integrasolusi.com – Aktivitas mengelola dokumen adalah bagian penting dalam berjalannya suatu organisasi, tak peduli seberapa besar organisasi tersebut. Dokumen-dokumen ini mencakup segala hal, dari pendirian organisasi hingga peraturan yang menjalankan kegiatan organisasi dan dokumen operasional.
Dalam organisasi yang memiliki beragam dokumen, pengelolaan yang baik dan efisien menjadi kunci. Kesulitan dalam mencari dokumen dapat mengganggu kinerja organisasi, baik secara keseluruhan maupun individu di dalamnya.
Inilah mengapa Document Management System (DMS) diperlukan, baik yang bersifat manual maupun yang didukung oleh teknologi informasi. Dengan teknologi informasi, DMS menjadi lebih efektif dan efisien.
Isi Artikel
Bagaimana DMS Bekerja
DMS bekerja maksimal ketika beberapa hal berikut tersedia:
- Tempat Penyimpanan yang Teridentifikasi untuk Dokumen
Dokumen kertas bisa disimpan dalam lemari arsip di pusat pengarsipan atau departemen. Dokumen elektronik bisa disimpan di komputer pengguna atau server pusat. DMS yang baik akan dengan jelas menunjukkan lokasi dokumen dan menyediakannya sesuai permintaan.
- Sistem Klasifikasi Dokumen
Sistem pengelompokan dokumen ke dalam kategori yang berbeda dapat membantu menyimpan dokumen kertas di folder atau lemari arsip yang terlabel. Hal ini juga dapat dilakukan melalui hierarki direktori pada hard disk atau sistem pengindeksan dokumen.
- Aturan dan Template untuk Membuat dan Mengotentikasi Dokumen
Aturan dan ijin menentukan siapa yang bisa membuat dan mengotentikasi berbagai jenis dokumen. Template dokumen menyediakan format standar.
- Fitur Alur Kerja Dokumen
DMS dapat mengatur alur dokumen melalui langkah yang telah ditentukan, termasuk peninjauan, komentar, dan persetujuan dokumen. Notifikasi otomatis mengingatkan orang yang bertanggung jawab pada dokumen yang tertunda dalam alur kerja.
- Kebijakan dan Prosedur Penyimpanan dan Pemusnahan Dokumen
DMS memungkinkan administrator menetapkan kebijakan dan prosedur penanganan dokumen lama, termasuk pengarsipan atau penghapusan sesuai kebutuhan.
- Fasilitas Akses Dokumen
Informasi tentang tempat penyimpanan dan klasifikasi dokumen akan dikomunikasikan kepada semua yang berkepentingan. Hal ini memungkinkan akses cepat dokumen yang diperlukan.
- Keamanan
Dokumen kertas dijaga dalam lemari yang terkunci, sementara dokumen elektronik dilindungi dengan hak akses dan kata sandi. Keamanan fisik seperti sistem alarm dan kamera juga diterapkan.
Keuntungan Implementasi DMS
Selain manfaat di atas, penggunaan DMS oleh perusahaan atau instansi memiliki banyak keuntungan:
- Pengambilan dokumen yang lebih cepat dengan penyimpanan di hard disk dengan struktur direktori terorganisir dan fitur pencarian.
- Pengurangan biaya penyimpanan dokumen dengan menghilangkan biaya kertas, lemari arsip, dan staf arsip.
- Peningkatan alur kerja melalui fasilitas Electronic Document Management System (EDMS).
- Peningkatan keamanan dengan hak akses, kata sandi, dan lokasi penyimpanan di luar kantor.
DMS yang baik harus dapat diakses di mana pun pengguna berada dan dapat memenuhi kebutuhan organisasi. DMS adalah dasar dari setiap bisnis dan organisasi, memungkinkan meningkatkan produktivitas dan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Ketika dikelola dengan baik, DMS dapat menghindari komplikasi kepatuhan peraturan, meningkatkan keamanan, dan menghindari pemborosan sumber daya.
Namun, tidak semua sistem manajemen dokumen diciptakan sama. Penting untuk memahami kebutuhan dan rencana organisasi, sehingga DMS yang digunakan dapat memenuhi persyaratan yang spesifik.
Jika Anda ingin memahami lebih lanjut tentang Document Management System (DMS), segera hubungi kami.
