integrasolusi.com – Secara sederhana, dapat dijelaskan bahwa nomor surat merupakan susunan angka dan kode yang menjelaskan nomor urut surat, kode surat, serta tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat. Dalam hal ini, setiap instansi dan lembaga memiliki aturan berbeda mengenai kode yang digunakan dalam surat. Biasanya, kode surat dibuat berbeda, sesuai kategorinya.
Baca juga: Apa Itu Penomoran Surat dan Pentingnya bagi Sebuah Instansi
Penomoran surat penting sebagai bukti bahwa surat tersebut resmi dikeluarkan lembaga terkait. Di samping itu, nomor surat juga berfungsi memudahkan penyimpanan dan pengarsipan surat. Pertanyaannya, dalam pembuatan nomor surat, bolehkah melakukan backdate atau membuat nomor surat mundur? Berikut penjelasannya.
Isi Artikel
Apa Itu Nomor Surat Mundur?
Dalam kasus tertentu, instansi atau organisasi biasanya melakukan pemberian nomor surat mundur atau backdate. Misalnya, ketika melakukan pengadaan barang atau jasa, perhitungan tanggal pelaksanaan dan turunnya anggaran tidak dapat diprediksi. Hal ini menyebabkan penomoran surat dapat mundur.
Baca juga: Jangan Salah, Begini Peraturan Pemerintah Tentang Penomoran Surat Dinas
Bolehkah Nomor Surat Mundur?
Masing-masing perusahaan, organisasi, maupun lembaga punya aturan yang berbeda mengenai pemberian nomor surat mundur atau backdate. Beberapa mengizinkan dengan mengajukan permohonan backdate sesuai aturan yang berlaku. Ada pula yang tidak mengizinkan karena dikhawatirkan dapat menyebabkan masalah administrasi di masa yang akan datang.
Backdate dan Maladministrasi
Tanpa adanya aturan dan pencatatan yang jelas, praktik backdate dapat masuk dalam kategori maladministrasi karena dianggap sebagai manipulasi data. Praktik backdate juga bisa dianggap sebagai ketidakkompetenan lembaga dalam mengatur persuratan dan kegiatan. Tentunya, hal ini bisa berujung masalah hukum bila terdapat pihak yang merasa dirugikan.
Solusi Nomor Surat Mundur
Setiap lembaga hendaknya memiliki aturan yang ketat dan jelas mengenai sistem backdate untuk kasus-kasus tertentu yang tak terhindarkan. Jika memang harus melakukan backdate, seharusnya ada sistem pencatatan yang jelas mengenai alasan, penyebab, serta pihak yang bertanggung jawab. Tentunya, hal ini berguna untuk menghindari adanya pemalsuan surat.
Baca juga: Mengenal Lebih Jauh Sistem Informasi Persuratan dan Manfaatnya untuk Bisnis
Melalui penjelasan tentang nomor surat mundur atau backdate di atas, dapat disimpulkan bahwa boleh tidaknya praktik ini bergantung pada aturan dan kebijakan masing-masing lembaga atau perusahaan. Namun demikian, praktik backdate yang tidak diatur dengan ketat berpotensi menyebabkan maladministrasi dan manipulasi data yang merugikan. Jika Instansi Anda sering kesusahan dalam penomoran surat silakan hubungi kami.
