integrasolusi.com – Dokumen merupakan bagian penting dari sebuah organisasi. Tidak hanya menyimpan informasi tentang bagaimana mereka beroperasi, dokumen juga dihasilkan dalam setiap kegiatan pengelolaan bisnis atau lembaga. Untuk lebih memahaminya, mari kita bahas manfaat manajemen dokumen berikut ini.
Isi Artikel
Pilar Manajemen Dokumen
Sebelum membahas tentang apa saja manfaat manajemen dokumen, kita perlu tahu bahwa sistem manajemen yang baik harus memenuhi 4 pilar utama. Adapun pilar manajemen dokumen adalah:
1. Creation
Sistem manajemen harus mampu mendukung proses pembuatan dokumen digital secara lebih efektif dan efisien. Inilah mengapa aplikasi manajemen dokumen biasanya didukung fitur yang dapat membantu kita membuat atau mendigitalisasi dokumen.
2. Storage
Sistem manajemen dokumen wajib dilengkapi kemampuan untuk membantu penyimpanan dokumen secara lebih optimal. Hal ini biasanya didukung dengan kapasitas penyimpanan di aplikasi sistem manajemen dokumen yang memadai.
3. Managing
Sistem manajemen diupayakan bisa mendukung pengelolaan bisnis secara efektif. Inilah mengapa, aplikasi sistem manajemen dokumen biasanya dilengkapi dengan fitur seperti user access atau keyword based searching.
4. Protection
Sistem manajemen yang tepat harus mampu memproteksi segala risiko kehilangan dan kerusakan dokumen. Dalam hal ini, tidak heran apabila aplikasi sistem manajemen dokumen dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi.
Baca juga: Ini Dia Cara Mengelola Dokumen yang Baik dan Benar
Manfaat Manajemen Dokumen
Secara spesifik, pengelolaan dokumen dalam sebuah organisasi memiliki beberapa manfaat. Di antaranya:
1. Peningkatan Produktivitas Bisnis
Dalam menjalankan sebuah organisasi baik itu lembaga atau perusahaan, pekerja perlu mengakses berbagai informasi pendukung secara cepat. Dengan adanya dokumentasi dan sistem pengarsipan digital, hal ini bisa diwujudkan.
2. Menghemat Biaya Operasional
Penggunaan sistem manajemen dokumen yang baik juga dapat menghemat biaya operasional. Apalagi jika menggunakan sistem pengelolaan dokumen manual dengan kebutuhan ruang penyimpanan dan alat yang ekstra. Dengan teknologi manajemen dokumen, biaya operasional bisa ditekan karena semuanya tersimpan secara digital.
3. Akses Dokumen Lebih Efektif
Manfaat manajemen dokumen selanjutnya adalah akses efektif ke berbagai dokumen yang diperlukan. Dengan adanya sistem yang baik dan didukung teknologi, dokumen dapat diarsipkan secara teratur sehingga ketika dibutuhkan pencariannya tidak makan banyak waktu.
Baca juga: Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Pengelolaan Dokumen Perusahaan?
Bagaimana, tertarik menerapkan sistem manajemen dokumen terstruktur di perusahaan atau lembaga? Pastikan untuk memilih aplikasi manajemen dokumen dengan user interface mudah sehingga sistem dokumentasi di organisasi bisa berjalan dengan baik.
Itulah ulasan tentang manfaat manajemen dokumen yang perlu kita ketahui. Semoga bermanfaat.
