integrasolusi.com – Ketika suatu perusahaan atau organisasi berurusan dengan banyak surat, sistem kartu kendali menjadi penting. Sistem tersebut mendukung proses pengarsipan agar perusahaan, institusi, dan organisasi lebih efisien. Ketahui apa itu sistem kartu kendali sebelum menerapkannya.
Isi Artikel
Definisi Sistem Kartu Kendali
Sistem kartu kendali adalah sistem pengelompokan surat-surat penting berdasarkan kategori tertentu. Kartu kendali berisi informasi terkait setiap surat, mulai dari yang rutin, penting, hingga rahasia. Setiap kartu mewakili surat tertentu dan diberi kode khusus agar mudah dikelompokkan.
Sistem ini memiliki kartu kendali surat keluar untuk yang dikirim dari perusahaan, dan kartu kendali surat masuk untuk yang diterima. Dalam sistem yang ideal, setiap surat yang masuk serta keluar harus segera diseleksi ketat sebelum diarsipkan.
Ketika ada surat masuk atau keluar, petugas yang bersangkutan memberi cap atau label khusus. Label tersebut dibuat dengan format khusus untuk memudahkan pendataan surat-surat.
Ciri-Ciri Sistem Kartu Kendali
Sistem Kartu Kendali terdiri dari tiga kategori pengelompokan, yaitu biasa, penting, dan rahasia. Setiap kategori diberi kode dan indeks berdasarkan sistem yang telah ditentukan.
Kartu kendali arsip biasanya dikelompokkan menurut kode warna, yaitu:
- Putih: kartu yang bersifat sebagai pengontrol atau arsip
- Kuning: kartu tanda terima surat yang dipegang petugas arsip dan mewakili surat yang sedang diproses
- Merah: kartu bertanda tangan petugas arsip dan menandakan surat telah diterima oleh yang berwenang
Kartu kendali berisi beberapa elemen penting, yaitu kode surat, perihal dan ringkasan isi surat, tanggal, pemberi dan penerima, serta lampiran.
Manfaat Sistem Kartu Kendali Surat
Sistem kartu kendali memudahkan proses pengarsipan dan pengelompokan surat sehingga mudah ditemukan ketika diperlukan.
Perusahaan membutuhkan surat-surat penting untuk berbagai kegiatan, misalnya evaluasi, pengurusan komplain, laporan rutin, hingga perencanaan strategi. Sistem kartu kendali membuat proses pengelolaan arsip lebih mudah dan praktis. Komunikasi dan aspek bisnis lainnya pun menjadi lebih lancar.
Teknologi masa kini semakin memudahkan penanganan surat keluar sistem kartu kendali. integraOffice Persuratan adalah teknologi digital yang membuat proses pengarsipan surat lebih lancar. Sistem ini tidak hanya mengelola proses keluar-masuk surat, tetapi juga menyimpannya dalam sistem pendataan yang mudah diakses.
Sistem kartu kendali telah membawa banyak kemudahan terhadap perusahaan dan organisasi. Gunakan integraOffice Persuratan sebagai teknologi untuk menerapkan sistem ini dengan lebih efisien.
Baca juga:
https://integrasolusi.com/blog/penanganan-surat-masuk-dengan-buku-agenda-dan-kartu-kendali/
