Jangan Salah, Begini Peraturan Pemerintah Tentang Penomoran Surat Dinas

integrasolusi.com – Surat-menyurat merupakan salah satu hal penting dalam tata laksana pemerintahan. Ada banyak pihak yang harus dihubungi baik internal maupun eksternal. Karena itu, sangat penting mengetahui Peraturan Pemerintah tentang penomoran surat dinas agar tidak keliru. 

Peraturan Pemerintah (PP) Tentang Penomoran Surat Dinas

PP tentang penomoran surat dinas tertuang dalam Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) Republik Indonesia (RI) tahun 2012. 

A. Berdasarkan aturan tersebut, diketahui susunan nomor surat dinas dibedakan atas 2, yakni: 

1. Surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri/Pimpinan Instansi memiliki sebagai berikut: 

1. Kode derajat pengamanan Surat Dinas. 
2. Nomor naskah surat (nomor urut dalam satu tahun takwim). 
3. Singkatan nama jabatan. 
4. Kode klasifikasi arsip. 
5. Bulan terbitnya surat. 
6. Tahun penerbitan surat. 

B. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tentang penomoran surat dinas maka Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat di bawah Menteri/ Pimpinan Instansi memiliki susunan sebagai berikut: 

1. Kode derajat pengamanan Surat Dinas. 
2. Nomor naskah surat (nomor urut dalam satu tahun takwim). 
3. Singkatan/akronim instansi. 
4. Singkatan/akronim satuan organisasi/unit kerja pemrakarsa surat. 
5. Kode klasifikasi arsip. 
6. Bulan surat dinas diterbitkan. 
7. Tahun penerbitan surat. 

Baca juga: Anti Ribet, Buat Penomoran Otomatis dengan Aplikasi Nomor Surat

Aturan Umum Penulisan Surat Dinas

Selain aturan mengenai nomor surat, PP tentang penomoran surat dinas juga mengatur beberapa hal umum tentang isi surat dinas. Beberapa di antaranya yakni: 

1. Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari kop surat, nomor, sifat lampiran, perhial, serta tempat dan tanggal pembuatan surat. Jangan lupa sematkan kata Yang Terhormat atau yang biasa ditulis Yth. Kemudian di bawah hal tersebut, ditulis nama jabatan dan tujuan pengiriman. Selanjutnya alamat ditulis di bawah kata Yth. 

2. Batang tubuh

Dalam batang tubuh surat dinas terdiri atas kalimat pembuka, isi, dan penutup.

3. Kaki

Pada bagian kaki surat dinas, harus disertakan nama jabatan, tanda tangan pejabat, serta nama lengkap pejabat atau orang yang menandatangani surat. Bila ada tembusan, biasanya berada di bagian akhir surat dengan tujuan nama jabatan pejabat penerima. 

Peraturan Pemerintah tentang penomoran surat dinas ini wajib menjadi acuan setiap instansi pemerintah dalam penyusunan surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah proses pengarsipan. Jika Anda membutuhkan aplikasi penomoran surat silakan hubungi kami.