integrasolusi.com – Sistem administrasi yang baik menjadi aspek penting dalam setiap perkantoran. Salah satu bentuk penerapannya adalah lewat aturan penomoran surat keluar dengan benar. Dalam aturan tersebut, Anda perlu memperhatikan berbagai komponen, termasuk di antaranya adalah nomor urut surat.
Nomor urut surat merupakan informasi penting dalam sistem administrasi perkantoran. Keberadaan nomor ini merupakan indikasi seberapa banyak surat keluar yang telah ditulis oleh sebuah instansi. Anda pun harus menuliskannya dengan benar, sehingga setiap surat bisa disusun secara berurutan sesuai dengan tanggal pembuatannya.
Isi Artikel
Kapan Nomor Surat Berubah?
Mengingat pentingnya penyusunan nomor urut surat dengan benar, Anda perlu tahu kapan perlu ada perubahan nomor surat. Ada 2 situasi yang mengharuskan perubahan nomor surat, yaitu:
1. Ada Surat Keluar Baru
Setiap surat keluar harus Anda catat dengan benar. Salah satu cara pencatatan surat keluar dapat Anda lakukan dengan mengubah nomor urut surat. Contohnya adalah ketika Anda menjumpai nomor surat 12.010/DP-KM/XII/2022.
Angka 010 pada nomor surat tersebut merupakan penunjuk nomor urut surat. Artinya, surat tersebut adalah surat keluar kesepuluh yang telah dibuat oleh instansi. Kalau ada surat keluar yang baru, maka surat tersebut harus mempunyai nomor urut 011.
2. Terjadi Pergantian Tahun
Selanjutnya, aturan terkait kapan nomor surat berubah adalah ketika terjadi pergantian tahun. Setiap awal tahun, sebuah instansi atau perusahaan memulai sistem pencatatan administrasi surat dari nol. Maka, surat pertama yang mereka keluarkan pada awal tahun mempunyai nomor urut 001.
Kalau merujuk pada nomor surat yang sebelumnya, maka cara penulisannya adalah sebagai berikut: 12.001/DP-KM/I/2023. Dari penomoran tersebut, Anda bisa tahu kalau surat itu adalah surat pertama yang dibuat instansi pada bulan Januari tahun 2023.
Baca juga: Anti Ribet, Buat Penomoran Otomatis dengan Aplikasi Nomor Surat
Nah, itulah aturan penomoran surat dinas yang penting untuk Anda pahami. Anda perlu teliti untuk melakukan pencatatan biar tidak terjadi kesalahan. Kabar baiknya, saat ini ada cara lebih mudah yang memungkinkan Anda untuk melakukan penomoran surat secara otomatis.
Baca juga: Cara Membuat Nomor Surat Dinas dengan Mudah dan Praktis
Solusi tersebut adalah dengan memanfaatkan aplikasi manajemen persuratan inOffice. Lewat fitur penomoran otomatis, Anda tak perlu khawatir ada surat yang mempunyai nomor ganda. Selain itu, ada banyak fitur penting lain yang bisa Anda dapatkan dari aplikasi ini. Silakan hubungi kami.
