integrasolusi.com – Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat Darurat atau yang kita kenal dengan istilah PPKM Darurat seolah menjadi momok bagi siapa pun yang mendengarnya. Dengan diberlakukannya aturan tersebut maka kegiatan masyarakat akan dibatasi sedemikian rupa sehingga upaya pengendalian penyebaran Virus Korona varian Delta diharapkan dapat maksimal. Data dari Kementerian Kesehatan per tanggal 18 Juli 2021 ada penambahan kasus positif 44.721 dengan total kasus aktif seluruh Indonesia mencapai 542.236. Upaya pemerintah dalam mengendalikan penyebaran Covid-19 di antaranya dengan penerapan aturan kerja dari rumah untuk sektor non esensial dan non kritikal.
Hal di atas tentu saja sangat berdampak pada operasional kantor, tak terkecuali yang berhubungan dengan administrasi surat-menyurat. Seperti yang sudah kita ketahui bersama, banyak perkantoran yang masih menerapkan tata kelola persuratan konvensional yang tentu saja sangat tidak efisien waktu, apalagi di kondisi seperti sekarang ini yang mengharuskan bekerja dari rumah. Tentu saja hal tersebut sangat mengganggu kelancaran operasional kantor.
Agar aktivitas surat-menyurat tidak terganggu, tentu saja harus segera dicarikan solusinya. Solusi terbaik adalah dengan menerapkan E-Office Persuratan. E-Office Persuratan telah dirancang untuk aktivitas surat-menyurat yang mudah, dinamis, dan efisien waktu serta dapat dilakukan di mana pun dan kapan pun.
E-Office Persuratan dari integraOffice
PT Integra Teknologi Solusi menciptakan sebuah aplikasi E-Office yang bertujuan untuk memberikan solusi atas permasalahan lambatnya pengiriman surat, kesulitan dalam melacak progres surat, dan yang tidak kalah penting untuk meminimalisir terjadinya pemalsuan surat. E-Office dari integraOffice telah banyak digunakan baik di level Kementerian, Pemerintah Provinsi, sampai dengan BUMN/BUMD dengan pululuhan ribu pengguna aktif dan juga ratusan ribu berkas surat yang telah selesai diproses menjadi tanda bahwa E-Office dari integraOffice sudah sangat stabil untuk digunakan pada instansi besar dengan puluhan ribu pengguna sekalipun.
Lalu, apalagi sih keunggulan surat-menyurat dengan menggunakan E-Office dari intgeraOffice? Mari simak penjelasan di bawah ini.
- Memudahkan pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi
Dengan menggunakan E-Office, seluruh pengelolaan surat-menyurat dilakukan dengan cara digital. Hal ini tentu saja sangat efisien waktu karena surat sudah dalam bentuk berkas digital sehingga untuk proses mengirim surat menjadi sangat mudah. Baik surat masuk untuk didisposiskan atau surat keluar untuk dikirimkan ke divisi atau pihak lain pun tinggal tekan tombol kirim saja tanpa terkendala ruang dan waktu. Sangat mudah bukan!
- Adanya fitur penomoran otomatis
Dengan fitur penomoran otomatis ini dimaksudkan untuk meminimalisir terjadinya penomoran surat ganda. Hal ini akan berbeda jika pengelolaan surat masih manual, yang mana kemungkinan nomor surat ganda akan sangat besar sekali.
- Memudahkan proses pelacakan progres surat atau disposisi
Masalah klasik dari pengelolaan surat manual adalah susahnya melakukan pelacakan surat. Hal ini tidak berlaku jika pengelolaan surat sudah menggunakan E-Office, yang mana surat dapat dilacak secara real time seperti sudah sampai pada proses apa surat yang dikirim, sudah dibaca atau belum oleh penerima, dan yang tidak kalah penting surat lama pun sangat mudah untuk dicari.
- Akses surat di mana pun dan kapan pun
Dengan menggunakan E-Office, Anda bisa mengakses surat tanpa harus datang ke kantor. Hal ini karena surat dalam bentuk digital dan disimpan pada server sehingga dapat diakses di mana saja dana kapan saja tanpa terbatas ruang dan waktu.
- Adanya notifikasi whatsapp
Tidak dipungkiri aplikasi whatsapp menjadi media komunikasi paling digemari saat ini baik di kalangan masyarakat umum ataupun instansi. Atas hal tersebut E-Office persuratan menyematkan fitur notifikasi whatsapp dengan tujuan agar pengguna yang berkepentingan dengan surat tersebut menjadi fast response dan dapat dengan mudah memproses surat melalui link yang terkirim pada notifikasi dengan hanya meng-klik saja.
- Dapat diintegrasikan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE)
Penerapan TTE dewasa ini sudah sangat masih dilakukan terutama di instansi Kementerian, Pemerintah Provinsi, dan juga BUMN/BUMD. Hal tersebut juga sejalan dengan UU No. 19 tahun 2016 Pasal 1 Angka 12 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang menyebutkan bahwa: “Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi” sehingga penggunaannya sudah sah di mata hukum.
E-Office dari integraOffice sudah beberapa kali diintegrasikan dengan TTE seperti E-Office Kementerian Pendidikan, E-Office Pemprov DKI, dan E-Office PT Sarana Multigriya Finansial, baik dengan certificate authority dari BSrE atau dari Peruri semua dapat diintegrasikan dengan baik.
Itulah penjelasan mengenai keunggulan menggunakan E-Office persuratan dari integraOffice. Jika instansi Anda belum menggunakan aplikasi E-Office segera hubungi kami. Sekian.
