Dalam kehidupan sehari-hari di perkantoran setiap orang pasti merasa tidak asing lagi dengan apa itu memo atau memorandum. Selama ini yang kita tahu bahwa sebuah memo atau memorandum biasanya ditulis pada selembar kertas kecil atau catatan tempel (sticky note) dan kemudian ditempelkan di suatu tempat yang gampang untuk dibaca, asumsi ini tidak salah.

Secara umum, memo lebih identik dengan pengingat atau komentar singkat tentang suatu topik yang sedang dibahas. Namun, memo ternyata lebih dari sekadar pesan singkat karena berfungsi baik untuk tujuan resmi maupun tidak resmi. Lantas bagaimana pengertian memo dalam suatu perusahaan? Bagaimana tujuan hingga struktur dari memo atau memorandum pada suatu perusahaan? Apakah penting sebuah memorandum dalam suatu perusahaan?

Untuk mendapat pemahaman tentang pembahasan ini, silakan simak ulasan berikut ini.

 

Definisi Memo/Memorandum

Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat seperti permintaan, pemberitahuan, atau masalah lain di dalam perusahaan. Elemen penting dari sebuah memo termasuk siapa yang ditujukan, dari siapa, tentang apa, tanggal ditulis atau dibuat, dan siapa yang mengirimkannya: pimpinan kepada pimpinan lain (atau sederajat), pimpinan kepada karyawan , atau keduanya.

Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), memo atau memorandum merupakan sarana komunikasi yang memuat nasihat, instruksi, atau data dalam bentuk catatan. Memo juga dapat digunakan dalam hubungan diplomatik sebagai surat pernyataan.

Memo diklasifikasikan sebagai surat memorandum formal atau informal berdasarkan jenisnya. Di mana pimpinan suatu perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi lain menggunakan nota resmi untuk mengarahkan karyawan atau bawahannya untuk melaksanakan tugas tertentu, seperti yang dijelaskan dalam surat itu.

Surat Memorandum sendiri diklasifikasikan berdasarkan jenisnya terbagi atas dua macam yaitu sebagai surat memorandum formal (resmi) atau informal (tidak resmi). Di mana pimpinan suatu perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi lain menggunakan memorandum resmi untuk mengarahkan karyawan atau bawahannya agar melaksanakan tugas tertentu, seperti yang dijelaskan dalam isi surat itu.

Sebaliknya, memorandum informal (tidak resmi) adalah surat pribadi yang dibuat seseorang kepada orang terdekat atau kerabat.

 

Tujuan Memo/Memorandum

Tujuan dari penulisan sebuah memo baik itu resmi maupun tidak resmi adalah memberikan suatu informasi kepada seseorang yang akan dituju. Tetapi masih ada beberapa tujuan memorandum dalam sebuah perusahaan, yaitu :

  • Membuat permintaan, mengingatkan, atau memerintahkan, tugas untuk diselesaikan kepada seluruh karyawan.
  • Memberikan informasi tentang perubahan peraturan di suatu instansi, perusahaan, atau organisasi.
  • Menginformasikan kemajuan proyek.
  • Menginformasikan jadwal rapat serta menyampaikan ringkasan kesepakatan, dan sebagainya.

 

Bagian-Bagian Memorandum

Dalam pembuatan surat memo tentunya identik dengan gaya yang lebih singkat, padat, dan jelas, namun isinya tetap dapat tersampaikan dan dipahami dengan baik oleh penerimanya. Memo tidak dibuat di atas kop surat, dan setiap perusahaan memiliki format surat yang unik, yang didasarkan pada aturan format saat ini dan telah dipilih oleh perusahaan.

Memo adalah pesan singkat, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Namun, bagian-bagian tertentu dari memo tetap ada, terutama memo resmi. Berikut bagian-bagiannya:

  • Bagian Kepala (Header)

Seperti halnya dengan makhluk hidup, sebuah memo juga memiliki kepala di bagian atas yang terdiri dari kop surat memo, nama pengirim, dan nama penerima semuanya termasuk dalam header ini.

  • Bagian Isi

Pada bagian ini informasi yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima tertuang dalam memo.

  • Bagian Penutup (Footer)

Pada bagian penutup atau kaki memo ini terdapat beberapa unsur yaitu tanggal penulisan memo, nama jelas dan tanda tangan dari pembuat memo.

 

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan pada Memorandum

Setelah mengetahui mengenai pengertian, tujuan, hingga bagian dari memorandum, sebelum menulisnya ada beberapa poin yang sebaiknya kita perlu perhatikan, di antaranya:

  • Usahakan menggunakan kata yang jelas dan mudah dimengerti.
  • Utamakan hal yang ingin disampaikan sehingga tidak membuang waktu pembaca.
  • Menggunakan bahasa yang baik dan benar, dan hindari bahasa gaul.
  • Menggunakan penekanan pada kata yang penting dengan menggunakan huruf kapital.
  • Menggunakan kata-kata yang sopan.
  • Baca dan cek kembali sebelum mengirim memorandum yang telah dibuat.

 

Pentingnya Memorandum pada Perusahaan

Surat memorandum dapat digunakan untuk menyampaikan perintah atau saran sebagai bentuk komunikasi antar pimpinan dan karyawan. Dengan adanya surat memo tersebut akan mempermudah pimpinan dan karyawan untuk memformalkan komunikasinya. Karena kelebihan yang ditawarkan, surat memo akan menjadi dokumen penting untuk setiap bisnis.

 

Pemanfaatan Teknologi untuk Pembuatan Surat Memo

integraOffice Persuratan merupakan aplikasi surat-menyurat yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi yang dapat digunakan untuk membuat surat memo. Di dalamanya terdapat fitur tamplate surat yang dapat diatur sesuai dengan format tata naskah dinas di suatu instansi atau perusahaan. Dengan memanfaatkan aplikasi persuratan ini proses pembuatan dan penyampaian memo menjadi lebih mudah dan efisien waktu. Tunggu apa lagi silakan hubungi kami untuk penjelasan lebih lanjut.