integrasolusi.com – Salah satu hal yang membedakan antara surat resmi dan tidak resmi adalah adanya sistem penomoran surat. Penomoran surat adalah serangkaian kode yang dimasukkan dalam surat, dan memiliki makna tertentu.
Keberadaan nomor surat sangat penting dalam pembuatan surat resmi sebab ia akan menjadi identitas yang membedakan antara satu surat dengan surat-surat lainnya. Dengan demikian, surat-surat tersebut menjadi kian mudah untuk dikelola lebih lanjut.
Isi Artikel
Aturan Penomoran Surat
Dalam pembuatan surat resmi, terdapat aturan penomoran yang sudah lazim digunakan. Nomor surat tidak bisa diletakkan pada posisi sembarangan. Umumnya, nomor surat ditulis di posisi kiri atas, tepat di bawah kepala surat.
Selain posisi yang tidak bisa sembarangan, kode-kode yang dimasukkan pun memiliki aturan tersendiri. Biasanya, dalam pembuatan surat resmi atau surat dinas, format nomor surat meliputi kode jenis surat, nomor urut, nama lembaga, urutan bulan (ditulis dengan angka romawi), serta tahun.
Baca juga: Apa Itu Penomoran Surat dan Pentingnya bagi Sebuah Instansi
Contoh Penomoran Surat
Untuk lebih memahami tentang susunan nomor surat resmi, perhatikan contoh berikut.
Nomor: 16.005/PT.ABC/VIII/2022
Kode nomor surat di atas memiliki makna tertentu. Angka 16 merupakan kode jenis surat. Misalnya Surat Keputusan, Surat Tugas, Surat Pemberitahuan, dan sebagainya. Setiap jenis surat punya kode tersendiri sesuai kebijakan instansi.
Selanjutnya angka 005 merupakan nomor urut dikeluarkannya surat dalam satu bulan yang sama. Sementara itu, PT ABC adalah nama instansi yang membuat surat. Angka romawi VIII bermakna bahwa surat tersebut dikeluarkan pada bulan ke delapan atau Agustus. Sedangkan angka terakhir mengacu pada tahun pembuatan surat.
Baca juga: Aplikasi Penomoran Surat Otomatis Cukup E-Surat inOffice Saja!
Cara Penomoran Surat
Aturan membuat nomor surat dengan format seperti di atas bukanlah aturan baku yang wajib digunakan semua lembaga. Namun, lembaga memiliki kewenangan tersendiri dalam membuat susunan nomor surat sesuai kebutuhan.
Umumnya, setiap lembaga memiliki bagian administrasi khusus yang bertugas untuk mengatur setiap pemberian nomor surat. Sehingga, setiap surat yang dibuat harus dilaporkan ke bagian tersebut untuk mendapat nomor. Demikian halnya surat yang diterima, bagian tersebut juga bertugas mengelola dengan mengarsipkannya.
Cara ini masih sangat konvensional dan menghabiskan banyak waktu. Di samping itu, juga membutuhkan banyak kertas. Tentu hal ini menjadi sesuatu yang kurang efektif, dan dapat memberikan efek buruk bagi lembaga jika terjadi sesuatu.
Nah, jika Anda ingin menghindari problem seperti di atas, kini telah ada aplikasi inOffice Persuratan yang bisa menjadi solusi atas masalah ketidak-efektifan dalam pengelolaan surat.
Dengan aplikasi ini, kegiatan birokratis pembuatan surat akan lebih mudah. Penomoran surat bisa dilakukan secara otomatis, demikian juga dengan sistem pengelolaannya. Jadi, kegiatan surat menyurat akan semakin praktis dengan aplikasi persuratan online ini. Semoga bermanfaat!
