integrasolusi.com – Pengelolaan dokumen kantor secara digital menjadi praktik banyak dilakukan oleh perusahaan. Hanya saja, praktik pengelolaan tersebut menggunakan dokumen statis dengan berbagai versi nama. Padahal, Anda bisa mendapatkan manfaat lebih banyak dan penggunaan yang praktis dengan memakai dokumen dinamis.
Isi Artikel
Apa Itu Dokumen Dinamis?
Dalam pengertiannya, dokumen dinamis merupakan jenis dokumen yang bisa disimpan dan dibagikan dengan banyak informasi di dalamnya. Anda dapat mengenali jenis dokumen ini dengan beberapa karakteristik meliputi:
- Dapat diakses dan dibagikan dengan mudah
- Bisa digunakan secara bersama oleh beberapa pengguna
- Dapat diperbarui secara terus-menerus
Baca juga: Apa Saja Jenis Dokumen Bisnis Menurut Fungsinya?
Manfaat Dokumen Dinamis
Dengan menggunakan berkas atau arsip yang sifatnya dinamis, Anda bisa mendapatkan berbagai manfaat, seperti:
1. Memiliki Kontrol Pembaruan yang Lebih Baik
Manfaat selanjutnya dari berkas dinamis adalah kemudahan dalam melacak perubahan pada dokumen. Upaya ini bakal sulit Anda lakukan ketika memakai dokumen statis. Apalagi, versi terbaru dari sebuah dokumen biasanya disimpan dalam bentuk yang baru.
Sementara itu, dokumen kantor yang sifatnya dinamis memungkinkan Anda untuk melacak adanya setiap perubahan data. Terdapat fitur berupa history pengeditan dokumen yang membantu Anda untuk mengetahui informasi tersebut.
2. Aksesibilitas yang Memberi Kemudahan
Saat menggunakan dokumen statis, Anda kerap mengalami kesulitan ketika ingin mencarinya, disimpan di folder ataupun komputer mana. Situasinya kian rumit ketika Anda menyimpan dokumen tersebut dalam beberapa versi. Alhasil, dokumen lama cenderung terkubur dan tak pernah lagi digunakan.
Situasinya berbeda ketika Anda menggunakan dokumen kantor yang bersifat dinamis. Anda dapat mengakses berkas tersebut dari mana saja. Alasannya, karena sarana penyimpanan berkas menggunakan teknologi cloud.
3. Mendukung Kolaborasi
Manfaat yang terakhir adalah kemudahan dalam melakukan kolaborasi. Anda bisa mengedit sebuah dokumen bersama dengan anggota tim. Kolaborasi pun dapat Anda lakukan dengan menggunakan perangkat masing-masing. Praktis dan mudah.
Baca juga: Apa Fungsi Sebenarnya Dokumen Perusahaan?
Dengan memperhatikan berbagai manfaatnya, pemakaian dokumen dinamis jauh lebih menguntungkan dibanding dokumen statis, kan? Anda bisa memperoleh berbagai manfaat tersebut dengan menggunakan layanan dari inOffice.
inOffice membantu Anda dalam melakukan penyusunan surat secara dinamis dan mengelolanya dengan praktis. Dengan begitu, proses administrasi serta pengelolaan dokumen kantor dapat Anda jalankan dengan mudah.
