integrasolusi.com – Aktivitas surat-menyurat dalam perusahaan harus dikelola dengan baik supaya mudah ditemukan saat dibutuhkan. Sebagian perusahaan masih mempertahankan pengelolaan secara manual yang kerap menimbulkan banyak kerumitan. Namun, sebagian lain sudah beralih ke sistem digital menggunakan aplikasi surat menyurat online.
Perusahaan yang beralih ke sistem persuratan online beralasan ingin pengelolaan lebih mudah dan praktis. Selain itu, aplikasi surat menyurat online dianggap minim risiko maupun kerumitan dibandingkan dengan surat-menyurat secara konvensional.
Isi Artikel
Kendala dalam Proses Surat-menyurat Konvensional
Saat Anda baru membangun bisnis, proses surat-menyurat konvensional masih efektif digunakan karena jumlah dokumennya terbatas. Namun, metode persuratan konvensional kurang cocok diterapkan di perusahaan besar yang aktivitas surat-menyuratnya relatif tinggi.
Beberapa kendala sering kali ditemukan ketika proses surat-menyurat konvensional digunakan di perusahaan besar. Misalnya saat pengarsipan, perusahaan kesulitan mengelompokkan surat berdasarkan jenis maupun nomor. Akibatnya, pelacakan surat membutuhkan waktu lama.
Perusahaan juga membutuhkan ruang besar atau meja luas untuk mengarsipkan surat-surat tersebut. Jika tidak ada ruangan khusus pengarsipan, tentunya Anda harus mengeluarkan biaya pembelian lemari dokumen. Selain itu, Anda membutuhkan banyak kertas untuk mencetak surat-surat tersebut.
Kendala lainnya, yakni sulit mengontrol progres surat setelah dikirimkan. Proses disposisi dari pimpinan ke karyawan pun menjadi lebih rumit dan membutuhkan waktu lama. Anda juga bisa mengalami risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen.
Aplikasi Persuratan Sebagai Solusi Permasalahan Surat-menyurat
Untuk mengatasi berbagai kendala dalam surat-menyurat, Anda bisa menggunakan aplikasi persuratan. Dengan aplikasi ini, pembuatan surat menjadi lebih mudah dan cepat. Proses pengirimannya pun lebih cepat karena dilakukan secara digital.
Aplikasi persuratan juga memudahkan dalam pelacakan dan penomoran surat. Anda pun bisa memantau proses distribusi surat. Selain itu, aplikasi persuratan memudahkan disposisi dan koordinasi antarunit.
Keunggulan inOffice Sebagai Aplikasi Surat Menyurat Online
integraOffice merupakan salah satu aplikasi surat online yang memudahkan perusahaan dalam mengelola persuratan. Keunggulan aplikasi ini, yakni progres surat-menyurat bisa dipantau secara real time dari smartphone maupun laptop. Pelacakan surat dari integraOffice pun lebih mudah dengan penomoran otomatis.
Anda tak perlu khawatir dokumen surat hilang atau rusak karena integraOffice memiliki fitur auto backup. Aplikasi juga dilengkapi pengaturan hak akses sehingga privasinya terjaga.
Itulah sekilas pembahasan seputar aplikasi surat-menyurat sebagai solusi persuratan dalam perusahaan masa kini. Ayo, segera gunakan inOffice untuk merapikan surat-menyurat di perusahaan Anda!
