integrasolusi.com – Sobat Office, di era digital seperti sekarang ini, proses surat-menyurat sudah banyak dilakukan secara digital. Proses surat-menyurat seperti ini tentu saja sangat membantu untuk kecepatan birokrasi di instansi atau perusahaan.
Ada banyak tools atau aplikasi yang biasa digunakan untuk proses surat-menyurat atau membuat surat. Alat-alat tersebut tentu saja mempunyai kelebihannya masing-masing.
Salah-satu alat yang paling banyak digunakan dan sudah proven karena alat tersebut memang dikhususkan untuk mengelola surat-menyurat di instansi, perusahaan, atau kampus adalah aplikasi e office.
Nah, untuk mengenal lebih jauh tentang aplikasi e office dan macam-macam aplikasi persuratan lain untuk proses surat-menyurat akan kami ulas lebih lanjut sebagai berikut:
Isi Artikel
Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan atau aplikasi surat menyurat adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu pembuatan, pengelolaan, dan pengiriman surat secara digital. Aplikasi ini menyediakan berbagai template surat yang bisa disesuaikan, memudahkan pengguna dalam membuat surat dengan format dan gaya yang konsisten. Selain itu, aplikasi persuratan sering dilengkapi dengan fitur tambahan seperti integrasi email, pembuatan draf online, integrasi dengan tanda tangan elektronik, serta keamanan data untuk memastikan semua surat tersimpan dengan aman dan mudah diakses.
1. inOffice Persuratan
integraOffice Persuratan adalah aplikasi surat-menyurat digital atau e office yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi. Dengan aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengelola surat-menyurat seperti:
-
- surat masuk, untuk ditindaklanjuti lebih lanjut atau diarsipkan;
- surat keluar, pembuatan draf surat, mengirim surat ke divisi lain secepat kilat;
- disposisi, mendelegasikan atau menerima disposisi dengan cepat dan mudah;
- penomoran otomatis, menghilangkan penomoran ganda;
- tracking surat, mengetahui progres dan keberadaan surat.
Selain itu, di aplikasi e-office ini pengarsipan surat juga lebih mudah karena berkas surat dalam bentuk digital, jika diperlukan suatu waktu, surat dapat dicari dengan mudah.
Aplikasi e surat ini juga mendukung penggunaaan pada perangkat Android dan iOS. Jadi, proses surat-menyurat dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja.
Keunggulan:
-
- Banyak digunakan di Instansi pemerintahan, BUMN, dan Universitas.
- Dapat disesuaikan (custom) dengan tata naskah dinas elektronik pengguna.
- Tersedia platform Web, Android, dan iOS.
- Bisa diintegrasikan dengan tanda tangan elektronik (BSrE, Privy, TekenAja, Peruri).
- Tersedia layanan Cloud
- Pelayanan after sales yang prima.
2. Email
Elektronik mail adalah alat komunikasi berbasis internet yang dapat mengirimkan surat secara elektronik.
Pengertian email menurut Erima Oneta dan Yosep. S, email adalah salah satu fasilitas internet yang begitu populer dan merupakan fasilitas yang paling awal dikembangkan di internet. Melalui email kita bisa menyusun, mengirim, membaca, membalas, serta mengelola pesan secara elektronik, mudah, tepat, cepat, dan aman.
Fungsi:
Pada dasarnya email berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan baik berupa dokumen, foto, atau video.
Keunggulan:
-
- Bisa dikirim ke beberapa orang sekaligus dengan catatan penerima juga memiliki alamat email.
- Bisa digunakan di mana saja dan kapan.
- Dapat difungsikan sebagai penyimpan arsip (hanya dapat dicari berdasarkan nama).
- Gratis
Macam-Macam Aplikasi Email
1). Gmail
Gmail adalah aplikasi surat elektronik paling popular saat ini. Software besutan google ini memungkinkan Anda untuk mengirim surat, melampirkan dokumen, foto, dan video.
2). Microsoft Outlook
Microsoft Outlook adalah aplikasi surat elektronik buatan Microsoft yang memungkinkan Anda untuk mengirim surat elektronik. Selain itu juga dapat difungsikan sebagai kalender, jadwal kerja, serta catatan dan jurnal.
3. WhatsApp
WhatsApp adalah aplikasi pengirim pesan untuk ponsel cerdas atau smartphone yang paling populer saat ini. Hampir semua pengguna smartphone menggunakan aplikasi ini untuk berkirim pesan. Tidak terkecuali untuk proses surat-menyurat dinas atau perusahaan.
Keunggulan:
-
- User friendly atau mudah digunakan.
- Banyak digunakan di Indonesia untuk komunikasi kedinasan dan bisnis.
- Ada fitur backup chat.
- Gratis
4. DocuSign
DocuSign adalah layanan untuk mengirim, mengelola, dan menandatangani dokumen secara elektronik yang dapat meminta atau berkolaborasi dengan berbagai pihak. Docusign juga memungkinkan integrasi dengan Google Drive, Gmail, dan Dropbox. Sebelum proses penandatanganan surat, langkah pertama adalah memindai dokumen fisik ke bentuk digital untuk diunggah di website DocuSign lalu dibubuhi tandan tangan.
Keunggulan:
-
- Banyak digunakan di seluruh dunia
- Bisa diintegrasikan dengan Google Drive, Gmail, dan Dropbox
- User friendly atau mudah digunakan.
Demikian penjelasan mengenai macam-macam alat untuk proses surat-menyurat. Dari ulasan di atas tentu saja ada keunggulan masing-masing. Jika Anda butuh informasi lebih lanjut tentang alat atau aplikasi surat-menyurat lebih lanjut, bisa hubungi kami dengan cara klik logo WhatsApp yang ada di pojok kanan bawah halaman ini. Terima kasih.
