Surat Perjalanan Dinas adalah salah satu dokumen yang paling lazim dibuat di perusahaan atau organisasi. Dokumen ini pendek, tetapi penulisannya harus menuruti pakem tertentu sebagai bentuk pembuktian dan tanggung jawab. Pahami apa isi surat ini dan cara penulisannya yang benar sesuai format.

 

Definisi Surat Perjalanan Dinas

Surat Perjalanan Dinas Perusahaan adalah surat perintah untuk pergi ke daerah lain demi tugas kerja. Surat ini merupakan bentuk izin bagi pegawai atau pemegang jabatan untuk berada di lokasi lain dalam jangka waktu tertentu.

Dengan surat ini, pegawai bisa pergi ke daerah atau negara lain demi pekerjaan tanpa dianggap membolos. Surat ini juga berfungsi sebagai tanda izin formal untuk melakukan kegiatan tertentu di tempat lain terkait pekerjaan. Orang yang akan bertugas biasanya juga wajib membawa surat ini sebagai bukti penggunaan anggaran.

Surat Perjalanan Dinas Perusahaan juga merupakan bukti pertanggungjawaban. Karena memberangkatkan pegawai ke daerah lain merupakan bentuk pengeluaran, perusahaan harus memiliki dokumen pendukung yang kuat. Dengan surat izin, kontribusi pegawai akan tercatat di perusahaan walau harus meninggalkan kantor selama beberapa lama.

 

Isi Surat Perjalanan Dinas

Surat Perjalanan Dinas bersifat izin, jadi format dan isinya harus tepat sasaran.

Secara umum, surat izin ini harus berisi identitas pembuat surat, pemberi izin, serta orang yang ditugaskan (nama, jabatan, departemen/instansi, nomor induk). Isinya wajib menyertakan tanggal pembuatan surat, deskripsi penugasan, dan lokasi tujuan. Durasi perjalanan harus diperjelas dengan menggunakan tanggal berangkat dan kepulangan.

Jika ada rincian pembiayaan, angkanya wajib dicantumkan di surat tersebut beserta tujuan penggunaannya. Jangan lupa menyertakan tanda tangan dan menggunakan kepala surat berisi identitas instansi.

 

Contoh Format Surat Perjalanan Dinas

Pada umumnya, Surat Perjalanan Dinas Perusahaan menggunakan format berikut:

 

Kop Surat Resmi Instansi

SURAT PERJALANAN DINAS

 

Nomor surat:

Nama dan jabatan pihak berwenang/pemberi izin

Pembuka surat (tujuan pembuatan surat, nama pihak yang melakukan perjalanan)

Isi surat (rincian perjalanan dinas)

Penutup surat

Nama dan jabatan pihak pembuat surat

Nomor induk (jika ada)

Tanda tangan

 

 

Anda bisa menggunakan integraOffice Persuratan sebagai sistem digital untuk membuat, mengirimkan, dan mengarsipkan surat-menyurat rutin, termasuk surat izin dinas. Gunakan integraOffice Persuratan demi pembuatan Surat Perjalanan Dinas yang lebih efisien.

 

Baca juga:

https://integrasolusi.com/blog/apa-itu-surat-pahami-jenis-dan-fungsinya-sebelum-membuatnya