integrasolusi.com – Instansi pemerintahan di tingkat manapun, baik pusat maupun desa, perlu memastikan bahwa lembaganya tertib administrasi. Meskipun begitu, tetap ada instansi yang kesulitan dalam menjalankan hal tersebut. Hal ini menyebabkan kurang efektifnya kinerja instansi. Teknologi digital, seperti aplikasi, bisa membantu instansi tetap tertib secara administratif.
Isi Artikel
Pentingnya Ketertiban Administratif
Tertib administrasi adalah kelengkapan dan kerapian dokumen administratif, seperti SPJ, sehingga kegiatan apa saja yang dilakukan oleh sebuah instansi siap untuk diperiksa dan dipertanggungjawabkan. Perilaku tertib ini menandakan bahwa instansi tersebut mampu menjalankan tugasnya dengan baik.
Terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan adanya ketertiban administratif sebuah instansi, seperti efektivitas program pemerintah, keadilan untuk seluruh warga, dan partisipasi penduduk yang meningkat. Apabila semua proses administrasi di dalam instansi berjalan sesuai dengan prosedur, maka program pemerintah di suatu wilayah tertentu harusnya dapat berjalan efektif.
Administrasi yang baik, dibantu dengan aplikasi penting seperti aplikasi digital, membantu agar semua warga diperlakukan dengan cara yang sama tanpa adanya preferensi tertentu. Selain itu, administrasi yang baik akan membuat warga lebih aktif berpartisipasi dengan program pemerintahan karena instansi dianggap memiliki kredibilitas.
Teknologi E-Office untuk Ketertiban Administrasi
Instansi pemerintahan mulai menyadari pentingnya penggunaan E Office untuk menjamin kelancaran administrasi. E-Office adalah teknologi yang digunakan untuk melakukan manajemen kegiatan perkantoran dan persuratan. Dengan adanya teknologi ini, semua proses menjadi terdigitalisasi dan secara spesifik bisa membantu instansi tersebut.
Penggunaan aplikasi surat-menyurat seperti email untuk instansi pemerintahan kurang mengakomodasi kebutuhan instansi tersebut. Keterbatasannya adalah tidak adanya customization dalam proses pembuatan surat, seperti penomoran otomatis dan format surat khusus. Selain itu, lebih mudah untuk melacak surat yang diterbitkan melalui aplikasi semacam ini.
Pada program khusus untuk instansi seperti e-office kemendikbud, misalnya, surat diterbitkan sesuai format resmi dengan nomor yang terbuat secara otomatis. Pengawasan dokumen pun dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi semacam ini secara transparan menunjukkan sampai mana proses penyusunan sebuah dokumen hingga disposisinya.
Setiap instansi pemerintah perlu menjaga ketertiban administrasinya dengan serius. Aplikasi surat-menyurat menjadi alat bantu yang krusial bagi instansi untuk mencapai tujuannya, membantu masyarakat melalui berbagai program untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Aplikasi ini juga memastikan bahwa setiap program dilakukan dengan penuh tanggung jawab.
