integrasolusi.com – Pengarsipan merupakan proses pengelolaan dan penyimpanan arsip dengan aman dalam jangka panjang. Menurut ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), arsip adalah semua jenis kertas, dokumen, naskah, foto, rekaman suara hingga peta dan bagan. Arsip sendiri terdiri dari berbagai macam. Simak detailnya dalam poin-poin berikut ini!
Isi Artikel
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuknya
Berdasarkan bentuknya, arsip terbagi menjadi dua yakni yang berbentuk lembaran dan tidak berbentuk lembaran.
- Arsip berbentuk lembaran contohnya adalah surat, sertifikat tanah, laporan, surat kontrak, SK pendirian bangunan, cek, foto dan lain sebagainya
- Arsip yang berbentuk bukan lembaran misalnya video kaset, rekaman yang ada dalam pita kaset, hard disk, flash disk, disket komputer dan lain sebagainya.
Baca juga: Sistem Penyimpanan Arsip Perusahaan
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Isi atau Subjeknya
Berdasarkan isinya, arsip terbagi ke dalam 4 jenis yakni:
- Arsip keuangan. Seperti namanya, arsip ini berisi hal-hal yang berkaitan dengan keuangan misalnya daftar gaji, laporan keuangan perusahaan, bukti pembayaran, bukti pembelian hingga surat perintah bayar
- Arsip kepegawaian berisi hal-hal yang berkaitan dengan kepegawaian misalnya surat pengangkatan, daftar riwayat hidup karyawan, surat lamaran dan lain sebagainya
- Arsip pemasaran. Arsip pemasaran berisi berbagai informasi seputar aktivitas niaga atau perdagangan misalnya surat penawaran, daftar harga, surat perjanjian penjualan, surat pesanan dan lain sebagainya
- Daftar pendidikan. Daftar pendidikan bisa berupa rapor siswa, transkrip mahasiswa, satuan pelajaran, kurikulum dan lain sebagainya.
Baca juga: Ini Akibat Arsip Tidak Disimpan dengan Baik, Rugi Besar!
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Keasliannya
Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan menjadi 3 macam yakni:
- Arsip asli yang langsung dicetak dan mendapatkan bukti legalisasi baik stempel atau tanda tangan yang merupakan dokumen utama
- Arsip salinan. Arsip salinan dibuat pada waktu yang berbeda dengan dokumen asli, tapi isinya sesuai dengan dokumen asli/arsip asli
- Arsip tembusan. Arsip tembusan merupakan dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang proses pembuatannya berbarengan dengan dokumen asli tapi ditujukan kepada pihak selain penerima utama dari dokumen asli.
Selain beberapa jenis arsip di atas, arsip surat atau arsip dokumen juga dibedakan berdasarkan pemiliknya. Ada arsip milik pemerintah dan ada arsip milik swasta.
Baca juga: Cara Pengamanan Arsip yang Paling Tepat di Era Digital
Itu dia penjelasan ringkas mengenai macam-macam bentuk arsip. Untuk proses pengarsipan yang lebih mudah dan praktis di perusahaan Anda, pastikan Anda menggunakan aplikasi dari PT Integra Teknologi Solusi. Konsultasikan kebutuhan Anda pada kami sekarang juga!
