integrasolusi.com – Apakah kantor tempat Anda bekerja mengalami isu lambatnya proses surat menyurat? Sebuah organisasi yang sudah mapan memiliki hierarki yang harus diikuti. Hierarki seperti ini memiliki manfaat yang cukup besar dalam keberlangsungan organisasi. Namun di sisi lain prosedur surat menyurat menjadi tidak efisien, terutama jika dikerjakan secara manual.
Isi Artikel
Lambatnya Proses Penyusunan Surat
Lamanya proses surat-menyurat dalam sistem birokrasi yang sangat terstruktur dimulai dari proses penyusunan surat itu sendiri. Sebuah surat resmi tidak bisa dikeluarkan tanpa persetujuan atasan. Ketika karyawan membuat sebuah draf surat, kemungkinan masih akan ada revisi yang perlu dilakukan sesuai masukan dari atasan.
Misalnya, Anda sedang menyusun sebuah surat permohonan dengan cara manual. Anda perlu mencetak file yang di komputer Anda simpan dengan nama surat permohonan doc dan menyerahkan print out draf tersebut kepada atasan untuk dikoreksi. Anda perlu mengambil salinan draf yang sudah dikoreksi oleh atasan, memperbaikinya di komputer, dan mencetaknya lagi untuk diberikan ke atasan.
Proses tersebut bisa berlangsung hingga beberapa kali, sehingga tidak heran bahwa pembuatan surat di sebuah instansi bisa memakan waktu berhari-hari. Tidak efisiennya alur surat menyurat ini bisa menyebabkan organisasi kehilangan waktu yang bisa digunakan untuk melakukan tugas lain.
E-office untuk Efisiensi Persuratan
Organisasi yang menyadari jika proses persuratannya tidak berjalan dengan efisien mulai mengadopsi teknologi e-office. Aplikasi semacam ini membuat proses penyusunan surat dari awal hingga akhir menjadi lebih mudah. Karena karyawan bisa bikin draf tanpa print dan atasan akan mengoreksi versi digital draf, kegiatan penyusunan surat berlangsung lebih cepat.
Manfaat lainnya adalah pengawasan alur persuratan menjadi lebih baik. Anda bisa memonitor proses surat keluar dan masuk hanya dengan mengakses aplikasi. Beberapa aplikasi persuratan bahkan mendukung e-signature agar verifikasi dan validasi surat menjadi lebih mudah. Hal ini juga memungkinkan perusahaan membuat dokumen lain selain surat korespondensi.
Lambatnya kegiatan surat menyurat adalah halangan besar yang sebenarnya bisa ditangani dengan melakukan transformasi digital. Aplikasi e-office merupakan alat penunjang yang penting untuk memastikan bahwa organisasi bisa bekerja dengan efisien di era serba cepat ini.
