integrasolusi.com – Mendengar istilah persuratan dan disposisi, tentunya tidak terlepas dari kegiatan perkantoran Anda sehari-hari. Bagaimana tidak, kegiatan perkantoran pasti akan berhubungan dengan pengelolaan surat-menyurat dan tentu pula ada aktivitas disposisi dari level pimpinan terkait surat-menyurat tersebut.
Namun seperti yang Anda ketahui saat ini, mayoritas seringkali ditemui masalah-masalah klasik dalam proses surat-menyurat dan disposisi, yang tentunya bisa menghambat aktivitas lainnya. Biasanya masalah-masalah yang muncul akibat hal-hal kecil dalam proses jalannya surat-menyurat dan disposisi, misalnya saja ; lambatnya surat masuk yang diterima pimpinan, proses disposisi terhambat karena mobilitas pimpinan yang tinggi, sulitnya melacak atau tracking surat dan disposisi yang ada, atau bahkan bisa karena kendala ruang dan waktu lainnya, seperti adanya long weekend, libur/cuti atau kebijakan bekerja dari rumah (WFH) hingga susah dalam melakukan aktivitas persuratan dan disposisi.
Bisa Anda bayangkan, bagaimana hal-hal kecil seperti disebutkan di atas, bisa mempengaruhi aktivitas kerja lainnya di kantor, dan bahkan bisa menurunkan secara drastis produktivitas kerja Anda, karena nilai kurang efektif dan efisien. Lantas bagaimana solusinya ?
Solusinya sebenarnya cukup simpel, pastikan Anda mengikuti perkembangan teknologi saat ini, banyak teknologi-teknologi baru yang muncul saat ini, tinggal Anda memanfaatkan teknologi mana yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.
Kalau dilihat dari kebutuhan Anda dalam menyelesaikan masalah surat-menyurat dan disposisi, Anda bisa menggunakan teknologi sistem Digital Office atau biasa dikenal dengan sebutan sistem aplikasi E-Office persuratan. Sistem aplikasi E-Office ini bisa membantu Anda dalam menghindari masalah surat-menyurat dan disposisi. Dijamin !
Mengapa E-Office? Karena aplikasi E-Office ini dapat mengelola proses persuratan dan disposisi Anda secara otomatis dan tersistem serta CEPAT dan MUDAH, Anda tidak perlu bersusah payah lagi dan repot-repot dalam urusan surat-menyurat dan disposisi. Anda bisa memanfaatkannya sesuai kebutuhan Anda, apakah cukup dengan website persuratan (E-Office versi web) saja, atau sampai dengan E-Office versi aplikasi mobile ( Android dan iOS). Fleksibel bukan !
Selain cepat dan mudah, ada beberapa benefit yang akan Anda dapatkan apabila menggunakan aplikasi E-Office atau sistem persuratan, diantaranya adalah :
- Surat dijamin aman : Karena semua sudah dilakukan secara elektronik dan secara digital serta disimpan di server yang terjaga keamanannya, maka kita tidak perlu kuatir akan kehilangan surat, dan dapat memudahkan kita dalam melacak/tracking semua surat yang ada, sehingga lebih efektif dan efisien.
- Disposisi dimana saja kapan saja : Dengan menerapkan aplikasi E-Office sistem persuratan, pimpinan dapat secara real-time melakukan disposisi atas surat yang masuk, terutama apabila menggunakan E-Office versi mobile application, yang langsung dapat dillakukan melalui smartphone masing-masing, selain itu juga pimpinan dapat mengetahui sejauh mana pelaksanaan disposisinya atau dengan kata lain memudahkan tracking disposisinya melalui aplikasi.
- Koordinasi lebih mudah dan efektif : Dengan adanya aplikasi E-Office sistem persuratan ini, informasi dan disposisi yang masuk/diterima akan secara cepat dan tepat diterima, sehingga staf menjadi lebih mudah dalam berkoordinasi dengan bagian/unit lain dalam proses pelaksanaan disposisi dan proses persuratan yang ada. Sehingga meminimalkan miskomunikasi antar bagian/unit
- Hemat anggaran : Dengan menerapkan aplikasi E-Office sistem persuratan ini, salah satu dampaknya yang begitu dirasakan adalah kita bisa melakukan penghematan anggaran belanja kertas dan tinta, karena semua sudah dilakukan secara digtial pada aplikasi E-Office atau dengan kata lain paperless, dan pastinya mendukung program pemerintah dalam pengurangan penggunaan kertas atau lebih dikenal dengan “ Go Paperless”
- Tidak perlu ruang penyimpanan : Dengan menerapkan aplikasi E-Office sistem persuratan ini, kita tidak perlu menyiapkan ruang atau gedung khusus untuk menyimpan dokumen surat, karena semua dokumen surat sudah tersimpan secara digital, selain itu karena serba digital, tidak ada lagi berkas yang menumpuk dan bahkan tercecer di meja kerja yang membuat kita kurang nyaman dalam bekerja. Sehingga kita bekerjapun dengan nyaman dan kinerja kita dapat meningkat.
Bagaimana ? Itu hanya beberapa saja benefit dari penggunaan E-Office sistem persuratan, yang sebenarnya masih banyak lagi yang dapat Anda rasakan. Dengan sistem E-Office sistem persuratan, Anda sudah berhasil menemukan solusi Cara Tercepat, Termudah, Kirim Surat dan Disposisi, DIJAMIN !
Tunggu apalagi ! segera kunjungi kamiatau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut !
atau ada kebutuhan IT lainnya, bisa klik di sini.
Semoga bermanfaat
