Anda mungkin sudah tidak asing dengan penanganan surat masuk menggunakan buku agenda. Buku agenda sendiri digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sehingga memudahkan instansi/lembaga maupun perusahaan untuk melacak setiap surat. Selain dengan menggunakan buku agenda, penanganan surat masuk dan surat keluar juga bisa dilakukan menggunakan sistem kartu kendali.
Isi Artikel
Apa Itu Kartu Kendali?
Kartu kendali merupakan istilah yang kerap digunakan untuk menyebutkan kearsipan cara baru. Kartu kendali sendiri adalah lembaran isian berbentuk kartu yang bisa dipakai untuk mencatat berbagai hal, salah satunya surat masuk dan surat keluar.
Penanganan surat masuk dan surat keluar dengan kartu kendali memiliki beberapa ciri antara lain:
- Dalam sistem kartu kendali harus dibuat pengelompokan untuk membedakan surat-surat yakni surat biasa, surat rahasia dan surat penting
- Lembar kartu kendali memiliki 3 warna. Lembar pertama warna kuning, lembar kedua warna hijau dan lembar ketiga warna merah.
Membedakan surat berdasarkan kategorinya bisa dilihat lewat beberapa karakteristik di bawah ini:
- Surat penting adalah surat yang jika hilang atau terlambat sampai akan menyebabkan masalah bagi instansi yang terkait. Surat ini tidak bisa diganti dengan tembusan atau surat lain. Surat penting juga harus segera ditindaklanjuti dan mengandung isi yang tidak tercantum dalam surat lain
- Surat biasa adalah surat yang jika hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan masalah. Surat tidak membutuhkan tindak lanjut dan isinya bisa ditemukan dalam surat lain
- Surat rahasia adalah surat yang di bagian sampulnya tercantum kode RHS atau SRHS. Surat penting juga biasanya memiliki sampul surat lebih dari satu.
Kelebihan Penanganan Surat Masuk dengan Kartu Kendali
Kartu kendali memiliki sejumlah kelebihan antara lain lebih efisien daripada buku agenda, memudahkan dalam membedakan surat berdasarkan sifatnya, mencegah pencatatan berulang, memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat yang sedang diproses.
Meski begitu, kartu kendali yang dibuat secara manual tentu memiliki sejumlah risiko. Misalnya salah catat atau hilangnya salah satu dari lembar kartu kendali yang ada. Untuk mengatasinya, Anda bisa mengalihkan sistem penanganan surat masuk dengan menggunakan integraOffice Persuratan. Cek informasi detailnya di sini!
Baca juga: https://integrasolusi.com/blog/pengelolaan-surat-keluar-dan-surat-masuk-dengan-buku-agenda/ https://integrasolusi.com/blog/apa-itu-agenda-surat-masuk-dan-keluar-simak-penjelasannya-berikut-ini/ https://integrasolusi.com/blog/agenda-surat-dan-keluar-definisi-dan-pentingnya-dalam-surat-menyurat/ https://integrasolusi.com/blog/pencatatan-surat-penting-untuk-perusahaan-ini-alasannya/ https://integrasolusi.com/blog/pencatatan-surat-3/ https://integrasolusi.com/blog/pencatatan-surat/ https://integrasolusi.com/blog/pentingnya-sistem-kartu-kendali-untuk-bisnis-dan-organisasi
