integrasolusi.com –  Sekarang ini kita sedang berada dalam  kondisi dimana semuanya serba digital dan semuanya serba online, yang mana semua informasi bisa diakses kapanpun dan dimanapun berada tanpa ada batasan jarak dan waktu. Kemajuan era digital saat ini juga punya pengaruh yang besar dalam berbagai aktivitas kita sehari-hari, terutama punya pengaruh yang besar dalam aktivitas kerja kita di kantor, kok bisa pengaruhnya besar di bagi kerjaan kantor? Ya jelas sangat besar pengaruhnya, karena dengan sistem digital dapat membantu dan mempermudah kerjaan kita di kantor, apalagi dalam kondisi pandemi yang seperti sekarang ini. Meski sekarang sudah era digital, tapi mayoritas perkantoran masih saja kewalahan dengan berkas-berkas kerjaan yang mereka miliki, apalagi berkas-berkasnya dalam jumlah banyak, tentunya menjadi kendala tersendiri dalam menjalankan aktivitas perkantorannya dan menjadi salah satu faktor penghambat dalam produktivitasnya. Apakah Anda juga mengalaminya?

Nah oleh karena itu, mulailah dari sekarang untuk menerapkan segala macam aktivitas kantor Anda secara paperless, selain itu era sekarang ini, menuntut orang-orang untuk paperless dalam aktivitasnya demi mengurangi dampak limgkungan dalam penggunaan kertas. Nah berikut ini adalah cara mudah untuk menuju paperless di kantor yang dapat Anda terapkan :

  • Selalu Melakukan Scan Berkas/Dokumen

Ini hal mudah dan awal yang perlu dilakukan agar terbiasa dengan paperless, setiap kali Anda mendapatkan dokumen fisik, pastikan di scan atau di foto dan simpan secara digital di smartphone atau PC/lamptop. Fungsinya agar dokumen/berkas tersebut mudah diakses dimana mana tanpa harus dengan dokumen fisiknya, sehingga lebih fleksibel.

 

  • Gunakan Versi Digital dari Dokumen/Berkas yang sudah Ada

Setelah Anda punya data dokumen secara digital dari hasil scan sebelumnya, pastikan kita menggunakannya juga pada aktivitas lainnya. Ganti berkas-berkas dokumen Anda yang ada dengan dokumen-dokumen digital yang sudah tersedia, selain dari itu, mengganti versi ke digital juga menjadikan dokumen tersebut lebih mudah diolah, diedit, dan diakses

 

  • Optimalkan Penyimpanan dan File Sharing

Ini juga perlu dilakukan agar Anda terbiasa dengan paperless pada setiap aktivitas kerja.  Semua dokumen digital yang telah kita scan pastinya membutuhkan ruang penyimpanan digital yang lebih besar. Yaitu dengan mengganti penyimpannan dokumen di lemari arsip, bisa kita pindah ke penyimpanan digital di PC/laptop Anda. Atau bisa juga melakukan penyimpana dokumen digital pada sistem penyimpanan Cloud yang banyak tersedia saat ini, disamping lebih aman, juga mudah di akses kapanpun dan dimanapun.

 

  • Selalu Minta Versi Digitalnya

ini maksudnya adalah, apabila Anda menerima dokumen/berkas dari rekanan atau tim kerja yang lain, usahakan minta juga versi digitalnya. gunanya agar nanti kedepannya Anda dapat dengan mudah mengakses dokumen digital tersebut, tanpa harus melakukan scan atau membanwa dokumen fisiknya kemana-mana. Dan lama-lama akan terbiasa dengan kegiatan paperless ini, dan mendapatkan benefitnya.

 

  • Gunakan Aplikasi Pendukung Paperless

Apa maksudnya ini? Ya maksudnya adalah manfaatkan aplikasi-aplikasi pendukung paperless yang tersedia saat ini demi memudahkan pekerjaan Anda. Seperti aplikasi integraOffice yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan IT yang berpengalaman membantu solusi IT di beberapa Kementrian dan BUMN, Pemprov, Universitas, Swasta dan masih banyak lagi yang lainnya.

Apa saja aplikasi integraOffice yang dapat membantu paperless di kantor Anda? Salah satunya adalah integraOffice Persuratan dan integraOffice Cloud yang sangat membantu dalam mempermudah aktivitas surat-menyurat dan disposisi. Serta mempermudah tracking surat, penomoran surat otomatis, mudah diakses kapanpun dan dimanapun, dan telah di support dalam web base dan mobile application (Android dan iOS).

Selain itu ada juga integraOffice DMS yang dapat membantu kantor Anda, dalam mengelola semua dokumen secara digital. Selain itu adanya pembagian hak akses dan file sharing dokumen yang memudahkan kolaborasi kerja antar tim Anda dimanapun dan kapanpun. Serta yang pasti aman, karena semua  pengguna yang akan mengunduh dokumen harus ada permission dari pemilik dokumen serta tudak usah khawatir akan kebocoran data, karena semua dokumen yang terunduh dilengkapi watermark tentang informasi dokumennya.

 

 

Informasi di atas hanya sebagian saja dari berbagai macam cara untuk paperless di kantor Anda. Mungkin Andapun punya cara tersendiri dalam implementasinya. Namun dari pada Anda membaca beberapa cara di atas, mengapa Anda tidak langsung saja mencari tahu tentang integraOffice?

Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi kami