Konsep surat merupakan salah satu aspek penting yang tidak boleh dilewatkan dalam kaitannya dengan urusan persuratan instansi atau perusahaan. Sebab, menerapkan aspek ini akan membantu mengurangi risiko kekeliruan yang dilakukan perusahaan dalam pendistribusian surat.
Tentunya, setiap perusahaan mempunyai format konsep surat-menyurat yang tidak sama. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan perusahaan tersebut. Lalu, apa sebenarnya konsep persuratan itu dan mengapa hal tersebut penting dalam sistem surat-menyurat di perusahaan?
Isi Artikel
Apa Itu Konsep Surat?
Sistem konsep surat bisa dikatakan sebagai suatu ide penyusunan atau pembuatan sebuah surat sebelum masuk dalam proses penulisan sehingga karyawan yang berada di bagian administrasi tidak harus selalu menyusun rancangan surat dari awal ketika membuat surat.
Melalui lembaran konsep persuratan, sistem surat-menyurat suatu perusahaan tentu menjadi lebih mudah dan cepat ditangani. Tak hanya itu, lembar konsep persuratan tersebut juga membantu bagian administrasi perusahaan dalam membuat isi surat terlihat lebih rapi.
Mengapa Konsep Surat Penting dalam Proses Surat-menyurat?
Beberapa perusahaan, terutama perusahaan dalam skala kecil biasanya membuat surat secara manual. Adanya format konsep surat yang sudah disusun sebelumnya akan memudahkan bagian administrasi untuk langsung mengisi surat sesuai dengan konsep yang sudah dibuat sebelumnya.
Dengan demikian, kegiatan persuratan sudah pasti menjadi lebih efektif dan efisien karena tidak lagi memerlukan banyak waktu dalam proses pembuatan atau penulisan surat. Tak hanya itu, menggunakan sistem konsep surat membuat isi surat menjadi lebih terstruktur dan rapi.
Mengubah Cara Persuratan Manual Menjadi Digital
Membuat format konsep persuratan secara konvensional atau manual akan membuat aktivitas persuratan jadi lebih lambat. Perusahaan perlu melakukan transformasi dengan cara yang lebih canggih dan modern.
Adanya aplikasi konsep surat tak hanya membuat pekerjaan bagian administrasi menjadi lebih mudah dan ringkas. Penggunaan aplikasi tersebut juga tentu saja membuat proses persuratan perusahaan menjadi jauh lebih mudah.
Menggunakan aplikasi persuratan menjadikan konsep persuratan lebih praktis dan mudah dilakukan. Sebab, aplikasi tersebut telah dilengkapi dengan fitur konsep surat-menyurat yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Melalui aplikasi e office, penulisan dan konsep surat yang sebelumnya dilakukan secara konvensional kini telah lebih modern. Tidak lagi perlu menulis tangan yang pastinya menyingkat waktu. Semua aktivitas yang berhubungan dengan konsep surat-menyurat perusahaan pun lebih mudah terselesaikan. Semoga bermanfaat.
