integrasolusi.com – Apa kabar Sobat Office!! Kali ini kami akan membahas tentang pentingnya pengelolaan manajemen dokumen bagi suatu organisasi/perusahaan. Mengapa itu penting? Nanti kita akan bahas lebih lanjut. Tetapi sebelum itu, Sobat Office pasti sudah tidak asing lagi kan ?dengan yang namanya dokumen, bisa dokumen surat, dokumen perjalanan, dokumen kepemilikan tanah dsb. Nah tahukah kalau dokumen adalah bisa menjadi salah hal yang sangat penting, tidak hanya bagi perseorangan saja, tetapi juga hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi/perusahaan. Mengapa dianggap hal penting dalam organisasi/perusahaan? Karena di dalam sebuah dokumen banyak terdapat informasi penting yang menyangkut banyak hal termasuk perencanaan kegiatan, pengambilan keputusan, penyusunan kebijakan, pengawasan kinerja, evaluasi kebijakan, dan lain-lain yang berhubungan dengan proses bisnis suatu organisasi/perusahaan.
Nah bagaimana kalau sebuah organisasi/perusahaan tidak punya sebuah sistem yang dapat mengelola begitu banyaknya dokumen yang dimiliki saat ini ataupun dokumen yang sudah lama, pastinya akan kesulitan dalam pengelolaannya, bisa-bisa hanya karena pengelolaan dokumen yang kurang baik, bisa menghambat proses yang sedang berlangsung dalam perusahaan, belum lagi masalah keamanan dokumen, dengan pengelolaan dokumen yang masih manual, hal ini bisa saja terjadi kebocoran data/isi dokumen ke pihak yang tidak berwenang. Kalau sudah begini siapa yang rugi ? yang jelas yang rugi organisasi/perusahaan itu sendiri.
Oleh karena itu, dengan kemajuan dan kecanggihan teknologi saat ini, muncul berbagai macam inovasi dan berbagai model sistem pengelolaan dokumen. Salah satunya adalah aplikasi IntegraOffice yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi dengan salah satu modulnya adalah Document Management System (DMS). Aplikasi IntegraOffice DMS ini, merupakan sebuah aplikasi repository yang digunakan untuk menyimpan, mengatur dan melacak dokumen secara sistem digital. Keuntungan dari menggunakan aplikasi IntegraOffice DMS ini adalah pengurangan pengumpulan data dokumen menumpuk pada system yang sudah terdigitalisasi
Baik Sobat Office , sekarang akan kita bahas apa sih pentingnya menggunakan DMS (Document Management System) bagi perusahaan.
Mari kita simak hal-hal apa yang membuat DMS itu penting bagi organisasi/perusahaan :
- Untuk staf di perusahaan yang menghadapi cutomer dapat memiliki akses terhadap informasi yang mereka butuhkan untuk memberikan pelayanan yang lengkap dan lebih efektif dan mudah
- Jika dikombinasikan dengan media gadget seperti ponsel, maka akan lebih fleksibel dan dapat bekerja di rumah, staf dapat mengakses informasi tersebut dimanapun mereka berada
- Dengan memegang informasi secara digital elektronik yang berarti bahwa dokumen kertas yang asli selama ini dapat dihancurkan, dan sangat mengurangi kebutuhan ruang untuk pengarsipan di kantor;
- Dapat menghemat sekitar kurang lebih dari 20% dari ruang yang ada di kantor, karena penyimpanan data informasi dilakukan secara elektronik dan yang pasti mengurangi penggunaan kertas (paperless)
- Menghemat biaya untuk pengadaan media seperti pencetakan dan printer, karena dokumen semua informasi dipegang secara elektronik;
- Efisiensi yang sangat signifikan dapat dicapai,terkait jumlah resource yang dibutuhkan dalam mengelola data informasi dari client. Sehingga kelebihan sumberdaya yang ada dapat dialihkan ke kebutuhan yang lainnya.
- Dapat mengetahui jejak atau sejarah dari sebuah dokumen , apabila terjadi pembaruan data informasi yang ada dalam dokumen tersebut. dan dapat meningkatkan manajemen informasi
Sudah tahu kan beberapa hal penting dalam menerapkan sistem pengelolaan dokumen secara digital ? Dari informasi di atas, DMS dapat didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang digunakan untuk menyimpan, melacak, dan mengambil dokumen elektronik, dan juga dalam penerapan teknologi di jaman sekarang sebagai penghematan untuk kertas, mempercepat komunikasi, dan meningkatkan produktifitas proses bisnis sebuah organisasi/perusahaan.
Jadi tunggu apalagi Sobat Office!!
segera hubungi kami untuk berdiskusi dan kami siap membantu perusahaan anda dalam implementasi sistem secara digital elektronik.
Langsung klik di sini untuk detail infotmasi IntegraOffice DMS (Document Management System) atau informasi layanan IT dan produk kami lainnya.
Transform Your Business To Digital
Semoga Bermanfaat
