integrasolusi.com – Selama beberapa tahun terakhir, telah terjadi tren di dunia korporat, yakni mengurangi atau bahkan meniadakan penggunaan kertas di tempat kerja alias paperless office.

Kecenderungan menuju paperless ini merupakan hasil dari perkembangan dunia digital dan teknologi yang memungkinkan penerapan sistem manajemen dokumen paperless.

Terlepas dari pengaruhnya, ada berbagai manfaat dengan menjadi paperless, manfaat ini tidak hanya diperuntukkan bagi dunia korporat saja. Instansi pemerintah yang memilih untuk menggunakan sistem paperless ini akan sangat terbantu dalam mengurangi ketergantungan mereka pada dokumen fisik.

Mengapa Harus Segera Paperless?

Selama ratusan tahun, sebagian besar perusahaan atau instansi menggunakan kertas untuk seluruh kegiatan operasionalnya. Mulai dari slip gaji, pembukuan, administrasi, inventaris, hingga pembuatan media promosi. Berdasarkan data Statista, konsumsi kertas dan karton dunia mencapai 408 juta ton pada tahun 2021 silam.

Tingginya konsumsi kertas di dunia ini sejalan dengan tinggi penggunaan sumber daya pembuatan kertas. Jadi, bila tidak segera menjadi paperless, dijamin Anda pasti kewalahan.

 

Cara Mudah Menjadi Paperless di Tempat Kerja

Transisi tempat kerja di perusahaan yang awalnya mengandalkan dokumen fisik menjadi paperless office tentunya akan membutuhkan waktu. Prosesnya harus dilakukan secara bertahap agar karyawan Anda dapat menyesuaikan diri dengan baik. Berikut ini cara mudah melakukannya:

  • Buat dan terapkan kebijakan paperless office.
  • Scan dokumen lama ke dalam bentuk digital untuk mengurangi tumpukan berkas.
  • Manfaatkan penyimpanan dan file sharing.
  • Gunakan aplikasi digital, seperti integraOffice.
  • Beralih ke sistem tanda tangan elektronik menggunakan kode QR/QR Code
  • Rancang sistem pengarsipan dengan mengintegrasikan operasi bisnis Anda di aplikasi digital tersebut.
  • Adakan pelatihan untuk staf.

 

Manfaat Paperless Bagi Instansi/Perusahaan

Meskipun transisi ke paperless office memakan waktu yang lama, perubahan itu sepadan dengan manfaat yang akan Anda dapatkan. Di antaranya:

  • Mengurangi biaya operasional terkait biaya pencetakan, pembelian dan pengelolaan printer, kertas, tinta, mesin fotokopi, dan sejenisnya.
  • Menghemat ruang, karena semua berkas disimpan secara digital.
  • Lebih aman, karena dokumen digital lebih mudah dilacak dan Anda bisa memantau siapa yang memiliki akses ke dokumen tersebut.
  • Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga, staf tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengarsipkan, mengatur, dan mencari dokumen fisik dan dapat dengan mudah mencari dokumen yang mereka cari dalam sistem manajemen digital.
  • Membuat transfer informasi lebih mudah hanya dengan beberapa klik.
  • Lebih ramah lingkungan, karena minimnya penggunaan kertas dan tinta.

Itulah beberapa informasi terkait paperless office. Konsep yang terdengar menarik, bukan? Di zaman yang serba digital seperti sekarang, konsep ini memang patut Anda pertimbangkan untuk diterapkan di instansi/perusahaan karena banyak sekali manfaatnya, baik itu untuk perusahaan sendiri maupun untuk pelanggan.