integrasolusi.com – Agar manajemen dan administrasi kantor berjalan dengan baik dan lancar, tentunya dibutuhkan tata kelola dokumen, arsip, dan rekod yang tepat. Untuk tahu perbedaan antara dokumen dan kearsipan dan rekod, berikut penjelasan lengkapnya. Mari disimak!
Isi Artikel
Dokumen
Dokumen berasal dari kata “Docere” dari Bahasa Latin yang berarti mengajar. Secara sederhana, dokumen dapat diartikan sebagai benda yang memiliki tulisan, angka, simbol, atau gambar dan tercetak.
Dokumen memuat informasi dan keterangan yang dapat diakses, digunakan, dan disebarkan. Dokumen berfungsi sebagai alat bukti suatu keterangan dan sebagai alternatif penyimpanan.
Arsip
Arsip diambil dari kata Belanda “Archief”, yang berasal dari bahasa Yunani “Archeion” dan Bahasa Latin “Archivum”, yang memiliki arti kantor pemerintah. Secara umum, arsip merupakan rekaman atau catatan dalam bentuk tulisan, angka, atau gambar yang memuat informasi untuk tujuan tertentu.
Menurut fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah rekaman informasi, termasuk data yang tersimpan dalam komputer, sebagai bukti aktivitas tertentu selama jangka waktu tertentu.
Adapun sistem arsip dinamis adalah pembuatan, penggunaan, dan penjagaan, dan pengurangan arsip. Arsip statis adalah rekaman informasi yang tidak dipakai secara langsung dalam perencanaan dan atau pelaksanaan kegiataan administrasi.
Hal ini karena arsip statis memiliki nilai guna kesejarahan. Arsip statis disimpan di Arsip Nasional Daerah atau Arsip Nasional Republik Indonesia.
Rekod
Rekod merupakan informasi terekam yang dibuat, digunakan, dan dikelola oleh sebuah lembaga, institusi, atau organisasi guna merekam seluruh kegiatan bisnis. Rekod disimpan untuk dijadikan bukti transaksi atau kegiatan bisnis.
Kegiatan untuk mengelola rekod dikenal dengan istilah manajemen rekod atau records management. Diperlukan manajemen rekod yang baik agar dokumentasi informasi suatu lembaga atau perusahaan dapat dicatat dan dikembangkan untuk mendukung transaksi bisnis.
Hubungan Dokumen, Kearsipan, dan Rekod
Dokumen dan kearsipan suatu lembaga atau perusahaan sangat penting sebagai catatan, bukti, dan rekam aktivitas bisnis. Dokumen dan kearsipan juga akan mendukung penguatan sistem kearsipan berlandaskan Teknologi dan Informatika.
Lebih lanjut, record management atau manajemen rekod mampu memberikan kendali pada proses pengelolaan informasi untuk menciptakan perencanaan, kebijakan, dan kepemimpinan yang lebih kuat.
Perbedaan Dokumen, Arsip, dan Rekod
Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa dokumen merupakan bagian dari arsip. Hanya saja, tidak semua dokumen merupakan arsip, sedangkan semua arsip adalah dokumen.
Begitu pula dengan rekod. Semua rekod merupakan arsip yang masih digunakan. Karena itulah rekod juga dikenal sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga, atau perusahaan. Namun, tidak semua arsip adalah rekod, misalnya saja arsip statis.
Itu tadi pengertian dan hubungan antara dokumen dan kearsipan serta sistem kearsipan. Kini, menggunakan aplikasi untuk seluruh tata kelola administrasi dan surat menyurat perusahaan/instansi adalah solusi terbaik.
Dengan e-Office dari integraOffice, Anda akan memperoleh segala kemudahan mulai dari aplikasi persuratan online atau e-Office, Document Management System, absensi, hingga IT Master Plan Services. Info lebih lengkap, langsung hubungi integraOffice melalui Whatsapp di sini.
