integrasolusi.com – Seperti yang kita ketahui, kegiatan surat menyurat atau persuratan dan disposisi menjadi suatu kegiatan yang tidak bisa lepas dari kegiatan sehari-hari di lingkungan instansi pemerintahan atau institusi pendidikan (universitas). Karena kegiatan persuratan dan disposisi masih menjadi media komunikasi tertulis yang diakui secara resmi antar instansi pemerintah dan institusi pendidikan (universitas), selain antar instansi dan universitass, aktivitas persuratan dan disposisi ini juga berlaku di bagian-bagian atau unit-unit kerja di dalam lingkup instansi pemerintahan maupun universitas itu sendiri.
Saat ini, kegiatan persuratan dan disposisi di lingkungan pemerintahan dan universitas (kampus) secara umum masih menggunakan cara lama, yaitu cara konvensional dan manual. Yang mana untuk era yang serba digital seperti saat ini, mungkin bisa dikatakan kurang seimbang. Karena dengan volume dan intensitas persuratan yang semakin lama semakin tinggi yang juga menuntut kecepatan dan ketepatan waktu.
Selain itu, menggunakan cara manual pastinya akan memunculkan beberapa permasalahan, misalnya lambatnya surat yang diterima oleh pimpinan terhambatnya proses disposisi, sulitmya melacak surat masuk/keluar karena memnutuhkan waktu yang lama sehingga tidak efisien, dll. Selain itu juga instansi pemerintahan maupun universitas, pastimya akan membutuhkan lebih banyak tenaga pegawai (SDM) yang bertugas dalam menyampaikan surat agar bisa sampai ke tujuan dengan cepat. Belum lagi nantinya akan muncul permasalahanan apabila terjadi pembengkakan anggaran untuk pembelian kertas sebagai penunjang dalam proses persuratan
Hal-hal seperti yang disebutkan di atas,pastinya akan mghambat proses dan alur persuratan di sebuah instansi pemerintahan maupun di universitas, sehingga tidak bisa berjalan secara efektif dan efisien.
Bagaimana Solusinya?
Melihat banyaknya permasalahan yang ditimbulkan persuratan dan disposisi secara manual, harus segera dipecahkan. Bagaimana solusi untuk permasalahan tersebut?
Yaitu dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang saat ini sedang berkembang dengan pesatnya. Salah satunya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, yaitu dengan menggunakan sistem aplikasi persuratan dan disposisi elektronik, atau lebih dikenal dengan sistem aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi. Sistem aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini adalah sebuah aplikasi yang berbasis internet yang dapat diakses melalui web di PC/laptop. Dan saat ini, aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, sudah dikembangkan dalam versi mobile application yang berbasis sistem android dan IOS yang dapat diunduh dan digunakan smartphone masing-masing pengguna.
Apa Saja Manfaat Penerapan e-Office Persuratan dan Disposisi Bagi Instansi Pemerintahan dan Universitas?
Seperti yang sudah diuraikan di atas, aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi menjadi solusi yang tepat bagi instansi pemerintahan dan universitas dalam memecahkan permarsalahan yang muncul dari proses persuratan secara manual dan konvensional.
Berikut ini beberapa manfaat penerapan e-Office Persuratan dan Disposisi pada instansi pemerinahan dan universitas,yaitu antara lain :
- Pengelolaan Arsip Surat Secara Elektronik : Karena sudah dilakukan secara elektronik dan disimpan di server, maka kita tidak perlu kuatir akan kehilangan surat, dan memudahkan kita dalam melacak/tracking surat masuk/keluar, sehingga lebih efektif dan efisien.
- Disposisi Dapat Dilakukan Dimanapun dan Kapanpun : Dengan menerapkan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, Pimpinan/Rektor dapat langsung melakukan disposisi atas surat yang masuk, terutama apabila menggunakan e-Office Persuratan dan Disposisi versi mobile application, yang langsung dapat dillakukan melalui smartphone masing-masing asalkan ada koneksi internet.
- Memudahkan Tracking Disposisi : Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Diposisi ini, pemberi disposisi (Pimpinan/Rektor) dapat langsung melacak dan memantau sejauh mana disposisinya dilaksanakan, sehingga tidak ada alasan lagi bagi penerima idisposisi untuk tidak melaksanakan dengan alasan belum menerima disposisi.
- Memudahkan Koordinasi Antar Bagian/Unit : Dengan adanya aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, kecepatan informasi dan disposisi yang masuk/diterima, memudahkan staf berkoordinasi dengan bagian/unit lain dalam proses pelaksanaan disposisi.
- Menghemat Aggaran Belanja Kertas : Dengan menerapkan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, dipastikan dapat menghemat anggaran biaya untuk belanja kertas, karena semua sudah dilakukan secara elektronik pada aplikasi, dan pastinya mendukung program pemerintah dalam pengurangan penggunaan kertas atau lebih dikenal dengan “ Go Paperless”
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, proses surat menyurat dan disposisi menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.
Ingin berkonsultasi tentang e-Office Persuratan dan Disposisi ?
segera silakan kontak kami di integrasolusi.com/kontak kami
Baca Juga :
Infografis: IntegraOffice, Solusi Tepat Masalah Perkantoran Anda
