integrasolusi.com – Fungsi nomor surat adalah untuk membedakan surat berdasarkan kategorinya dan memudahkan dalam pengarsipan surat. Nomor surat umumnya terdiri dari susunan angka, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun. Penomoran ini didasarkan pada urutan surat tersebut dikeluarkan.
Baca juga: Apa Itu Penomoran Surat dan Pentingnya bagi Sebuah Instansi
Dengan seiring berkembangnya teknologi, penomoran surat pun tidak lagi dilakukan secara manual, tetapi bisa dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi e-Office. Namun, bagaimana dengan surat yang menggunakan sistem penomoran surat mundur?
Isi Artikel
Penomoran Surat Mundur
Penomoran surat mundur adalah penomoran surat yang dimulai dari angka paling besar dan kemudian nomornya menjadi makin kecil secara berurutan. Dalam penomoran surat ini, surat yang paling baru ditempatkan di atas nomor surat sebelumnya.
Misalnya seperti ini, surat terbaru Anda adalah surat C, maka nomor suratnya adalah 3. Selanjutnya, surat B diberi nomor 2 dan surat A diberi nomor 1. Selain menempatkan urutan surat terbaru di atas surat sebelumnya, penomoran mundur juga bertujuan untuk menunjukkan prioritas atau urutan pentingnya suatu surat.
Alasan lain diterapkannya penomoran surat mundur adalah memudahkan pelacakan. Nomor mundur memudahkan pencarian surat tertentu. Terutama apabila surat telah disimpan lama. Hal ini berbeda dengan memberikan tanggal surat mundur dari tanggal surat dibuat atau backdate.
Untuk penomoran surat backdate atau tanggal mundur dari tanggal sebenarnya surat dibuat, tentu hal ini menjadi sesuatu yang dapat melanggar hukum. Praktik seperti ini biasanya dilakukan saat pihak tertentu berniat menghindari tenggat pembayaran atau menipu pihak lain.
Baca juga: Jangan Salah, Begini Peraturan Pemerintah Tentang Penomoran Surat Dinas
Penomoran Otomatis pada Aplikasi E-Office
Seperti sudah disebut di atas, penomoran surat saat ini tidak lagi harus dilakukan secara manual. Anda bisa menggunakan aplikasi e-Office dari inOffice untuk membuat proses surat menyurat lebih efisien dan efektif.
Aplikasi e-Office menghindarkan dari kemungkinan adanya nomor ganda atau berulang. Selain itu, penomoran surat dapat di-setting sesuai kebutuhan. Nah, karena bisa di-setting, pesan nomor surat dengan sistem mundur tadi bisa dilakukan.
Itu tadi pengertian dan fungsi penomoran surat mundur. Apabila perusahaan Anda memerlukan aplikasi surat menyurat yang akan memudahkan dan mempercepat urusan administrasi, maka e-Office dari inOffice solusinya.
