integrasolusi.com – Dokumen perusahaan atau organisasi menjadi aset yang bernilai tinggi. Karenanya, itu harus dikelola secara baik dan optimal. Apalagi, jika suatu dokumen memuat informasi yang sensitif, maka segi keamanannya tentu harus dipertimbangkan dengan serius.
Proses verifikasi menjadi langkah dasar yang akan melindungi pemakaian dan pelaksanaan dokumen tersebut. Apa itu verifikasi dokumen dan bagaimana cara kerjanya?
Isi Artikel
Pengertian Verifikasi Dokumen
Verifikasi dokumen atau approval dokumen adalah upaya atau kegiatan yang dilakukan untuk memastikan keaslian, keautentikan, dan keabsahan suatu dokumen. Tahapan ini harus dilakukan guna mencegah pemalsuan dokumen dan memastikan semua informasi yang termuat di dalam dokumen valid dan akurat.
Dokumen palsu tentu akan menimbulkan risiko fatal di kemudian hari. Karena itulah, perusahaan atau organisasi harus memastikan dokumen asli, legal, dan sah melalui proses verifikasi tadi.
Cara Kerja Approval Dokumen
Verifikasi dokumen bisa berupa verifikasi dokumen fisik maupun digital. Secara umum, cara kerjanya adalah sebagai berikut:
- Memastikan keaslian fisik dokumen, seperti tanda tangan basah atau stempel. Verifikasi mendalam bisa dilakukan dengan alat pendeteksi seperti pemindai sinar ultraviolet atau infra merah.
- Banyak dokumen resmi dan rahasia memiliki elemen keamanan tambahan, misalnya stempel emboss, hologram, atau tinta khusus.
- Berikutnya adalah membandingkan informasi pada dokumen dengan sumber data yang dapat dipercaya. Misalnya, mencocokkan nomor referensi suatu lembaga pemerintahan dengan basis data pemerintahan.
- Apabila dokumen berhasil diverifikasi, maka dokumen tadi dapat menjadi bukti dengan informasi yang benar.
Persetujuan Dokumen Online
Bagaimana dengan persetujuan dokumen online? Persetujuan dokumen online adalah upaya memverifikasi dokumen secara online atau menggunakan metode elektronik.
Persetujuan ini bisa dilakukan dengan beberapa cara, antara lain e-Signature atau Tanda Tangan Elektronik dan Sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management System/EDMS).
Kedua cara tadi bisa Anda dapatkan melalui dua aplikasi unggulan dari inOffice, yaitu Aplikasi Tanda Tangan Anti Palsu (A-TTAP) dan Document Management System.
Secara sederhana, A-TTAP merupakan Aplikasi E-Office Persuratan dengan fitur tanda tangan online berupa QR Code anti pemalsuan.
Sementara itu, Document Management System adalah aplikasi manajemen dokumen untuk pengelolaan dokumen secara otomatis dan mengontrol akses terhadap aktivitas dokumen.
Untuk kepentingan verifikasi dokumen dan kebutuhan teknologi informasi lainnya, silakan konsultasikan dengan kami.
