen

Solusi Dalam Menggunakan Aplikasi Flow Dokumen

Selain itu, solusi dalam menggunakan aplikasi alur kerja ini juga dibutuhkan. Untuk mencegah masalah di kemudian hari, solusinya adalah A-TTAP atau Aplikasi Tanda Tangan Anti Palsu. Aplikasi ini dibutuhkan bila validasi dan tanda tangan yang diperlukan berjenjang.

Dengan A-TTAP, kita dapat merasakan manfaat ini:

  • Tanda tangan pimpinan versi QR lewat aplikasi, sehingga kita tidak perlu menunggu saat bertemu mereka secara langsung.
  • Lewat A-TTAP, tidak ada yang bisa memalsukan tanda tangan siapa pun. Cukup pindai tanda tangan untuk mengecek keasliannya dengan tanda tangan langsung dari si pemilik nama.
  • Ada template pembuatan dokumen yang tinggal diedit sesuai kebutuhan.
  • Biaya kertas jadi lebih hemat dan ramah lingkungan.

Inilah beberapa tantangan dan solusi dalam menggunakan aplikasi flow dokumen. Siap menikmati manfaatnya?

 

Sumber:

https://integrasolusi.com/blog/a-ttap-solusi-untuk-permudah-dokumen-flow-yang-butuh-persetujuan-berjenjang/

https://learn.microsoft.com/id-id/dotnet/framework/windows-workflow-foundation/samples/document-approval-process

https://integrasolusi.com/blog/mengelola-dokumen-tidak-pernah-semudah-ini-coba-aplikasi-dms-integraoffice-yang-bakal-buat-kamu-takjub/