E-Office – Kalau Anda adalah seorang pegawai yang bekerja di perusahaan atau instansi, pasti sudah sering menemui masalah manajemen birokrasi yang panjang dan lama. Tidak heran, memang masih banyak perusahaan yang sistem birokrasinya rumit dikarenakan belum mempunyai sistem yang canggih. Masalah klasik dan yang paling umum terjadi adalah adanya kendala dalam proses surat-menyurat dan disposisi. Sudah tahu perusahaannya besar, memiliki struktur kepemimpinan yang bertingkat, dan lokasi kerjanya tersebar, tapi perusahaan masih menggunakan sistem surat menyurat yang konvensional. Kalau masalahnya seperti ini, perusahaan wajib punya sebuah aplikasi surat-menyurat yang di dalamnya dilengkapi dengan fitur tanda tangan elektronik/tanda tangan digital.
Isi Artikel
Kenapa aplikasi persuratan dengan fitur tanda tangan digital itu wajib hukumnya?
Sistem surat menyurat adalah salah satu kegiatan fundamental dalam setiap proses bisnis perusahaan. Bisa dibilang, semua kegiatan administrasi perusahaan dilakukan menggunakan instrumen surat. Jadi tidak mungkin rasanya kalau perusahaan tidak melakukan kegiatan persuratan. Dalam proses surat menyurat ini juga tidak akan terlepas dari apa yang namanya tanda tangan. Sebuah surat dikatakan sah atau valid apabila ada tanda tangan dari pihak bersangkutan yang bisa dipertanggungjawabkan. Coba deh cari, surat mana sih yang tidak ada tanda tangannya? Hampir semua surat membutuhkan tanda tangan agar bisa dipertanggungjawabkan. Dari sini sudah jelas kan kenapa persuratan dan tanda tangan itu tidak bisa dipisahkan.
Bagi perusahaan yang belum memiliki aplikasi surat menyurat berbasis digital pasti setiap prosesnya dilakukan dengan cara yang konvensional, mulai dari pembuatan surat, penyimpanan, hingga disposisi. Biasanya proses yang paling ribet dan memakan waktu lama itu terjadi ketika disposisi ke atasan. Bayangkan, meminta tanda tangan atasan saja sudah seperti meminta tanda tangan artis terkenal. Susahnya minta ampun. Ini yang sering terjadi kalau disposisinya masih manual. Kita harus menghubungi atasan, menyesuaikan jadwalnya, dan menemuinya langsung untuk meminta tanda tangan. Beda ceritanya kalau proses disposisi tanda tangan ini bisa dilakukan secara virtual. Caranya? Ya mau tidak mau harus menggunakan aplikasi surat menyurat yang memiliki fitur tanda tangan digital/tanda tangan elektronik.
Aplikasi surat menyurat berbasis digital yang memiliki fitur tanda tangan digital/tanda tangan elektronik ini bisa Anda temui pada IntegraOffice Persuratan. Fitur tanda tangan digital/tanda tangan elektronik sebenarnya tergolong baru pada aplikasi surat menyurat IntegraOffice. Sebelumya, aplikasi surat menyurat IntegraOffice lebih berfokus pada proses penyimpanan dan pelacakan surat secara akurat dan real time. Tetapi ternyata banyak permintaan akan kebutuhan tanda tangan digital/tanda tangan elektronik yang berasal dari para klien IntegraOffice.
Apa untungnya punya aplikasi persuratan yang memiliki fitur tanda tangan digital?
Dengan menggunakan aplikasi surat menyurat IntegraOffice, pegawai tidak perlu lagi ribet “kejar-kejaran” dengan atasan saat melakukan disposisi. Proses disposisi bisa dikerjakan secara langsung melalui fitur tanda tangan digital/tanda tangan elektronik pada aplikasi ini. Fitur ini juga bukan fitur tanda tangan biasa. IntegraOffice mengembangkan fitur tanda tangan digital/tanda tangan elektronik dengan metode kriptografi asimetris untuk melindungi surat yang bertanda-tangan agar tidak disalahgunakan.
Tanda tangan digital/tanda tangan elektronik pada aplikasi surat menyurat IntegraOffice ini bukan sekedar goresan tanda tangan digital belaka. Tetapi ini merupakan tanda tangan digital/tanda tangan elektronik ini memuat data-data otentik dari si pendatangan sehingga tidak mungkin bisa disalahgunakan, digandakan, dan diubah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Surat yang telah dilekatkan tanda tangan digital/tanda tangan elektronik dari atasan Anda secara otomatis terverifikasi dan tercatat keabsahannya. Tanda tangan digital/tanda tangan elektronik ini juga tidak bisa disalin atau digandakan oleh orang lain yang bukan si penandatangan.
Selain itu, fitur tanda tangan digital/tanda tangan elektronik pada aplikasi IntegraOffice juga sangat praktis dan mudah digunakan. Terbukti sudah banyak dari klien IntegraOffice, seperti PT Sarana Multigriya Financial, PT Rajawali Nusindo, PT SIER, dan Pemprov DKI, menggunakan aplikasi ini. Semua klien IntegraOffice ini merasakan kemudahan dan efisiensi yang luar biasa setelah menggunakan aplikasi IntegraOffice Persuratan, khususnya fitur tanda tangan digital/tanda tangan elektronik.
Apakah perusahaan Anda tidak ingin mengikuti jejak perusahan-perusahaan tersebut untuk menerapkan sistem persuratan yang efektif? Jangan mau kalah dengan mereka, ini saatnya perusahaan Anda juga merasakan kemudahan dan kecanggihan aplikasi surat menyurat dari IntegraOffice. Konsultasikan sekarang juga bersama kami di sini!
