integrasolusi.com – Aktivitas mengelola dokumen tidak akan pernah lepas dari bagian berjalannya suatu organisasi. Karena, seberapa-pun besarnya sebuah organisasi, pasti mempunyai dokumen; baik dokumen yang berhubungan dengan pendirian sebuah organisasi, dokumen terkait aturan-aturan agar organisasi berjalan dengan baik, maupun dokumen yang terkait dengan berjalannya fungsi operasional suatu organisasi.
Dengan banyak ragam dokumen dalam sebuah organisasi, maka tak pelak, kebutuhan dalam cara pengelolaannya, agar dokumen-dokumen yang ada dapat digunakan secara baik, tepat guna, efektif dan efisien, sesuai dengan keperluan organisasi tersebut, sangat diperlukan. Karena, kesulitan dalam pencarian suatu dokumen, misalnya, akan sangat mengganggu kinerja sebuah organisasi, bagian dalam organisasi, ataupun personal dalam organisasi tersebut.
Untuk itu diperlukan pengelolaan dokumen yang disebut Document Mangement System (DMS), baik yang manual ataupun yang sudah didukung dengan teknologi informasi. Dengan dukungan teknologi informasi ini, akan semakin meningkatkan keefektivitasan dan keefisiensian suatu DMS.
Bagaimana Sistem Manajemen Dokumen Bekerja?
sistem DMS ini dapat bekerja secara maksimal, apabila trsedia beberapa hal seperti berikut ini :
- Tempat penyimpanan yang dapat diidentifikasi untuk dokumen:
Dokumen kertas dapat disimpan di lemari arsip yang terletak di bagian pengarsipan pusat atau di departemen, sedangkan dokumen elektronik dapat disimpan di komputer desktop lokal setiap pengguna atau di dalam server pusat atau fasilitas penyimpanan khusus dalam sistem jaringan. DMS yang baik akan dengan jelas menunjukkan di mana dokumen tertentu dapat ditemukan, dan menyediakannya sesuai permintaan.
- Sistem klasifikasi untuk dokumen:
Sistem pemilahan dokumen yang mudah dipahami ke dalam kategori yang berbeda dapat membantu menyimpan dokumen kertas di folder kertas dan lemari arsip yang berlabel. Ini juga dapat dilakukan dengan membuat sistem hierarki direktori pada harddisk (atau tempat penyimpanan elektronik lainnya) dan sistem pengindeksan dokumen. Meskipun direktori dapat memfasilitasi penelusuran/pencarian dokumen yang diinginkan dengan cepat, indeks dapat membantu menyediakan dokumen menggunakan fitur pencarian.
- Aturan dan template untuk membuat dan mengautentikasi dokumen:
Aturan dan ijin menentukan siapa yang dapat membuat dan mengautentikasi berbagai jenis dokumen, dan juga prosedur yang harus diikuti. Template dokumen menyediakan format standar untuk berbagai jenis dokumen.
- Fitur untuk menentukan alur kerja dokumen agar sesuai dengan proses bisnis:
DMS dapat mengatur alur dokumen tertentu melalui langkah yang telah ditentukan, untuk meninjau, mengomentari, dan menyetujui dokumen. Notifikasi otomatis dapat mengingatkan orang yang bertanggung jawab terhadap dokumen yang tertunda dalam sebuah alur proses.
- Fitur untuk menentukan kebijakan dan prosedur pengarsipan dan pemusnahan dokumen:
DMS akan mengizinkan administrator untuk menentukan kebijakan dan prosedur penanganan dokumen lama. Dokumen-dokumen ini mungkin akan diarsipkan dengan cara standar jika kemungkinan nanti akan dibutuhkan, atau dihapus/dimusnahkan jika masa berlakunya telah berakhir.
- Fasilitas untuk mengakses dokumen:
Informasi tentang tempat penyimpanan dokumen dan sistem klasifikasinya akan dikomunikasikan kepada semua orang yang berkepentingan, dan juga akan tersedia bila dibutuhkan. Ini dapat membantu mereka yang membutuhkan dokumen tertentu untuk mengetahui di mana dan bagaimana mengambil/mengakses dokumen yang mereka butuhkan. Selain itu, fitur pencarian dapat mempercepat pencarian dokumen elektronik, termasuk menemukan semua dokumen yang terkait dengan subjek atau klasifikasi tertentu.
- Prosedur dan fasilitas keamanan untuk mencegah akses yang tidak sah:
Dokumen kertas akan tersimpan dalam lemari yang terkunci dan individu tertentu bertanggung jawab untuk menjaganya, yang akan memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang diizinkan untuk melihat dokumen. Dokumen elektronik dapat dilindungi melalui sistem hak akses dan persyaratan kata sandi.Keamanan fisik dipastikan dengan menggunakan langkah-langkah keamanan, seperti sistem alarm kebakaran, jendela teralis, kamera keamanan, dll. Untuk dokumen kertas, dan cadangan reguler/penyimpanan terpisah dari cadangan untuk dokumen elektronik.
Keuntungan apa saja yang diperoleh dengan implementasi Document Management System (DMS)?
selain hal tersebut di atas, ada beberapa keuntungan apabila instansi/perusahaan menggunakan DMS ini, seprti :
- Kecepatan pengambilan dokumen dapat ditingkatkan secara dramatis dengan menyimpan dokumen pada harddisk komputer dalam struktur direktori yang terorganisir dengan baik dengan fitur pencarian yang menyertainya
- Biaya penyimpanan dokumen dapat dikurangi dengan menghilangkan biaya kertas, lemari arsip, dan staf bagian arsip khusus, dan dengan meminimalkan ruang penyimpanan dokumen
- Alur kerja dapat ditingkatkan untuk kecepatan dan secara kualitatif ditingkatkan menggunakan fasilitas EDMS
- Keamanan dapat ditingkatkan dengan menggunakan hak akses, kata sandi, backup, dan lokasi penyimpanan di luar area kantor
DMS yang baik harus dapat berfungsi dengan baik, dan dapat diakses di mana pun pengguna berada. Kedudukan dokumen itu sangat penting dan mendukung setiap sudut bisnis. Mereka adalah dasar dari bisnis/organisasi kita, dan memungkinkan untuk meningkatkan produktivitas yang lebih baik dan dapat memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Ketika dikelola secara efektif, mereka dapat menyelamatkan bisnis/organisasi dari kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku dan implikasi pada aspek keamanan, serta menghindari sumber daya yang terbuang dan ancaman terhadap bisnis/organisasi.
Meskipun manfaatnya dapat dinikmati secara umum, tidak semua sistem manajemen dokumen diciptakan sama. Sangat penting untuk mengetahui permasalahan spesifik yang dihadapi oleh bisnis/organisasi, tujuan, dan rencana strategisnya. Dengan begitu, bisnis/organisasi dapat mencari fitur yang tepat seperti yang dibutuhkan, yang pada akhirnya, dapat memenuhi persyaratan dari bisnis/organisasi.
Bagaimana? apa sudah ada gambaran tentang aplikasi Document Management System *DMS) ?
atau bisa lebih jelasnya tentang aplikasi Document Management System (DMS), silakan klik disini
tim kami akan senantiasa membantu Anda
Terima kasih dan semoga bermanfaat
