integrasolusi.com – Seperti kita tahu bersama, dalam sebuah aktivitas perkantoran di instansi/perusahaan pasti rutinitas hariannya tidak akan lepas dari proses surat-menyurat yang juga didampingi dengan aktivitas disposisi atau memo antar divisi atau bagian. Dimana aktivitas persuratan dan disposisi menjadi hal yang penting dan sebagai sarana komunikasi secara administratif antara atasan dan bawahan, antar pegawai maupun dengan instansi/perusahaan lainnya.
Proses surat-menyurat dan disposisi tersebut bertujuan untuk menyampaikan informasi dan surat tersebut haruslah jelas dan bersifat informatif, serta akan simpan dalam bentuk arsip, yang nantinya akan berfungsi sebagai bukti data dan pertanggungjawaban dari suatu kegiatan.
Nah dalam rutinitas nya, aktivitas persuratan dan disposisi ini sering muncul berbagai kendala-kendala yang akan selalu ada, seperti : susah dalam mencari surat, susah melacak surat dan disposisi yang dikeluarkan, lambat dalam akses surat, butuh anggaran lebih untuk ruang penyimpanan dan belanja kerta, dll. Namun tentunya instansi.perusahaan jangan meremehkan kendala-kendala tersebut, meskipun sepele, dapat berdampak buruk pada aktivitas lainnya, dan tentunya ini hal yang tidak diharapkan dan harus dihindari.
Isi Artikel
Solusi dari Persuratan Digital
Dalam mencari solusi yang tepat, instansi/perusahaan tidak perlu khawatir lagi, mengapa? Karena dengan perkembangan teknologi digital saat ini, tentu tidak sulit lagi dalam mencari solusinya, karena sekarang ini banyak teknologi digital yang hadir untuk memecahkan masalah yang ada. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan Sistem Aplikasi Persuratan Digital atau sering kita kenal dengan E-Office/E-Surat. Dengan hadirnya aplikasi persuratan digital ini, tentunya dapat membantu meminimalisir masalah-masalah dalam proses surat-menyurat dan disposisi, karena apliaksi E-Office ini memang dikembangkan secara khusus untuk membantu mempermudah dalam tata kelola surat-menyurat yang ada di instansi/perusahaan.
Manfaat Implementasi Aplikasi Persuratan Digital
Dengan hadirnya sistem aplikasi persuratan digital ini, tentunya akan memberikan manfaat bagi instansi/perusahaan dalam mengelola proses persuratannya menjadi lebih baik lagi, beberapa manfaat dari implementasi persuratan digital, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Mudah Dilakukan Kapan Pun di Mana Pun
Dengan aplikasi persuratan digital, semuanya dapat dilakukan secara langsung tanpa harus dengan kurir atau datang langsung ke penerima surat. Cukup dengan mengakses aplikasi persuratan digital, semuanya aktivitas persuratan dan disposisi jadi lebih mudah dilakukan dan tentu saja dengan menggunakan jaringan internet.
2. Tracking Surat/Disposisi jadi Lebih Mudah
Anda tidak perlu susah-susah lagi harus kesana kemari, bertanya ke staf/pegawai lainnya hanya untuk memonitor dan melakukan tracking surat/disposisi, karena semuanya berupa dokumen digital dan disimpan pada database, sehingga lebih mudah memonitor hanya melalui aplikasi persuratan digital saja dan data yang ada akan selalu dapat dicari dan di tracking
3. Kerahasiaan dan Keamanan Terjamin
Karena sifatnya memang khusus bagi para pengguna persuratan saja, aplikasi persuratan digital ini hanya bisa diakses dengan user dan password personal, dan hanya yang berkaitan dengan proses surat yang bisa mengakses, sehingga terjaga kerahasiaannya.
4. Penyimpanan Data Terpusat dan Otomatis
Dengan menggunakan aplikasi persuratan digital E-surat ini, Anda akan dimudahkan dengan melakukan penyimpanan data yang terpusat dalam satu server, semua data yang akan disimpan itu berbentuk digital dengan memanfaatkan jaringan berbasis internet. Selain itu Anda sebagai pengguna akan mendapat kemudahan dengan sistem penomoran surat otomatis dalam pembuatan surat keluar, yang tentu saja akan lebih cepat dan efisien, pencarian informasi pun tentunya lebih mudah dengan alat bantu pencarian yang ada di aplikasi persuratan digital
5. Hemat Ruang dan Biaya
Dengan aplikasi persuratan digital, semua proses terhadap surat dilakukan secara digital, sehingga mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan tentu saja menghemat anggaran untuk ruang penyimpanan. Disamping itu, Anda tak perlu mengeluarkan biaya perawatan untuk merawat ruangan persuratan tersebut karena semua sudah terpusat jadi satu dalam platform persuratan digital.
Itulah beberapa manfaat dari aplikasi persuratan digital yang akan Anda peroleh ketika Anda mengimplementasikannya. Nah untuk bisa segera merasakan manfaatnya, ada baiknya Anda segera mencoba menggunakan aplikasi inOffice Persuraran,
Karena aplikasi persuratan digital inOffice, telah dipercaya (terbukti) membantu proses Persuratan di Kementerian, Pemerintah Provinsi, BUMN, BUMD, Instansi Pendidikan hingga Organisasi lainnya, dan mendukung kustomisasi sesuai kebutuhan yang ada di instansi, serta Aplikasi Persuratan digital inrtegraOffice ini siap support apabila diintegrasikan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan satu lagi, aplikasi integraOffice Persuratan ini, selain didukung aplikasi berbasis Web, juga sudah didukung dengan aplikasi mobile Android dan iOS. Mantap bukan !
Jadi tunggu apalagi! Segera hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut.
