integrasolusi.com – Aktivitas surat-menyurat dan disposisi, adalah salah satu aktivitas yang melekat dan rutin dilakukan di instansi pemerintahan, baik ditingkat pusat maupun di tingkat daerah. Karena aktivitas surat-menyurat dan disposisi yang dilakukan adalah sebagai sarana komunikasi terkait admiministratif kegiatan yang dilakukan di lingkungan pemerintahan yang bersangkutan. Secara umum alur dari proses persuratannya cukup sederhana, mulai dari surat masuk yang diterima, kemudian dilakukan disposisi dari atasan, sampai dengan membuat dan mengirimkan surat keluar, baik yang sifatnya untuk internal maupun untuk tujuan eksternal di luar instansinya.
Mungkin bagi kalangan pemerintahan sudah tidak asing lagi dengan proses tersebut, namun bagi beberapa kalangan tentunya masih asing dengan istilah-istilah yang ada maupun tata caranya. Pada prinsipnya surat masuk adalah surat yang diterima oleh instansi tersebut darimanapun asalnya, sedangkan disposisi secara singkat dapat diartikan sebagai sebuah tanggapan/instruksi dengan tujuan khusus. Didalam alur persuratan di pemerintahan, disposisi sebagai aktivitas yang harus ada di setiap proses surat-menyuratnya, karena disposisi surat adalah tanggapan/instruksi dari atasan terhadap surat yang masuk, instruksi ini ditujukan ke level/eselon dibawahnya dan dapat dilakukan secara berjenjang sampai ke level paling bawah. Disposisi biasanya berisi perintah atau tugas yang harus dilakukan dengan segera sesuai dengan surat masuk yang diterima atasan dan biasanya ada tenggat waktu kapan harus selesai.
Seberapa Pentingkah Tracking Disposisi?
Disposisi bisa segera dilaksanakan dan tepat waktu, apabila proses dari surat masuk sampai ke penugasan dilakukan secara cepat dan tepat sasaran, namun pada prakteknya muncul banyak kendala, apalagi proses persuratan dan disposisinya masih menggunakan cara manual konvensional tentunya akan semakin komplek permasalahannya, mulai dari lambatnya surat yang diterima atasan, mobilitas atasan yang tinggi, sampai dengan lamanya dan lambatnya informasi yang diterima bawahan sebagai pelaksananya, dan juga sebaliknya, atasan akan merasa kesulitan dalam menerima tanggapan atau laporan dari disposisi yang telah diberikan, lambatnya informasi progress disposisi dari bawahan ke atasannya biasanya terkendala karena masih manual dan adanya keterbatasan tenaga untuk mengirimkan laporannya secara resmi.
Untuk instansi denga aktivitas persuratan dan disposisinya kecil, pada umumnya masih bisa berjalan meski kurang maksimal, tetapi coba bayangkan pada instansi yang aktivitas surat-menyurat dan disposisinya tinggi, tentunya akan menjadi masalah besar yang sangat berpengaruh pada aktivitas lain dan bisa berdampak pada penurunan kinerja di instansi tersebut.
Bagaimana Solusinya?
Dalam hal ini, seharusnya proses dari sebuah disposisi tidak perlu sampai menimbulkan masalah yang berdampak buruk pada kegiatan di instansi pemerintahan, hanya karena keterlambatan informasi dan tindak lanjut dari disposisi atau ketidak tahuan atasan atas laporan pelaksanaan dari disposisinya sudah selesai atau belum oleh bawahannya.
Sebenarnya cukup mudah dan gampang dicari untuk solusi dari permasalahan di atas tekait disposisi, yaitu dengan memanfaatkan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi digital yang sekarang ini banyak dikemangkan oleh penyedia jasa IT. Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi digital, tentunya tracking disposisinya akan sangat mudah dan membantu atasan atau pihak yang berwenang dalam memonitoring progress disposisi dari surat masuk. Jadi atasan tidak perlu lagi bertanya berkali-kali ke bawahannya untuk segera melaporkan hasilnya, karena atasan cukup bisa memantau dari aplikasi e-Office digitalnya,baik via laptop atau bahkan dengan aplikasi e-Office dari smartphonenya.
Dengan menggunakan tracking disposisi secara digital, bisa menjadi solusi permasalahan disposisi persuratan di suatu instansi pemerintahan. Dengan teknologi e-Office Persuratan dan Disposisi, semua data akan tersimpan secara digital dalam database yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun berada sesuai kebutuhannya.
Tertarik menggunakann tracking disposisi secara digital? Atau ingin mendapatkan informasi detailnya?
Silakan kontak kami segera !
Tim kami akan selalu siap membantu Anda
