integrasolusi.com – Aplikasi dokumen manajemen merupakan perangkat lunak yang disusun dan dirancang untuk membantu menyimpan, mengelola, dan mengorganisir berbagai jenis dokumen digital. Aplikasi dokumen manajemen sering digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan aksesibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keamanan pengelolaan informasi.
Aplikasi pengelolaan dokumen sering disebut juga dengan Document Management System (DMS). Dokumen yang tersimpan di dalam DMS akan disimpan di dalam server atau cloud.
Sebagian perusahaan yang berskala besar dan memiliki tim IT yang kuat memilih menggunakan sistem penyimpanan menggunakan server pribadi, sementara sebagian perusahaan yang mengutamakan efisiensi dan kepraktisan memilih menggunakan penyimpanan cloud.
Berikut beberapa cara memilih aplikasi dokumen manajemen:
Isi Artikel
1. Kebutuhan Perusahaan
Dalam memilih aplikasi dokumen manajemen untuk perusahaan, hal pertama yang penting untuk dipertimbangkan adalah kebutuhan perusahaan. Identifikasi berapa banyak dokumen yang akan dikelola, apa saja jenis dokumennya, dan bagaimana alur pengelolaan dokumen tersebut.
Pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan file atau dokumen di perusahaan Anda dan pastikan bahwa aplikasi tersebut dapat digunakan dengan mudah serta dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen di perusahaan.
2. Jumlah Dokumen yang Perlu Dikelola
Dalam menentukan aplikasi Dokumen Manajemen Sistem (DMS), sesuaikan dengan jumlah dan jenis dokumen yang perlu dikelola. Identifikasi apakah jenis dokumen yang mayoritas dikelola, apakah berupa teks, gambar, atau video.
Pasalnya, jumlah dan jenis dokumen yang dikelola akan memengaruhi kebutuhan penyimpanan DMS. Pastikan ruang penyimpanan DMS yang Anda gunakan cukup untuk pengelolaan dokumen yang Anda miliki.
Makin banyak dokumen yang dikelola dalam DMS, makin kompleks pula tugas-tugas seperti pencarian dan pengindeksan. Selain itu, makin banyak dokumen yang dikelola juga memengaruhi kecepatan akses dan performa aplikasi dokumen manajemen secara keseluruhan.
Jadi, jika Anda berencana akan mengelola banyak dokumen, pastikan aplikasi yang Anda pilih dapat tetap memiliki kinerja yang baik dengan kapasitas penyimpanan yang besar.
3. Jumlah Pengguna
Dalam memilih aplikasi manajemen dokumen, faktor penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah jumlah pengguna. Makin banyak jumlah pengguna, makin besar tekanan pada kinerja sistem aplikasi.
Akibatnya, DMS yang seharusnya cukup efektif dalam pengelolaan sedikit pengguna bisa jadi tidak cukup kuat untuk mengelola jumlah pengguna dalam skala besar.
4. Fitur yang Dibutuhkan
Dalam memilih aplikasi dokumen manajemen, hal yang tidak kalah penting untuk diperhatikan adalah ketersediaan fitur yang Anda butuhkan.
Beberapa fitur penting yang harus ada dalam sebuah aplikasi agar efektif antara lain fitur penyimpanan yang aman, pencarian yang tepat dan cepat, kemampuan berbagi dan kolaborasi, kontrol akses pengguna berdasarkan tugas, integrasi dengan aplikasi atau alat lainnya, dan dukungan untuk berbagai jenis file.
5. Harga
Pertimbangkan biaya secara keseluruhan ketika memilih aplikasi dokumen manajemen, mulai dari biaya awal, biaya pemeliharaan, dan biaya pelatihan. Jangan hanya memilih DMS dengan harga terendah, namun perhatikan pula fitur dan nilai yang diberikan aplikasi tersebut untuk perusahaan Anda.
6. Skalabilitas
Dalam memilih aplikasi dokumen manajemen untuk perusahaan, pertimbangkan potensi pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang. Aplikasi yang Anda pilih harus dapat ditingkatkan dengan mudah sesuai dengan kebutuhan perkembangan perusahaan.
7. Kemudahan Penggunaan
Kemudahan penggunaan atau user friendly merupakan faktor penting dalam memilih aplikasi manajemen dokumen karena dapat memengaruhi efektivitas, efisiensi, dan produktivitas pengguna dalam pengelolaan dokumen.
Dokumen Manajemen Sistem yang mudah digunakan tentu lebih disukai oleh pengguna, dibanding DMS dengan halaman antarmuka yang rumit dan dapat menyebabkan frustrasi. Aplikasi dokumen manajemen dengan halaman antarmuka yang intuitif akan mempercepat dan meningkatkan kinerja pengguna.
Aplikasi dokumen manajemen yang rumit juga dapat meningkatkan risiko kesalahan pengguna. DMS yang mudah digunakan dapat mengurangi risiko kesalahan pengguna, seperti dokumen yang tidak sengaja terhapus atau kesulitan dalam menemukan dokumen.
Jadi, pastikan aplikasi yang Anda pilih memberikan kemudahan bagi pengguna agar menunjang perkembangan perusahaan Anda.
8. Kemampuan Kolaborasi
Aplikasi dokumen manajemen yang mudah digunakan untuk berkolaborasi dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas tim. Kemampuan aplikasi untuk memfasilitasi tim dalam menyimpan, mengedit, dan memberikan dokumen secara bersama dapat membantu tim bekerja lebih efektif dan efisien.
9. Keamanan dan Privasi
Keamanan dan privacy data merupakan aspek penting yang perlu diperhatikan dalam memilih aplikasi manajemen dokumen. Aplikasi tersebut akan menyimpan berbagai data, termasuk data sensitif perusahaan seperti informasi keuangan, data karyawan, dokumen rahasia bisnis dan data penting lainnya.
Keamanan yang kuat penting untuk melindungi berbagai data penting tersebut dari pihak lain.
Aplikasi dokumen manajemen yang aman harus memiliki sistem autentikasi yang kuat untuk memastikan hanya pengguna yang memiliki akses yang dapat menggunakan aplikasi tersebut dan mengakses dokumen sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya.
Aplikasi manajemen dokumen juga harus menggunakan enkripsi data. Hal ini untuk melindungi data saat disimpan atau dipindahkan. Enkripsi data juga dapat melindungi data dari akses ilegal.
Selain itu, fitur yang tidak kalah penting dalam menjaga keamanan data adalah riwayat akses dan revisi. Hal ini penting agar dapat digunakan untuk melacak siapa yang mengakses, mengedit, mengubah, atau membagikan dokumen. DMS yang bagus juga harus dapat melindungi dari serangan siber.
1o. Integrasi dengan Alat atau Perangkat Lain
Dalam memilih aplikasi dokumen manajemen, kemudahan integrasi dengan alat maupun perangkat lain juga penting untuk dipertimbangkan. Hal ini dikarenakan kemudahan integrasi dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja.
Sistem integrasi yang bagus juga dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dalam memindahkan data atau informasi dari satu sistem ke sistem yang lainnya.
Selain itu, integrasi alat atau perangkat lain dengan DMS dapat membantu efisiensi kerja, meningkatkan kolaborasi, menyediakan keterpaduan informasi, serta memudahkan akses data.
11. Kontrak Kerja Sama
Kontrak kerja sama penting dalam memilih dan mengimplementasikan sistem manajemen dokumen karena kedua belah pihak perlu memahami tanggung jawab masing-masing. Kontrak dan pemahaman yang jelas dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahpahaman.
Di dalam kontrak kerja sama juga perlu disepakati jangka waktu, anggaran, ruang lingkup proyek, mekanisme pembayaran dan konsekuensi hukum antara kedua belah pihak. Selain itu, di dalam kontrak kerja sama sebaiknya juga dicantumkan bagaimana langkah penyelesaian jika terjadi sengketa dan pemutusan hubungan.
Dalam konteks memilih Dokumen Manajemen Sistem (DMS) kontrak kerja sama harus disepakati di awal agar pelaksanaan bisa berjalan lancar sesuai harapan, serta melindungi hak dan kewajiban kedua belah pihak.
Memilih aplikasi dokumen manajemen yang bagus dan mudah digunakan dapat membantu Anda mengelola dokumen yang efektif, meningkatkan produktivitas tim, dan meningkatkan efisiensi kerja secara keseluruhan. Demikian ulasan tentang cara memilih aplikasi dokumen manajemen, semoga bermanfaat.
