integrasolusi.com – Surat yang masuk maupun yang keluar dari sebuah lembaga atau instansi harus dicatat dengan baik dengan menggunakan buku agenda. Pencatatan surat tidak hanya membuat administrasi menjadi lebih rapi, tapi juga memudahkan dalam proses penomoran dan pengarsipan surat. Sistem pencatatan yang baik akan memudahkan Anda menemukan surat jika dibutuhkan lagi nanti.
Isi Artikel
Jenis-jenis Buku Agenda
Jenis pencatatan surat pada buku agenda ada 3 macam yakni:
- Buku agenda campuran (tunggal). Buku catatan ini berisi catatan surat masuk dan keluar secara berurutan yang ditulis langsung pada setiap halaman
- Buku agenda berpasangan. Buku ini berisi catatan surat keluar pada halaman sebelah kiri dan surat masuk pada halaman sebelah kanan (atau sebaliknya). Baik surat masuk maupun surat keluar punya nomor urut masing-masing
- Buku agenda kembar. Buku agenda kembar adalah dua buku agenda berbeda yang masing-masing berisi catatan surat masuk dan surat keluar secara terpisah.
Baca juga: Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar, Memudahkan Persuratan Perusahaan
Penanganan Surat Sistem Buku Agenda
Untuk melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan buku agenda, terdapat prosedur yang harus diketahui antara lain:
- Penerimaan surat. Penerimaan surat dilakukan oleh bagian front office atau resepsionis. Tugas penerima surat antara lain adalah mengumpulkan semua surat yang masuk, melihat kesesuaian alamat serta menandatangani bukti penerimaan surat
- Penyortiran surat. Setelah diterima, surat kemudian disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya surat yang ditujukan kepada atasan, bagian keuangan dan lain sebagainya. Dengan penyortiran, surat bisa diproses lebih lanjut dengan mudah
- Pencatatan surat. Di sinilah buku agenda berperan yakni untuk menyimpan detail mengenai surat baik yang dikirim atau diterima. Adanya catatan ini akan memudahkan perusahaan/instansi atau lembaga terkait untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau keluar setiap periodenya.
Baca juga: Aplikasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar Serta Manfaat Penggunaannya
Pencatatan Surat, Semakin Mudah dengan inOffice Persuratan
Pencatatan surat dengan buku agenda memang masih banyak dipakai sampai saat ini. Namun sistem pencatatan manual seperti ini sangat rentan terhadap kesalahan. Misalnya saja kesalahan penulisan nomor atau tujuan surat. Karena sistemnya masih non-digital, Anda akan sulit menemukan surat tertentu karena harus memeriksa satu-persatu surat yang ada di dalam agenda.
Untungnya saat ini sistem pencatatan buku agenda bisa dilakukan dengan cara yang lebih mudah yakni lewat inOffice Persuratan. Sistem pencatatan hingga pengarsipan surat secara digital akan memudahkan pengelolaan surat di instansi Anda. Hubungi kami sekarang juga dan buktikan sendiri keuntungannya!
