Dunia bisnis membutuhkan aktivitas korespondensi agar tetap berjalan. Korespondensi adalah kegiatan mengirim dan menerima informasi dalam bentuk surat atau komunikasi tertulis sejenis. Korespondensi bisnis masa kini tentu saja menggunakan email dan bentuk surat modern lainnya, tetapi fungsinya tetap sama.
Isi Artikel
Jenis-Jenis Korespondensi
Korespondensi surat dalam bisnis terdiri dari dua jenis, yaitu korespondensi internal dan eksternal.
Korespondensi internal melibatkan pihak-pihak yang berada di dalam tubuh perusahaan atau institusi itu sendiri. Misalnya surat-menyurat antar departemen atau pemegang kedudukan.
Sebaliknya, korespondensi eksternal melibatkan pihak-pihak di dalam dan luar perusahaan. Misalnya antara perusahaan dan pemasok, klien, atau kantor media, tergantung kebutuhan.
Unsur Penting Korespondensi
Dalam dunia bisnis, korespondensi harus memiliki standar. Semua unsur penting harus hadir dalam setiap surat. Inilah unsur yang wajib ada.
-
Identitas Pengirim dan Penerima
Kedua unsur ini harus jelas jika ingin korespondensi berjalan lancar. Identitas, jabatan, dan alamat pengirim serta penerima harus tercantum lengkap. Terkait surat resmi, pemilik bisnis biasanya memiliki format kepala surat, alamat, kalimat standar, dan penutup.
-
Isi Surat
Isi korespondensi bisnis harus terdiri dari tiga bagian: pembuka, inti pesan, dan penutup. Maksud dan tujuan pengirim surat harus jelas sejak penerima membaca bagian pembuka.
-
Media Korespondensi
Media korespondensi wajib menjadi pertimbangan, terutama setelah teknologi memberi banyak pilihan di luar surat tradisional. Akan tetapi, dalam bisnis, surat tradisional masih menjadi pilihan terbaik, terutama untuk korespondensi bisnis yang membutuhkan dokumen kertas.
Fungsi dan Manfaat Korespondensi Bisnis
Fungsi korespondensi bisnis yang utama adalah menyampaikan informasi, gagasan, dan permintaan yang mendukung aktivitas. Pertukaran informasi dan ide adalah kunci kelancaran aktivitas bisnis.
Korespondensi juga berfungsi sebagai sistem pengarsipan serta sumber informasi penting. Arsip korespondensi bermanfaat dalam kegiatan seperti audit, evaluasi program, investigasi, dan sebagainya.
Teknologi dalam Sistem Korespondensi
Teknologi telah mempermudah sistem korespondensi dan menghemat banyak waktu, tenaga, serta biaya. Selain email dan aplikasi pesan, sistem korespondensi digital seperti integraOffice Persuratan memudahkan proses surat-menyurat dalam dunia bisnis. Mulai dari pembuatan draft dan surat standar hingga bentuk korespondensi spesifik, integraOffice Persuratan memberi solusinya.
Korespondensi memegang fungsi penting dalam dunia bisnis. Gunakan integraOffice Persuratan agar prosesnya lebih cepat, praktis, dan efisien.
Baca juga:
