integrasolusi.com – Alur persetujuan dokumen atau flow dokumen merupakan serangkaian langkah-langkah atau proses yang menggambarkan perjalanan dokumen dari awal pembuatan hingga akhir proses. Di akhir proses, dokumen umumnya mendapatkan persetujuan dari pimpinan atau atasan dan kemudian didistribusikan ke tim terkait.
Dalam proses penandatanganan dokumen, setiap perusahaan atau instansi memiliki alur yang berbeda. Adakalanya suatu dokumen hanya membutuhkan tanda-tangan satu atasan, tetapi tidak sedikit pula verifikasi dokumen harus dilakukan berjenjang.
Nah, proses tanda tangan berjenjang inilah yang membuat administrasi birokrasi perkantoran memakan waktu lama, bahkan sampai berhari-hari, dikarenakan mobilitas atasan. Jadi, apa saja tahapan flow dokumen atau alur persetujuan dokumen dan bagaimana agar alur administrasi ini jadi lebih efisien?
Isi Artikel
Pengertian dan Tujuan Flow Dokumen
Flow dokumen atau alur persetujuan dokumen adalah arus atau jalur yang dilalui dokumen. Flow dokumen menunjukkan bagaimana dokumen bergerak melalui beberapa tahapan, siapa saja yang bertanggung jawab dalam setiap tahap, dan progres di tiap-tiap tahap.
Setiap perusahaan atau organisasi memiliki alur tanda tangan dokumen yang tidak sama. Tahapan-tahapan dari alur ini mencakup pembuatan, pengeditan, peninjauan, persetujuan, penandatanganan, dan distribusi.
Tiap-tiap tahap menunjukkan tugas atau tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh departemen atau tim yang terlibat. Dengan adanya alur yang baik dan jelas, perusahaan atau lembaga dapat memastikan bahwa proses dokumen bergerak dengan efektif dan efisien.
Hal ini mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti keterlambatan atau kehilangan dokumen, dokumen tidak memuat informasi yang valid dan akurat, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang ada.
Alur Persetujuan Dokumen
Walaupun flow dokumen berbeda-beda di tiap perusahaan dan instansi, secara umum alur verifikasi dan penandatanganan dokumen adalah sebagai berikut:
Pembuatan Dokumen
Tahap pertama dari flow dokumen tentu saja adalah proses pembuatan dokumen itu sendiri. Pembuatan dokumen mengacu pada aktivitas atau kegiatan menulis dokumen baik secara manual maupun digital.
Dokumen yang dimaksud bisa berupa surat penawaran, kontrak, laporan, surat pengantar, dan sebagainya. Pembuatan dokumen dimaksudkan untuk menyampaikan informasi, data, atau pesan secara terstruktur.
Dalam membuat dokumen, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Dokumen yang baik harus menggunakan pemilihan bahasa yang jelas, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele.
Pastikan juga format dokumen sudah sesuai dengan fungsi dan tujuan surat. Apabila dokumen termasuk dokumen formal atau dinas, pastikan dokumen terlihat profesional. Sebelum meneruskan dokumen atau surat ke tahap selanjutnya, pastikan membaca dan memeriksa kembali.
Peninjauan Awal
Tahap selanjutnya adalah dokumen diperiksa oleh pengawas dari departemen terkait. Pengawas bertanggung jawab mengecek dan memastikan keakuratan dan kelengkapan informasi di dalamnya.
Apabila terdapat kekurangan atau hal yang harus diubah, pengawas akan memberikan masukan atau saran untuk memperbaiki dokumen. Pihak yang ditunjuk untuk peninjauan awal ini biasanya memiliki keahlian yang relevan terkait isi dokumen.
Persetujuan Pertama
Setelah dokumen selesai direvisi atau lolos dari peninjauan awal, selanjutnya dokumen diteruskan ke tim atau atasan yang memiliki otoritas lebih untuk memberikan persetujuan awal.
Pihak yang berwenang memberikan persetujuan awal ini wajib mengevaluasi dokumen secara koheren sebelum memberikan persetujuan atau penolakan awal.
Mereka juga harus memutuskan apakah dokumen sudah memenuhi persyaratan yang berlaku. Apabila dokumen sudah benar dan sesuai, maka persetujuan awal diberikan.
Revisi Dokumen
Revisi atau koreksi harus dilakukan apabila persetujuan awal tidak diberikan. Di tahap ini, tim pembuat dokumen bisa melakukan revisi berdasarkan saran dan masukan yang diterima dari peninjau saat proses persetujuan awal.
Persetujuan Selanjutnya
Setelah proses revisi selesai dan persetujuan awal sudah diterima, dokumen diteruskan ke pihak berikutnya. Pihak ini juga memiliki kuasa untuk memberikan persetujuan.
Tergantung dari fungsi dan pentingnya dokumen, proses persetujuan ini bisa saja melibatkan beberapa tingkat persetujuan. Di tahap tanda tangan dokumen berjenjang inilah yang biasanya memakan waktu cukup lama.
Validasi dan Tanda Tangan
Setelah proses persetujuan di beberapa lapis telah selesai, selanjutnya adalah proses validasi dan tanda tangan. Di tahap ini, semua pihak yang terlibat sudah mengetahui dan menyetujui dokumen tersebut.
Dokumen akan ditandatangani baik secara fisik ataupun elektronik, tergantung kebijakan dari perusahaan atau instansi.
Penyebaran dan Implementasi
Setelah dokumen lengkap dengan tanda tangan pimpinan yang berwenang, dokumen akan didistribusikan ke bagian-bagian terkait. Apabila dokumen berisi perintah atau petunjuk-petunjuk yang harus dilakukan oleh karyawan, implementasi perlu dilakukan.
Penyimpanan
Selain mendistribusikan dokumen, dokumen juga harus disimpan dengan baik dan sistematis untuk keperluan di kemudian hari. Beberapa dokumen membutuhkan pembaruan. Oleh karena itu, tata kelola dokumen sangat penting.
Tahap penyimpanan dokumen bisa dilakukan dengan beberapa cara, seperti menggunakan sistem manajemen dokumen, penyimpanan secara digital, menggunakan repositori dokumen, atau disimpan di platform kolaborasi.
Aplikasi Flow Dokumen
Saat ini, flow dokumen atau alur persetujuan dokumen bisa dilakukan melalui aplikasi yang disebut aplikasi flow dokumen. Aplikasi ini merupakan perangkat lunak yang didesain untuk mengelola dan memudahkan proses validasi dokumen dalam perusahaan maupun organisasi.
Tujuan dari aplikasi flow dokumen adalah membuat proses persetujuan dokumen menjadi lebih efisien dan cepat. Dibandingkan dengan proses meminta persetujuan secara manual, menggunakan aplikasi ini mampu mengurangi kesalahan.
Aplikasi persetujuan dokumen biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur andalan seperti pembuatan workflow, notifikasi atau pengingat, kolaborasi dan komentar, serta pelacakan dokumen maupun audit.
Selain membuat alur persetujuan dokumen jadi lebih mudah dan cepat, aplikasi ini juga mengurangi keterlambatan hingga kehilangan dokumen. Adanya fitur notifikasi dan kolaborasi meningkatkan transparansi dan akurasi dalam proses verifikasi dokumen.
E-Office dan A-TTAP, Solusi untuk Permudah Dokumen Flow
Nah, apabila Anda mencari aplikasi yang bisa membantu Anda dan tim di perusahaan atau organisasi dalam hal persetujuan berjenjang, e-Office dan A-TTAP dari inOffice solusinya.
Apa sih E-Office dan A-TTAP? Keduanya merupakan aplikasi teknologi informasi yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi guna membantu perusahaan dan organisasi dalam hal manajemen persuratan, proses birokrasi, sistem manajemen dokumen, keamanan informasi, dan masih banyak lagi.
E-Office merupakan aplikasi yang membantu administrasi dokumen dan surat serta menunjang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE). Di aplikasi ini, Anda dapat me-monitoring surat dan disposisi, tidak perlu pusing soal penomoran surat, dan mengakses melalui ponsel pintar.
A-TTAP atau Aplikasi Tanda Anti Palsu merupakan salah satu modul yang disertakan dalam aplikasi E-Office dengan fitur tanda tangan berbentuk QR code dan bisa dibubuhkan secara online. Dengan adanya A-TTAP, proses persetujuan dokumen jadi lebih ringkas dan terhindar dari risiko pemalsuan tanda tangan.
Itu tadi pengertian flow dokumen atau alur persetujuan dokumen dan tahapan-tahapan di dalamnya. Dengan menggunakan aplikasi flow dokumen, alur persetujuan jadi lebih singkat dan proses tracking dokumen jauh lebih mudah.
Untuk tahu lebih lanjut mengenai aplikasi dari inOffice ini, segera hubungi kami.
