Pernahkah kamu mendengar tentang dokumen manajemen sistem? Atau kamu pernah mendengar document management software

Yap, kedua hal tersebut merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web. Sistem ini dapat kamu akses di berbagai tempat. Document management software atau sistem manajemen dokumen ini merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen di setiap life cycle dokumen tersebut. Dokumen manajemen sistem menangani dokumen secara elektronik, baik itu ketika dokumen masih dalam bentuk draft hingga pada saat penyimpanan.   

Dengan adanya sistem ini kamu tidak perlu khawatir kesusahan dalam mengelola dokumen. Sebab, document management system ini memiliki begitu banyak fasilitas yang ditawarkan, yang mana fasilitas tersebut dapat memudahkan aktivitasmu dalam mengelola dokumen. Seperti memudahkanmu dalam mengontrol dokumen hingga memudahkanmu dalam mengatur format dari dokumen-dokumen yang ada. 

Pengguna Document Management System

Setelah mengetahui apa itu document management system, lantas siapa saja sih yang perlu menggunakan sistem ini?

  1. Perusahaan 

Perusahaan sangat perlu untuk melakukan penyimpanan dokumen yang dimiliki secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses berbisnis. Document management system dapat membantu menambah produktivitas karyawan karena karyawan dapat mengakses informasi yang lebih cepat dan tepat dengan adanya document management software atau aplikasi dokumen manajemen sistem ini. 

Selain itu, dalam proses pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital pun dapat dilakukan dengan lebih cepat karena adanya sistem ini sehingga lebih mengehemat waktu kerja karyawan. Sistem ini pun lebih aman digunakan karena penyimpanan dokumen dilakukan secara digital sehingga aman dari risiko kehilangan dokumen. 

  1. Organisasi 

Penggunaan dokumen manajemen sistem dapat mengurangi biaya penggunaan serta perawatan dokumen. Hal ini dapat menjadikan suatu organisasi lebih hemat dalam mengatur pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk keperluan lainnya. Suatu organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruangan dan lain sebagainya. 

Dokumen manajemen sistem dapat mengurangi biaya-biaya tersebut karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. Sistem penyimpanan file konvensional cenderung lebih rumit dan membutuhkan lebih banyak biaya. 

  1. Instansi 

Dokumen manajemen sistem juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik itu instansi swasta maupun instansi pemerintahan. Hal ini mengingat begitu banyaknya fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Dokumen manajemen sistem mampu memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu. Sistem ini juga mampu mengatur dokumen berdasarkan kelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target yang tepat. Hal-hal demikan dapat mempermudah tugas suatu instansi. 

Hadirnya dokumen manajemen sistem ini mampu memberikan kemudahan bagi pengolahan, pengaturan, dan juga penyimpanan dokumen bagi banyak kalangan. Sistem ini juga mampu meningkatkan nilai informasi dan mengoptimalkan, serta memperlancar kinerja para pekerja di mana pun mereka berada. 

Dokumen manajemen sistem  adalah manajemen arsip yang dinamis. Dokumen manajemen sistem  ini merupakan software  aplikasi atau web yang dirancang untuk memudahkan pihak manapun dalam mengelola dokumen yang dimiliki. Sistem ini digunakan sebagai penyimpanan dokumen secara online serta memiliki tatanan dokumen yang sangat terstruktur dan efektif. 

Setelah mengenal apa itu dokumen manajemen sistem, apakah kamu tertarik untuk menggunakannya? Bagi kamu yang masih menggunakan sistem penyimpanan file konvensional segeralah beralih menggunakan document management software agar kamu bisa merasakan begitu banyak manfaat serta keunggulannya. Selamat mencoba integraOffice Document Management System sobat office 🙂