Sekarang ini kita hidup pada era teknologi digital yang berkembang begitu pesat. Dalam ranah profesional, sudah semestinya perusahaan mulai melakukan transformasi digital di setiap aspek kegiatan organisasinya. Transformasi digital sendiri adalah penerapan teknologi digital untuk mengubah layanan atau kegiatan organisasi, melalui pergantian proses non digital atau manual dengan proses digital yang lebih baru. Sebenarnya mudah saja melihat apakah sebuah perusahaan sudah mulai menerapkan transformasi digital atau belum. Yaitu dengan melihat bagaimana dokumen manajemen sistem yang mereka terapkan. 

Dokumen manajemen sistem adalah kegiatan vital di setiap organisasi, apa pun bidang dan jenis organisasinya. Oleh karena itu, manajemen dokumen ini bisa menjadi tolok ukur sebuah perusahaan telah bertransformasi digital atau belum. Gampangnya, perusahaan bisa dikatakan belum benar-benar melakukan transformasi digital kalau manajemen dokumen yang diterapkan masih manual. 

 

Kenapa perusahaan perlu transformasi digital?

Perkembangan teknologi itu sesuatu yang pasti. Zaman berkembang, sama halnya dengan perusahaan yang juga harus ikut berkembang. Perusahaan perlu mengembangkan kegiatan dan ekspansi bisnisnya ke lokasi yang lebih luas. Teknologi non digital tidak mampu memfasilitasi ekspansi ini. Kendala jarak dan waktu yang membuat perusahaan harus mengubah sistemnya. Bayangkan saja, seberapa sulitnya kalau perusahaan harus selalu mengirimkan dokumen fisik ke kantor cabangnya yang lain menggunakan jasa pengiriman. Pasti akan sangat memakan waktu dan biaya. Sedangkan, manajemen dokumen ini adalah kegiatan yang akan selalu ada.

 

Lalu perusahaan harus bagaimana?

Transformasi digital dilakukan dari yang paling sederhana, yaitu dengan mengganti surat maupun dokumen fisik menjadi dokumen digital. Kegiatan ini adalah hal yang paling mendasar. Mulai dari sekarang, alih-alih menggunakan salinan fisik dokumen, gantilah menjadi dokumen digital! Harusnya ini bukan hal yang susah, mengingat semua perusahaan juga sudah menggunakan perangkat komputer maupun laptop. Malah, sebenarnya ini lebih memudahkan Anda karena Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen fisik berbentuk kertas.

Tapi masih ada satu hal lagi yang perusahan perlu pikirkan, yakni perihal dokumen atau arsip lama yang bentuknya masih fisik. Pasti perusahaan memiliki arsip lama yang sifatnya penting dan harus dilindungi. Satu-satunya jalan adalah perusahaan harus mau mangalokasikan waktu dan tenaga untuk mengubah dokumen atau arsip lama tersebut menjadi berbentuk digital. Mau tidak mau perusahaan harus melakukan ini demi mengubah dokumen manajemen sistem yang lebih memadai dan canggih.

Dalam proses mengubah dokumen lama ini perusahaan perlu melakukan beberapa hal, yakni membuka kembali arsip lama, menyortirnya, lalu mengubahnya menjadi bentuk digital. Perusahaan yang sudah berdiri lama pasti memiliki banyak sekali arsip. Di sini lah tugas para pegawai untuk membuka kembali arsip lama, kemudian menyortir mana dokumen yang masih relevan dan mana dokumen yang bisa disingkirkan. Kemudian, dokumen yang sudah disortir tersebut harus dijadikan digital. Bisa dengan cara scanning atau dibuat ulang dengan format yang sama. Dengan melakukan ini, perusahaan Anda sudah selangkah lebih maju dalam menerapkan dokumen manajemen sistem berbasis digital.

Tidak berhenti di sini, dokumen yang sudah dijadikan arsip elektronik perlu disimpan pada ruang penyimpanan digital. Penyimpanan digital ini juga banyak jenisnya. Kalau di komputer atau laptop, ada yang namanya folder “local disc” yang tersimpan pada hardisk di dalam mesin komputer. Bisa juga disimpan pada ruang penyimpanan komputer server kalau perusahaan sudah memiliki server fisik sendiri. Penyimpanan digital semacam ini juga jauh lebih ringkas, karena menggantikan ruang penyimpanan fisik yang memakan tempat.

Tapi ternyata masih ada lagi kendala yang muncul. Ruang penyimpanan digital yang memanfaatkan local disc pada hardisk komputer juga memiliki akses yang terbatas. Tidak semua orang bisa mengakses secara mudah dan langsung. Kalaupun dokumen disimpan pada local disc komputer server, tetap aksesnya terbatas untuk user dan pada jaringan tertentu. Padahal dokumen perlu diakses banyak pihak kapan pun dan di mana pun, tidak terbatas pada jam kerja dan lokasi kerja. Oleh karena itu, dokumen manajemen sistem juga harus bisa mengatasi permasalahan ini.

 

Dokumen Manajemen Sistem berbasis Cloud adalah solusinya!

Solusinya adalah internet. Kalau perusahaan ingin memiliki ruang penyimpanan dokumen digital yang mudah diakses, maka perusahaan harus menyimpannya di internet. Kalau bahasanya kerennya, ini disebut ruang penyimpanan berbasis cloud alias ruang penyimpanan di awan. Sesungguhnya cara ini sudah banyak dilakukan. Contohnya, ketika Anda menautkan file dokumen di badan email dan mengirimnya, Anda sesungguhnya sedang menyimpan file dokumen tersebut di awan. Hanya saja, cara ini tidak bisa membuat manajemen dokumen sistem yang terstruktur dan terintegrasi.

Perusahaan membutuhkan sebuah dokumen manajemen sistem berbasis cloud computing yang terintegrasi serta memiliki ruang penyimpanan besar yang dapat diakses dengan mudah. Dengan kata lain, perusahaan membutuhkan sebuah software atau aplikasi dokumen manajemen sistem yang khusus untuk perusahaan. Di sini lah, Integra Teknologi Solusi hadir untuk membantu perusahaan Anda mewujudkan dokumen manajemen sistem yang sesuai kebutuhan perusahaan.

Tertarik untuk menerapkan dokumen manajemen sistem? Konsultasikan saja dulu dengan kami di sini!