integrasolusi.com – Aktivitas surat-menyurat dan disposisi, tentu saja hal rutin yang tidak bisa lepas dari aktivitas perkantoran pada perusahaan, yang tentu saja dalam tata kelola persuratannya harus dikelola dengan sebaik mungkin dan seefektif mungkin. Karena bila tidak dikelola dengan baik, tentunya akan berpengaruh besar terhadap jalannya aktivitas perusahaan, dimana proses surat-menyurat ini akan terus berlangsung, yang tentu saja akan melibatkan banyak pihak, baik internal dan maupun dengan pihak eksternal. Apalagi pada waktu-waktu tertentu, proses surat-menyuratnya bisa terbilang akan tinggi, dan apabila tidak segera dikelola dengan tepat, bisa berdampak buruk pada jalannya perusahaan.
Dalam prosesnya ada beberapa permasalahan yang sering terjadi pada aktivitas persuratan di perusahaan adalah ketika proses persuratan dan disposisi butuh waktu yang lama dan bahkan bisa berhari-hari, sulitnya dalam melakukan tracking untuk melacak progres surat dan disposisi yang ada, dll . Jadi semakin rumit bukan dengan banyaknya masalah persuratan tersebut?
Nah berbicara mengenai rutinitas surat-menyurat dalam perusahaan yang semakin lama semakin tinggi dan kompleks, tentunya akan membawa pengaruh tersendiri dalam manajemen atau tata kelola perusahaannya. Kondisi ini tentu saja menuntut perusahaan dalam berinovasi dalam hal teknologi, yaitu dengan implementasi suatu sistem informasi yang mendukung pengelolaan surat-menyurat dan disposisi yang mudah, efektif, efisien, dan akurat. Dalam hal ini tata kelola surat-menyurat tentu saja harus disesuaikan dengan kebutuhan dari tujuan yang akan dicapai, karena sistem tata kelola persuratan yang baik tentu saja akan memberikan pengaruh baik pada perusahaan.
Isi Artikel
Implementasi aplikasi persuratan online pada perusahaan
Dengan semakin berkembangnya teknologi dan informasi, hal ini telah memberi dampak dengan kemajuan pada bidang surat-menyurat yang semakin baik pula. Salah satu hasil dari kemajuan teknologi dan informasi adalah dengan adanya Aplikasi Persuratan Online atau biasa kita kenal dengan aplikasi persuratan digital E-Office atau E-Surat. Aplikasi persuratan digital ini sendiri merupakan aplikasi yang dirancang dan dikembangkan dalam membantu mempermudah para penggunanya dalam mengelola surat-menyurat dan disposisi yang ada, mulai dari surat masuk, menyimpan surat, disposisi surat, sampai dengan pembuatan surat keluar, serta memudahkan juga dalam memantau progress surat dan disposisi yang dikirim beserta tanggapannya.
Persuratan online atasi resiko masalah surat-menyurat dalam perusahaan
Mungkin Anda dan sebagian orang tentu masih bertanya-tanya, sejauh mana sih peran dan manfaat implementasi aplikasi persuratan online sebagai solusi masalah persuratan bagi perusahaan ? Oleh karena itu pada kesempatan ini kami akan membagikan kepada Anda mengenai beberapa resiko yang bisa teratasi dengan hadirnya aplikasi persuratan online, yaitu antara lain :
1. Lamanya proses surat dan disposisi
Jika menggunakan cara persuratan manual tentu saja membutuhkan waktu lebih lama, dengan aplikasi persuratan online ini, semua proses persuratan dilakukan secara otomatis dan secara online sehingga hemat waktu;
2. Resiko penomoran surat ganda
Berbeda dengan persuratan manual yang masih mengandalkan buku agenda surat dalam penomoran suratnya, dalam aplikasi persuratan online ini, penomoran surat dilakukan secara otomatis, sehingga tidak akan terjadi penomoran ganda dan lebih tertib dalam persuratannya;
3. Resiko kehilangan dan kerusakan pada surat
Nah karena dengan aplikasi persuratan online ini semua data disimpan dalam bentuk digital, tentu saja dapat mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan surat yang sering kita temui pada proses persuratan manual ;
4. Mengurangi resiko pemalsuan surat yang ada
Kareena aplikasi persuratan online hanya bisa diakses oleh para penggunanya saja, jadi dapat dihindari terkait pemalsuan surat. Karena semua proses dan aktivitas persuratan dilakukan di dalam aplikasi, jadi tidak sembarangan orang yang dapat mengakses suatu informasi surat yang ada. Jadi cukup aman bukan?
5. Resiko pengarsipan yang rumit
Dengan adanya aplikasi persuratan online ini, segala kerumitan dalam hal penyimpanan dokumen surat dapat teratasi, misalnya saja ketika menggunakan cara manual, membutuhkan SDM dengan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan yang fatal dalam mengarsipkan, terutama dalam proses penomoran dan pengklasifikasian berkas/surat. Apabila terjadi kesalahan, tentunya akan menghambat proses yang ada, misalnya proses pencarian surat/berkas akan membutuhkan waktu yang lama. Dengan persuratan online cukup simplekan!
Bagaimana? Sudah tahu bukan peran aplikasi persuratan online dalam mengatasi resiko surat-menyurat pada perusahaan?
Ingin tahu lebih lanjut mengenai bagaimana Persuratan Online dapat membantu sistem pengelolaan surat-menyurat yang lebih baik?
Segera klik di sini atau hubungi kami untuk berdiskusi secara GRATIS!
