integrasolusi.com – Pembuatan surat dinas tidak boleh sembarangan. Ketentuan soal ini telah diatur dalam Permendagri No. 78 Tahun 2012 tentang kode surat dinas. Karena itu, klasifikasi kode surat perlu dicermati secara baik agar lebih mudah dalam pengarsipannya.
Untuk itu, mari mengenal lebih jauh tentang kode hingga tata cara penomoran surat dinas berikut ini.
Isi Artikel
Istilah-Istilah dalam Permendagri No. 78 Tahun 2012 yang wajib dipahami para tenaga administrasi
Berikut adalah beberapa istilah dalam Permendagri No. 78 Tahun 2012, yang perlu diketahui oleh tenaga administrasi atau pengelola arsip di lembaga kedinasan.
- Klasifikasi kode surat adalah pengelompokkan naskah atau surat dinas yang dilakukan menurut masalah yang dibahas di dalamnya.
- Arsip dinamis adalah jenis arsip yang disimpan dalam jangka waktu tertentu dan umumnya dipakai secara langsung dalam aktivitas pencipta arsip.
- Arsip inaktif adalah jenis arsip yang frekuensi pemakaiannya sudah berkurang atau bisa jadi tidak lagi dibutuhkan.
- Naskah dinas biasa adalah jenis naskah kedinasan yang sifatnya tidak lagi mengikat.
Baca juga: Anti Ribet, Buat Penomoran Otomatis dengan Aplikasi Nomor Surat
Cara membuat penomoran surat dinas yang benar
Agar lebih jelas, berikut ini format kode surat dinas keluar yang biasa dipakai dalam penomoran surat resmi.
- 01 untuk kode Surat Keputusan (SK)
- 02 untuk kode Surat Undangan (SU)
- 03 untuk kode Surat Permohonan (SPm)
- 04 untuk kode Surat Pemberitahuan (SPb)
- 05 untuk kode Surat Peminjaman (SPp)
- 06 untuk kode Surat Pernyataan (SPn)
- 07 untuk kode Surat Mandat (SM)
- 08 untuk kode Surat Tugas (ST)
- 09 untuk kode Surat Keterangan (SKet)
- 10 untuk kode Surat Rekomendasi (SR)
- 11 untuk kode Surat Balasan (SB)
- 12 untuk kode Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
- 13 untuk kode Sertifikat (SRT)
- 14 untuk kode Perjanjian Kerja (PK)
- 15 untuk kode Surat Pengantar (SPeng)
Bila merujuk pada format kode surat dinas di atas, berikut ini contoh pengaplikasiannya pembuatan nomor surat resmi.
Nomor: 14.011/DP-KM/X/2022
Penjelasan dari penomoran surat dinas tersebut adalah sebagai berikut.
- Kode 14 mengacu pada kode Perjanjian Kerja
- Kode 011 adalah nomor urut surat
- DP-KM merupakan profil instansi (Dinas Pendidikan Kota Malang)
- X mengacu pada bulan pembuatan surat
- 2022 adalah tahun pembuatan surat
Baca juga: Apa Itu Penomoran Surat dan Pentingnya bagi Sebuah Instansi
Dengan menerapkan kode penomoran yang jelas, tentunya klasifikasi kode surat jadi lebih mudah. Namun, bila ingin urusan persuratan jadi lebih simpel, menggunakan aplikasi persuratan online atau E-Office adalah opsi terbaik. E-Office dapat membantu administrasi birokrasi perkantoran serta menunjang sistem pemerintahan berbasis elektronik.
